Tìm nguồn cung ứng chiến lược để đồng bộ hóa vòng đời hợp đồng

Căn chỉnh tìm nguồn cung ứng và vòng đời hợp đồng có nghĩa là gì?

Sự đồng bộ có nghĩa là chiến lược tìm nguồn cung ứng, quyết định trao giải, ngôn ngữ hợp đồng, công việc huy động và chế độ hiệu suất thể hiện cùng một ý định thương mại. Nhóm tìm nguồn cung ứng xác định lý do nhà cung cấp và mô hình hoạt động được chọn; hợp đồng biến lựa chọn đó thành quyền, nghĩa vụ, biện pháp và cơ chế thay đổi; các chủ sở hữu sau trao giải sau đó sử dụng các yếu tố đó để quản lý việc giao hàng. Một quyết định không thể tồn tại trong chuỗi này là không đầy đủ vì các nhóm sau này phải xây dựng lại ngữ cảnh từ tài liệu và hộp thư đến.

Phạm vi bao gồm quản trị mối quan hệ vì hợp đồng không thể gán mọi phản hồi cho sự không chắc chắn trong tương lai. Một hồ sơ thư mục cho bài báo của Poppo và Zenger trên Tạp chí Quản lý Chiến lược xác định liệu các hợp đồng chính thức và quản trị quan hệ có thay thế hoặc bổ sung cho nhau như một câu hỏi nghiên cứu nền tảng hay không (hồ sơ thư mục). Hồ sơ có thể truy cập thiếu phương pháp và kết quả nghiên cứu, vì vậy bài viết này chỉ sử dụng nó để xác định câu hỏi đó. Các nhóm nên phân biệt các điều khoản cần khả năng thực thi với các thực tiễn cần sự hợp tác định kỳ và ghi lại sự chồng chéo, bởi vì một nghĩa vụ không có quy trình làm việc khả thi vẫn có thể thất bại trong hoạt động.

Việc chuyển giao từ tìm nguồn cung ứng sang hợp đồng bị gián đoạn ở đâu?

Việc bàn giao bị gián đoạn khi dự án tìm nguồn cung ứng kết thúc trước khi quản trị vận hành sẵn sàng. WorldCC cho biết các nhóm mua sắm và pháp lý thường tập trung vào hoạt động trước trao giải và có thể rời đi khi chuyên môn thương mại vẫn còn cần thiết (phân tích vòng đời). Nó mô tả sự thất thoát giá trị như một vấn đề trên toàn doanh nghiệp về cách các hợp đồng trở thành hành vi, quản trị và các mối quan hệ sau khi ký kết (phân tích vòng đời). Bởi vì trang này không tiết lộ khung lấy mẫu hoặc phương pháp tính toán, bài viết này chỉ sử dụng các tuyên bố đó cho cơ chế và hướng chẩn đoán, vì ước tính tổn thất định lượng cần một mẫu và phương pháp đã nêu.

Các triệu chứng phổ biến bao gồm các cấp độ dịch vụ không có nguồn bằng chứng, nhượng bộ đàm phán không có chủ sở hữu sau trao giải, các giả định bị bỏ qua và ngày gia hạn không liên quan đến đánh giá hiệu suất. Mỗi triệu chứng tạo ra công việc giải thích cho chủ sở hữu hợp đồng. The hướng dẫn quản lý vòng đời hợp đồng giải thích vòng đời rộng hơn và cung cấp ngữ cảnh cho trọng tâm của phương pháp này là bảo toàn ý định tìm nguồn cung ứng thông qua việc bàn giao.

Những cột mốc quản trị nào thuộc về tìm nguồn cung ứng chiến lược?

Các mốc quản trị thuộc về bất cứ nơi nào một quyết định tìm nguồn cung ứng thay đổi nghĩa vụ, quyền quyết định hoặc yêu cầu bằng chứng. CIPS yêu cầu các nhóm xác định cấu trúc quản trị, xác nhận vai trò và quy trình giao dịch, và tiến hành đánh giá cổng chính thức với các bên liên quan cấp cao trước khi thực hiện (chu trình danh mục). Nó cũng hỏi liệu các cấu trúc hỗ trợ và hệ thống báo cáo hiệu suất có tồn tại hay không và liệu rủi ro chuyển đổi có đang được quản lý hay không (kiểm tra thực hiện). Những lời nhắc này làm cho sự sẵn sàng triển khai trở thành một phần của quyết định tìm nguồn cung ứng.

1. Khi yêu cầu được chấp thuận, hãy xác định kết quả kinh doanh, các giả định về nhu cầu, các phụ thuộc quan trọng và bằng chứng sẽ cho thấy việc thực hiện.
2. Trước khi tham gia thị trường, hãy xác định mô hình quan hệ dự kiến, ranh giới hợp đồng, quyền quyết định và các kịch bản thay đổi.
3. Tại thời điểm đánh giá, kiểm tra xem các biện pháp dịch vụ được đề xuất, báo cáo, biện pháp khắc phục và cam kết huy động có thể được quản lý trong thực tế hay không.
4. Trước khi trao giải, hãy đối chiếu vị trí đã đàm phán với hồ sơ đánh giá và gán mọi cam kết quan trọng vào một điều khoản hợp đồng hoặc hành động quản trị.
5. Trước khi ký, hãy xác nhận chủ sở hữu, lịch, quyền truy cập dữ liệu, đường dẫn leo thang, công việc chuyển đổi và đánh giá hoạt động đầu tiên.
6. Khi bàn giao, chuyển giao hồ sơ quyết định và các rủi ro chưa được giải quyết cho những người sẽ quản lý việc giao hàng.

Làm thế nào để các nhóm có thể biến kết quả đàm phán thành các nghĩa vụ có thể quản lý được?

Sử dụng sổ cái nghĩa vụ liên kết từng kết quả đàm phán với hợp đồng, chủ sở hữu chịu trách nhiệm, đối tác, bằng chứng yêu cầu, thời gian và phản hồi khi nghĩa vụ bị bỏ lỡ. Ghi lại lý do thương mại bên cạnh nghĩa vụ vì chủ sở hữu cần hiểu điều khoản đó bảo vệ điều gì. Liên kết các cấp độ dịch vụ với định nghĩa, nguồn dữ liệu, tần suất báo cáo, quyền xem xét và hậu quả; liên kết các cơ chế định giá với đầu vào và quy trình thay đổi của chúng; và liên kết các cam kết chuyển đổi với bằng chứng chấp nhận và lộ trình leo thang.

Hiệu suất, thay đổi và kết thúc nên quay trở lại tìm nguồn cung ứng như thế nào?

Thông tin hiệu suất phải cập nhật quan điểm của danh mục về nhu cầu, năng lực nhà cung cấp, rủi ro và các lựa chọn thị trường. CIPS bao gồm giám sát KPI hoặc SLA, không tuân thủ, giải quyết vấn đề, thay đổi hợp đồng, chấm dứt, giao tiếp với các bên liên quan và rủi ro liên tục trong giai đoạn đo lường và giám sát của mình (hoạt động giám sát). Do đó, việc xem xét hợp đồng cần có một lộ trình quay trở lại các quyết định danh mục bất cứ khi nào bằng chứng giao hàng thay đổi các giả định tìm nguồn cung ứng. Đường dẫn quay lại cho phép nhóm điều chỉnh mối quan hệ, khởi xướng một biến thể được quản lý, chuẩn bị cạnh tranh hoặc lập kế hoạch kết thúc với đủ thời gian để duy trì lựa chọn.

Hồ sơ quyết định nên lưu giữ những bài học kinh nghiệm từ các thương vụ mua lại trước đó. Văn phòng Trách nhiệm Giải trình Chính phủ Hoa Kỳ nhận thấy rằng các văn phòng của Bộ Năng lượng không phải lúc nào cũng bao gồm bằng chứng về việc xem xét các bài học kinh nghiệm hoặc một quy trình chứa tất cả các phương pháp hàng đầu (Kết quả của GAO). Cơ quan này báo cáo rằng họ đã kiểm tra một mẫu không tổng quát gồm 20 hợp đồng và các tệp đã kiểm tra để tìm bằng chứng mà không đánh giá chất lượng tài liệu (Phương pháp luận của GAO). Phát hiện này biện minh cho việc đặt câu hỏi liệu việc học có được xem xét một cách rõ ràng hay không, và phương pháp không tổng quát hóa của nó giới hạn câu hỏi đó thành một lời nhắc kiểm soát cho việc tìm nguồn cung ứng của doanh nghiệp.

GAO cũng nhận thấy hướng dẫn hạn chế về việc ghi nhận và báo cáo các trường hợp hủy bỏ và chấm dứt hợp đồng, đồng thời liên hệ những thay đổi về yêu cầu với nhiều trường hợp hủy bỏ và chấm dứt hợp đồng đã được xem xét (Kết quả của GAO). Bối cảnh được xem xét là mua sắm liên bang Hoa Kỳ, vì vậy các tổ chức tư nhân nên coi phát hiện này là một lời nhắc nhở để xác định hồ sơ của riêng họ. Một hồ sơ thoát được quản lý phải nêu rõ lý do hành động xảy ra, yêu cầu nào đã thay đổi, ai đã quyết định, thông tin liên lạc nào của nhà cung cấp đã theo sau và chu kỳ tìm nguồn cung ứng tiếp theo phải học được điều gì.

Những biện pháp nào cho thấy quá trình bàn giao đang hoạt động?

Đo lường chất lượng và tính kịp thời của các quyết định được quản lý: các cam kết với chủ sở hữu được chỉ định, các nghĩa vụ với các nguồn bằng chứng có thể sử dụng, các hành động huy động được hoàn thành trước ngày quyết định của chúng, các vấn đề chưa được giải quyết bởi chủ sở hữu chịu trách nhiệm, các đánh giá dịch vụ được hoàn thành với dữ liệu cần thiết, các biến thể được liên kết với lý do của chúng và các quyết định gia hạn được đưa ra trong khi các lựa chọn đáng tin cậy vẫn còn. Phân đoạn kết quả theo danh mục, loại hợp đồng và mô hình quản trị vì một thước đo tổng hợp có thể che giấu một sự chuyển giao thất bại. Nghiên cứu được ghim không thiết lập tỷ lệ tổn thất giá trị đàm phán tương đương, vì vậy các nhóm nên xây dựng một đường cơ sở nội bộ trước khi đặt mục tiêu cải thiện.

Các tác nhân AI thay đổi quản trị từ tìm nguồn cung ứng đến hợp đồng như thế nào?

Làm thế nào một nhóm có thể triển khai phương pháp căn chỉnh?

Bắt đầu với một danh mục đang hoạt động và một danh mục sắp trao giải vì một trường hợp có giới hạn sẽ nhanh chóng tiết lộ những chủ sở hữu và bằng chứng còn thiếu. Lập bản đồ các hồ sơ tìm nguồn cung ứng và sau trao giải hiện tại, sau đó xây dựng điều lệ liên kết với nhà tài trợ kinh doanh, trưởng danh mục, trưởng bộ phận pháp lý hoặc thương mại, chủ sở hữu hợp đồng và các bên liên quan trong hoạt động. Đối chiếu bản nháp hợp đồng với hồ sơ trao giải, mô phỏng một vấn đề về hiệu suất và một thay đổi, đồng thời kiểm tra xem liệu quyết định gia hạn có thể được chuẩn bị từ các bằng chứng được lưu giữ hay không. Của chúng tôi phương pháp tìm nguồn cung ứng chiến lược cung cấp quy trình đầu nguồn và hướng dẫn chiến lược đàm phán mua sắm giúp cấu trúc các quyết định thương mại cần tồn tại sau quá trình bàn giao.

1. Chọn một sự kiện tìm nguồn cung ứng với một chủ sở hữu hợp đồng tương lai được chỉ định.
2. Liệt kê các quyết định thương mại, giả định, nghĩa vụ và rủi ro chưa được giải quyết phải tồn tại sau khi ký kết.
3. Gán mỗi mục cho một điều khoản, lịch trình, hành động huy động, diễn đàn quản trị hoặc quyết định chấp nhận rõ ràng.
4. Xác định nguồn bằng chứng, yếu tố kích hoạt xem xét và đường dẫn leo thang cho mọi nghĩa vụ quan trọng.
5. Kiểm tra kịch bản không tuân thủ, thay đổi, gia hạn và thoát khỏi bản ghi được đề xuất.
6. Xem xét chu kỳ vận hành đầu tiên và đưa những gì học được vào chiến lược danh mục và quyết định tìm nguồn cung ứng tiếp theo.