การจัดหาเชิงกลยุทธ์เพื่อการจัดแนววงจรชีวิตสัญญา

การจัดหาและการจัดทำสัญญาให้สอดคล้องกันตลอดวงจรชีวิตหมายความว่าอย่างไร

การจัดแนวหมายถึงกลยุทธ์การจัดหา การตัดสินใจให้รางวัล ภาษาในสัญญา การระดมกำลัง และระบอบการปฏิบัติงานที่แสดงเจตนาทางการค้าเดียวกัน ทีมจัดหาจะกำหนดว่าเหตุใดจึงเลือกซัพพลายเออร์และรูปแบบการดำเนินงาน สัญญาจะเปลี่ยนทางเลือกนั้นให้เป็นสิทธิ์ ภาระผูกพัน มาตรการ และกลไกการเปลี่ยนแปลง จากนั้นเจ้าของหลังการให้รางวัลจะใช้องค์ประกอบเหล่านั้นเพื่อควบคุมการส่งมอบ การตัดสินใจที่ไม่สามารถอยู่รอดได้ในห่วงโซ่นี้ถือว่าไม่สมบูรณ์ เนื่องจากทีมงานในภายหลังจะต้องสร้างบริบทขึ้นใหม่จากเอกสารและกล่องจดหมาย

ขอบเขตนี้รวมถึงการกำกับดูแลความสัมพันธ์เนื่องจากสัญญาไม่สามารถกำหนดการตอบสนองทุกอย่างต่อความไม่แน่นอนในอนาคตได้ บันทึกบรรณานุกรมสำหรับบทความในวารสาร Strategic Management Journal ของ Poppo และ Zenger ระบุว่าสัญญาที่เป็นทางการและการกำกับดูแลความสัมพันธ์ใช้แทนกันหรือเสริมกันเป็นคำถามการวิจัยพื้นฐาน (บันทึกบรรณานุกรม) บันทึกที่เข้าถึงได้ขาดวิธีการศึกษาและผลการวิจัย ดังนั้นบทความนี้จึงใช้เพื่อระบุคำถามนั้นเท่านั้น ทีมควรแยกแยะเงื่อนไขที่ต้องการการบังคับใช้จากการปฏิบัติที่ต้องการความร่วมมือที่เกิดขึ้นซ้ำๆ และบันทึกความทับซ้อน เนื่องจากภาระผูกพันที่ไม่มีกิจวัตรการทำงานที่เป็นไปได้อาจยังคงล้มเหลวในการปฏิบัติงาน

การส่งมอบจากแหล่งที่มาสู่สัญญาหยุดชะงักที่ใด

การส่งมอบหยุดชะงักเมื่อโครงการจัดหาปิดลงก่อนที่การกำกับดูแลการดำเนินงานจะพร้อม WorldCC กล่าวว่าการจัดซื้อจัดจ้างและกฎหมายมักจะมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมก่อนการให้รางวัล และอาจยุติลงเมื่อยังคงต้องการความเชี่ยวชาญทางการค้า (การวิเคราะห์วงจรชีวิต) โดยอธิบายว่าการรั่วไหลของมูลค่าเป็นปัญหาทั่วทั้งองค์กรในลักษณะที่สัญญาจะกลายเป็นพฤติกรรม การกำกับดูแล และความสัมพันธ์หลังจากการลงนาม (การวิเคราะห์วงจรชีวิต) เนื่องจากหน้านี้ไม่ได้เปิดเผยกรอบการสุ่มตัวอย่างหรือวิธีการคำนวณ บทความนี้จึงใช้ข้อความเหล่านั้นเพื่อเป็นแนวทางในการทำงานและการวินิจฉัยเท่านั้น เนื่องจากประมาณการความเสียหายเชิงปริมาณจำเป็นต้องมีตัวอย่างและวิธีการที่ระบุไว้

อาการทั่วไปรวมถึงระดับบริการที่ไม่มีแหล่งหลักฐาน, การประนีประนอมในการเจรจาที่ไม่มีเจ้าของหลังการให้รางวัล, ข้อสันนิษฐานที่ละเว้น, และวันต่ออายุที่ไม่เชื่อมโยงกับการทบทวนประสิทธิภาพ อาการแต่ละอย่างสร้างงานตีความสำหรับเจ้าของสัญญา The คู่มือการจัดการวงจรสัญญา อธิบายวงจรชีวิตที่กว้างขึ้นและให้บริบทสำหรับการมุ่งเน้นของวิธีนี้ในการรักษาเจตนาการจัดหาผ่านการส่งมอบงาน

เหตุการณ์สำคัญด้านการกำกับดูแลใดบ้างที่ควรอยู่ในกระบวนการจัดหาเชิงกลยุทธ์

เหตุการณ์สำคัญด้านธรรมาภิบาลจะเกิดขึ้นทุกครั้งที่การตัดสินใจจัดหาเปลี่ยนภาระผูกพัน สิทธิ์ในการตัดสินใจ หรือข้อกำหนดด้านหลักฐาน CIPS ขอให้ทีมกำหนดโครงสร้างธรรมาภิบาล ยืนยันบทบาทและกระบวนการทำธุรกรรม และดำเนินการทบทวนประตูอย่างเป็นทางการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระดับสูงก่อนการนำไปใช้ (วงจรหมวดหมู่) นอกจากนี้ยังถามว่ามีโครงสร้างสนับสนุนและระบบการรายงานผลการปฏิบัติงานอยู่หรือไม่ และมีการจัดการความเสี่ยงในการเปลี่ยนผ่านหรือไม่ (การตรวจสอบการดำเนินการ) ข้อความแจ้งเหล่านี้ทำให้ความพร้อมในการระดมพลเป็นส่วนหนึ่งของการตัดสินใจจัดหา

1. เมื่อได้รับการอนุมัติข้อกำหนด ให้กำหนดผลลัพธ์ทางธุรกิจ ข้อสมมติฐานด้านอุปสงค์ การพึ่งพาที่สำคัญ และหลักฐานที่จะแสดงการส่งมอบ
2. ก่อนการมีส่วนร่วมกับตลาด ให้กำหนดรูปแบบความสัมพันธ์ที่ตั้งใจไว้ ขอบเขตของสัญญา สิทธิ์ในการตัดสินใจ และสถานการณ์การเปลี่ยนแปลง
3. ในการประเมิน ให้ทดสอบว่ามาตรการบริการที่เสนอ การรายงาน การแก้ไข และข้อผูกพันในการระดมพลสามารถกำกับดูแลได้ในทางปฏิบัติหรือไม่
4. ก่อนการให้รางวัล ให้กระทบยอดตำแหน่งที่เจรจาไว้กับบันทึกการประเมิน และกำหนดภาระผูกพันที่สำคัญทุกรายการให้กับข้อสัญญาหรือการดำเนินการกำกับดูแล
5. ก่อนลงนาม ให้ยืนยันเจ้าของ ปฏิทิน การเข้าถึงข้อมูล เส้นทางการยกระดับงาน การเปลี่ยนผ่าน และการตรวจสอบการดำเนินงานครั้งแรก
6. เมื่อส่งมอบ ให้โอนบันทึกการตัดสินใจและความเสี่ยงที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขไปยังผู้ที่จะกำกับดูแลการส่งมอบ

ทีมจะเปลี่ยนผลลัพธ์การเจรจาให้เป็นข้อผูกพันที่สามารถกำกับดูแลได้อย่างไร

ใช้บัญชีแยกประเภทภาระผูกพันที่เชื่อมโยงผลลัพธ์ที่เจรจาแต่ละรายการเข้ากับสัญญา, เจ้าของที่รับผิดชอบ, คู่สัญญา, หลักฐานที่จำเป็น, เวลา, และการตอบสนองเมื่อไม่ปฏิบัติตามภาระผูกพัน บันทึกเหตุผลทางการค้าควบคู่ไปกับภาระผูกพันเนื่องจากเจ้าของจำเป็นต้องเข้าใจว่าเงื่อนไขนั้นปกป้องอะไร เชื่อมโยงระดับบริการเข้ากับคำจำกัดความ, แหล่งข้อมูล, ความถี่ในการรายงาน, สิทธิ์ในการตรวจสอบ, และผลที่ตามมา; เชื่อมโยงกลไกการกำหนดราคาเข้ากับปัจจัยนำเข้าและกระบวนการเปลี่ยนแปลง; และเชื่อมโยงข้อผูกพันในการเปลี่ยนแปลงเข้ากับหลักฐานการยอมรับและเส้นทางการยกระดับ

ประสิทธิภาพ การเปลี่ยนแปลง และการสิ้นสุดควรกลับไปสู่การจัดหาอย่างไร

ข้อมูลประสิทธิภาพควรปรับปรุงมุมมองของหมวดหมู่เกี่ยวกับอุปสงค์ ความสามารถของซัพพลายเออร์ ความเสี่ยง และทางเลือกทางการตลาด CIPS รวมถึงการตรวจสอบ KPI หรือ SLA การไม่ปฏิบัติตาม การแก้ไขปัญหา การเปลี่ยนแปลงสัญญา การยกเลิก การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และความเสี่ยงที่กำลังดำเนินอยู่ภายในขั้นตอนการวัดและติดตามผล (กิจกรรมการติดตาม) ดังนั้น การทบทวนสัญญาจึงจำเป็นต้องมีเส้นทางกลับไปยังการตัดสินใจเกี่ยวกับหมวดหมู่เมื่อใดก็ตามที่หลักฐานการส่งมอบเปลี่ยนแปลงสมมติฐานการจัดหา เส้นทางย้อนกลับช่วยให้ทีมสามารถปรับความสัมพันธ์ เริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการกำกับดูแล เตรียมการแข่งขัน หรือวางแผนการสิ้นสุดโดยมีเวลาเพียงพอที่จะรักษาทางเลือกไว้

บันทึกการตัดสินใจควรรักษาการเรียนรู้จากการเข้าซื้อกิจการครั้งก่อน ๆ สำนักงานความรับผิดชอบของรัฐบาลสหรัฐอเมริกาพบว่าสำนักงานกระทรวงพลังงานไม่ได้รวมหลักฐานการทบทวนบทเรียนที่ได้รับ หรือกระบวนการที่มีแนวปฏิบัติชั้นนำทั้งหมดเสมอไป (ข้อค้นพบของ GAO) หน่วยงานรายงานว่าได้ตรวจสอบตัวอย่างสัญญา 20 ที่ไม่สามารถสรุปเป็นภาพรวมได้ และทดสอบไฟล์เพื่อหาหลักฐานโดยไม่ประเมินคุณภาพเอกสาร (ระเบียบวิธีของ GAO) การค้นพบนี้แสดงให้เห็นถึงความจำเป็นในการถามว่าการเรียนรู้ได้รับการพิจารณาอย่างชัดเจนหรือไม่ และวิธีการที่ไม่สามารถสรุปผลได้จำกัดคำถามนั้นให้เป็นคำถามควบคุมสำหรับการจัดหาขององค์กร

GAO ยังพบคำแนะนำที่จำกัดสำหรับการบันทึกและรายงานการยกเลิกและการยุติ และเชื่อมโยงการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดกับการยกเลิกและการยุติที่ได้รับการตรวจสอบหลายรายการ (ข้อค้นพบของ GAO) การตั้งค่าที่ตรวจสอบคือการจัดซื้อของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ ดังนั้นองค์กรเอกชนควรถือว่าการค้นพบนี้เป็นสิ่งกระตุ้นให้กำหนดบันทึกของตนเอง บันทึกการยกเลิกที่ได้รับการกำกับดูแลควรกำหนดว่าเหตุใดการดำเนินการจึงเกิดขึ้น ข้อกำหนดใดที่เปลี่ยนแปลง ใครเป็นผู้ตัดสินใจ การสื่อสารกับซัพพลายเออร์เป็นอย่างไร และวงจรการจัดหาครั้งต่อไปต้องเรียนรู้อะไร

มาตรการใดที่แสดงให้เห็นว่าการส่งมอบทำงานได้ดี?

วัดคุณภาพและความตรงต่อเวลาของการตัดสินใจที่ได้รับการกำกับดูแล: ข้อผูกพันที่มีเจ้าของที่ได้รับมอบหมาย, ภาระผูกพันที่มีแหล่งหลักฐานที่ใช้งานได้, การดำเนินการระดมพลที่ปิดตามวันที่ตัดสินใจ, ปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขโดยเจ้าของที่รับผิดชอบ, การทบทวนบริการที่เสร็จสมบูรณ์พร้อมข้อมูลที่จำเป็น, การเปลี่ยนแปลงที่เชื่อมโยงกับเหตุผล และการตัดสินใจต่ออายุที่ทำขึ้นในขณะที่ยังมีทางเลือกที่น่าเชื่อถืออยู่ แบ่งผลลัพธ์ตามหมวดหมู่, ประเภทสัญญา และรูปแบบการกำกับดูแล เนื่องจากมาตรการแบบผสมผสานสามารถปกปิดการส่งมอบที่ล้มเหลวได้ การวิจัยที่ปักหมุดไว้ไม่ได้กำหนดอัตราการสูญเสียมูลค่าที่เจรจาต่อรองได้ที่เทียบเคียงกันได้ ดังนั้นทีมควรสร้างพื้นฐานภายในก่อนที่จะกำหนดเป้าหมายการปรับปรุง

ตัวแทนของ AI เปลี่ยนแปลงธรรมาภิบาลการจัดหาไปสู่สัญญาได้อย่างไร

ทีมงานจะนำวิธีการจัดแนวไปใช้อย่างไร?

เริ่มต้นด้วยหมวดหมู่ที่ใช้งานอยู่หนึ่งหมวดหมู่และหมวดหมู่ที่กำลังจะได้รับรางวัลหนึ่งหมวดหมู่ เนื่องจากกรณีที่มีขอบเขตจะเปิดเผยเจ้าของและหลักฐานที่ขาดหายไปได้อย่างรวดเร็ว จัดทำแผนที่การจัดหาปัจจุบันและบันทึกหลังการให้รางวัล จากนั้นสร้างกฎบัตรการจัดเรียงร่วมกับผู้สนับสนุนธุรกิจ หัวหน้าหมวดหมู่ หัวหน้าฝ่ายกฎหมายหรือการค้า เจ้าของสัญญา และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการดำเนินงาน ปรับร่างสัญญาให้เข้ากับบันทึกการให้รางวัล จำลองปัญหาด้านประสิทธิภาพและการเปลี่ยนแปลง และทดสอบว่าการตัดสินใจต่ออายุสามารถเตรียมได้จากหลักฐานที่เก็บรักษาไว้หรือไม่ ระเบียบวิธีการจัดหาเชิงกลยุทธ์ จัดเตรียมกระบวนการต้นน้ำ และ คู่มือกลยุทธ์การเจรจาจัดซื้อจัดจ้าง ช่วยจัดโครงสร้างการตัดสินใจเชิงพาณิชย์ที่จำเป็นต้องคงอยู่หลังการส่งมอบ

1. เลือกกิจกรรมการจัดหาหนึ่งรายการที่มีเจ้าของสัญญาในอนาคตที่ระบุชื่อ
2. ระบุการตัดสินใจเชิงพาณิชย์ ข้อสันนิษฐาน ภาระผูกพัน และความเสี่ยงที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขที่ต้องคงอยู่หลังการลงนาม
3. กำหนดแต่ละรายการให้กับข้อกำหนด ตารางเวลา การดำเนินการระดมพล ฟอรัมการกำกับดูแล หรือการตัดสินใจยอมรับที่ชัดเจน
4. กำหนดแหล่งที่มาของหลักฐาน ตัวกระตุ้นการตรวจสอบ และเส้นทางการยกระดับสำหรับภาระผูกพันที่สำคัญทุกรายการ
5. ทดสอบสถานการณ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด การเปลี่ยนแปลง การต่ออายุ และการยกเลิก กับบันทึกที่เสนอ
6. ทบทวนวงจรการดำเนินงานแรกและนำการเรียนรู้ไปใช้ในกลยุทธ์หมวดหมู่และการตัดสินใจจัดหาครั้งต่อไป