แผนปรับปรุงประสิทธิภาพซัพพลายเออร์: วิธีการปฏิบัติงานที่ตรวจสอบได้

แผนปรับปรุงประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ควรเริ่มต้นเมื่อใด

จัดการปัญหาคุณภาพเร่งด่วนหรือความเสี่ยงด้านอุปทานทันที แม้ว่าข้อพิพาทด้านตัวชี้วัดจะยังดำเนินอยู่ สำหรับความคลาดเคลื่อนแบบครั้งเดียวและเป็นกิจวัตร ให้ตรวจสอบในสกอร์การ์ด (scorecard) ใช้แผนงานที่เป็นทางการสำหรับการผิดสัญญาที่เป็นสาระสำคัญ การผิดนัดซ้ำๆ หรือเกณฑ์การแจ้งเตือนตามสัญญาที่ต้องมีการกู้คืนที่ตรวจสอบได้ บันทึกมาตรการตามสัญญา รอบการรายงาน เกณฑ์ ข้อยกเว้น ข้อมูลดิบ การคำนวณ วันที่ทราบ และการตีความของซัพพลายเออร์ ใช้ขั้นตอนข้อพิพาทของสัญญาก่อนที่จะสรุปว่ามาตรการที่มีข้อโต้แย้งนั้นเป็นการไม่ปฏิบัติตามสัญญา

ตัดสินใจแยกต่างหากว่าประเด็นดังกล่าวจำเป็นต้องมีการกักกันทันทีหรือไม่ ส่วนประกอบสำคัญที่ล่าช้าอาจต้องมีการจัดส่งสินค้าทางเลือกหรือสินค้าคงคลังชั่วคราว ข้อบกพร่องด้านคุณภาพอาจต้องมีการแยกและตรวจสอบ การดำเนินการเหล่านั้นช่วยปกป้องการดำเนินงานในขณะที่คู่สัญญาพิจารณาว่าเหตุใดความล้มเหลวจึงเกิดขึ้น โดยคำอธิบายของ 9000 Store เกี่ยวกับ ISO 9001 แยกความแตกต่างระหว่าง การตอบสนองต่อความไม่สอดคล้องจากการค้นหาและกำจัดสาเหตุของปัญหาใช้ความแตกต่างดังกล่าวเป็นแบบจำลองกระบวนการที่มีประโยชน์ พร้อมทั้งตรวจสอบสิ่งที่สัญญาที่ลงนามแล้วกำหนดไว้จริงๆ

ทีมงานควรวิเคราะห์หาสาเหตุอย่างไรโดยไม่สูญเสียความรับผิดชอบ

สร้างบันทึกเหตุการณ์ที่ใช้ร่วมกันหนึ่งชุดกับซัพพลายเออร์ บันทึกข้อบกพร่องที่พบ ผลกระทบต่อการดำเนินงาน การควบคุมสถานการณ์เบื้องต้น หลักฐานที่แต่ละฝ่ายถือครอง สมมติฐานสาเหตุที่ขัดแย้งกัน และการทดสอบครั้งถัดไปที่สามารถแยกแยะสิ่งเหล่านี้ได้ กำหนดผู้รับผิดชอบฝั่งผู้ซื้อและฝั่งซัพพลายเออร์ การสืบสวนร่วมกันสามารถเปิดเผยการเปลี่ยนแปลงการคาดการณ์ ความกำกวมของข้อกำหนด ปัญหาการขาดแคลนกำลังการผลิต ข้อบกพร่องด้านบรรจุภัณฑ์ หรือการส่งมอบด้านโลจิสติกส์ ซึ่งบัตรวัดผลแบบฝ่ายเดียวไม่สามารถอธิบายได้ อย่าแปลงสมมติฐานให้เป็นข้อสรุปจนกว่าจะมีหลักฐานสนับสนุน

การสำรวจจาก NCMA และ WorldCC เปรียบเทียบผู้ตอบแบบสอบถามจากภาคเอกชนทั่วโลกกับผู้ตอบแบบสอบถามจากหน่วยงานรัฐบาลกลางสหรัฐฯ โดยรายงานความร่วมมือเกี่ยวกับสาเหตุที่แท้จริงและการดำเนินการแก้ไขที่ 59% เทียบกับ 39%ตามลำดับ นี่เป็นแนวปฏิบัติที่มีการรายงานในกลุ่มต่างๆ ไม่ใช่หลักฐานที่แสดงว่าการทำงานร่วมกันเป็นสาเหตุของการฟื้นตัว รักษาสิทธิทางสัญญาและบันทึกเหตุการณ์เมื่อการเข้าถึงหลักฐานหรือข้อผูกพันในการวินิจฉัยปัญหาไม่เป็นไปตามกำหนด

สิ่งใดบ้างที่ควรอยู่ในแผนปรับปรุงที่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

แผนดังกล่าวควรอ่านเหมือนบันทึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง ระบุมาตรการที่มีการละเมิดและค่าพื้นฐานเดิม แยกแยะการกักกัน, การตรวจสอบหาสสาเหตุ, การดำเนินการแก้ไข, การตรวจสอบยืนยัน และการป้องกัน พร้อมทั้งกำหนดให้แต่ละการดำเนินการมีผู้รับผิดชอบหลักเพียงรายเดียว ระบุสิ่งส่งมอบที่จะพิสูจน์ความสำเร็จ, ผู้ที่ทำการทบทวน, วันที่ทบทวน และกฎการยอมรับ เมื่อการดำเนินการเปลี่ยนแปลงกระบวนการหรือข้อกำหนด ให้บันทึกว่าผู้ใดเป็นผู้อนุมัติการเปลี่ยนแปลงนั้นและทีมงานจะทดสอบภายใต้สภาวะการดำเนินงานปกติอย่างไร

ใช้ภาษาที่ระบุการกระทำอย่างชัดเจน เช่น “แก้ไขขั้นตอนการตรวจสอบรับเข้าและแสดงผลลัพธ์การยอมรับตามที่ตกลงกัน” ไม่ใช่ “ปรับปรุงคุณภาพ” กำหนดวันครบกำหนดไว้ข้างการกระทำ พร้อมทั้งระบุด้วยว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากเลยกำหนด และใครมีอำนาจอนุมัติขยายเวลา จัดทำแผนที่มีการควบคุมเวอร์ชันและบันทึกการตัดสินใจที่มีวันที่กำกับ เพื่อให้ผู้ตรวจสอบในภายหลังสามารถแยกแยะระหว่างข้อผูกพันเดิมกับการเปลี่ยนแปลงที่เจรจาใหม่ได้ งานที่ทำเสร็จแล้วไม่ได้หมายถึงผลลัพธ์ที่ได้รับการยอมรับโดยอัตโนมัติ

ควรมีการกำหนดเป้าหมาย วันที่ทบทวน และขั้นตอนการ escalate (ยกระดับปัญหา) อย่างไร

เลือกจุดตรวจสอบจากสัญญา ความเสี่ยงด้านการดำเนินงาน และเวลาที่จำเป็นในการสังเกตการณ์รอบการทำงานที่เชื่อถือได้ การตรวจสอบรายวันอาจเหมาะสมสำหรับกรณีการหยุดชะงักที่กำลังเกิดขึ้น ส่วนมาตรการด้านคุณภาพรายเดือนอาจต้องใช้ระยะเวลาสังเกตการณ์เต็มรูปแบบ ห้ามนำระยะเวลาการฟื้นตัวมาตรฐานมาจากหมวดหมู่อื่น ตกลงร่วมกันเกี่ยวกับหลักฐานนำร่องที่แสดงว่ามีการปฏิบัติงานจริงและมาตรการติดตามผลที่แสดงว่าประสิทธิภาพฟื้นตัวจริง บันทึกทั้งสองอย่างก่อนที่ซัพพลายเออร์จะเริ่มทำงาน

กำหนดจุดตัดสินใจ (branch points) ก่อนการทบทวน: ดำเนินการต่อภายใต้การติดตามอย่างใกล้ชิด ขยายเวลาโดยมีเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษร ใช้มาตรการเยียวยาตามสัญญา ย้ายงานไปยังซัพพลายเออร์รายอื่น หรือปิดงาน กำหนดผู้มีอำนาจตัดสินใจและระบุหลักฐานที่แต่ละแนวทางต้องการ วันที่ครบกำหนดการดำเนินการที่ล่วงเลยไปควรนำไปสู่การบันทึกการตัดสินใจ ไม่ใช่การขยายเวลาหรือบอกเลิกสัญญาโดยอัตโนมัติ มอบข้อความในสัญญาและชุดหลักฐานปัจจุบันให้แก่ผู้มีอำนาจตัดสินใจ

ก การวิเคราะห์อภิมานของสัญญาการจ้างงานภายนอก (outsourcing) ภาค 3 ได้ตรวจสอบการสังเกตการณ์จำนวน 740 รายการจากการศึกษา 38 รายการในพื้นที่บริการ 10 แห่ง โดยไม่ได้ทำการทดสอบแผนการปรับปรุงของซัพพลายเออร์ ขอบเขตดังกล่าวทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนใจให้แยกแยะระหว่างหลักฐานที่แสดงว่ามีการปฏิบัติตามกระบวนการ กับผลลัพธ์ทางสัญญาที่ผู้ซื้อจำเป็นต้องตรวจสอบยืนยัน บทความนี้ไม่ได้สื่อความว่าเงื่อนไขที่เน้นผลลัพธ์จะทำให้แผนการแก้ไขปัญหาของซัพพลายเออร์มีประสิทธิภาพขึ้นแต่อย่างใด

ฝ่ายจัดซื้อจะตรวจสอบการฟื้นตัวและปิดเคสได้อย่างไร

ในการตรวจสอบแต่ละครั้ง ให้เปรียบเทียบตัวชี้วัดที่ตกลงกันไว้กับเกณฑ์มาตรฐานและค่าเรสโหลด์ที่เก็บบันทึกไว้ ทำเครื่องหมายช่องว่างของข้อมูล ช่วงเวลาที่ยกเว้น และการคำนวณที่มีข้อพิพาททั้งหมด สอบถามว่ามีการดำเนินการตามแผนแก้ไขปัญหาหรือไม่ ผลลัพธ์ที่สังเกตได้ยังคงอยู่ตลอดช่วงเวลาที่ตกลงกันหรือไม่ และภาระผูกพันด้านบริการที่เกี่ยวข้องเสื่อมลงหรือไม่ การปิดแผนควรเป็นการตัดสินใจที่ชัดเจนพร้อมระบุผู้อนุมัติ วันที่ บทสรุปของความเสี่ยงที่เหลืออยู่ และการจัดเตรียมการติดตามผล หากผลลัพธ์ยังไม่เป็นที่สิ้นสุด ให้บันทึกผลลัพธ์นั้นแทนที่จะระบุว่าแผนประสบความสำเร็จ

ร้านค้า 9000 อธิบายการดำเนินการแก้ไขว่าเป็นการดำเนินการเพื่อ ป้องกันการเกิดซ้ำของความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนดนั่นคือการทดสอบที่มีประโยชน์สำหรับการปิดงาน: ทีมงานควรสามารถแสดงให้เห็นว่าเหตุใดสาเหตุจึงมีโอกาสเกิดขึ้นซ้ำน้อยลง ไม่ใช่แค่แสดงว่าเหตุการณ์ดังกล่าวได้รับการแก้ไขแล้วอย่างไร หากสาเหตุยังคงไม่แน่ชัด ให้คงแผนนั้นไว้หรือจำกัดขอบเขตการปิดงานให้แคบลงเฉพาะการปรับปรุงที่สังเกตเห็น เชื่อมโยงการติดตามผลในภายหลังเข้ากับขอบเขตที่กว้างขึ้น การบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ ความถี่

สัญญาควรกำหนดการติดตามและการตอบสนองอย่างไร

Bernstein และ Peterson อธิบายข้อตกลงการจัดซื้อจัดจ้างที่มีเงื่อนไขรายละเอียดครอบคลุมทั้งผลลัพธ์ที่รับประกันและ วิธีที่การดำเนินการของซัพพลายเออร์ได้รับการติดตามและตอบสนองตลอดอายุของข้อตกลงการศึกษาดังกล่าวมุ่งเน้นเรื่องการทำสัญญาด้านการบริหารจัดการ ไม่ใช่ระเบียบวิธีปฏิบัติสำหรับแผนการปรับปรุงที่ผ่านการทดสอบแล้ว สำหรับกรณีจริง ให้ทำการเชื่อมโยงการตรวจสอบ การแจ้งเตือน การเยียวยา และอำนาจหน้าที่แต่ละรายการกลับไปยังข้อตกลงที่มีการลงนามแล้ว ใช้บันทึกกิจกรรมเพื่อสนับสนุนการตอบสนองตามสัญญา ไม่ใช่เพื่อใช้แทนที่

หากผู้จัดหาดำเนินการตามที่บันทึกไว้ทั้งหมดเสร็จสิ้น ในขณะที่ตัวชี้วัดการบริการยังคงอยู่ต่ำกว่าเกณฑ์ ให้ทบทวนสมมติฐานเกี่ยวกับสาเหตุ การออกแบบเมตริก การเยียวยา และความเป็นไปได้ในการจัดหาอย่างต่อเนื่อง หากตัวชี้วัดฟื้นตัวแต่หลักฐานการดำเนินการไม่ครบถ้วน ให้บันทึกว่าภาระผูกพันใดที่ยังคงค้างอยู่ และใครคือผู้ที่สามารถยอมรับความเสี่ยงที่เหลืออยู่หรืออนุมัติการตรวจสอบเพิ่มเติมได้ สถานะเหล่านี้มีความแตกต่างกัน และไม่ควรนำไปซ่อนไว้ภายใต้สถานะสีเขียวเพียงสถานะเดียว ข้อแตกต่างเดียวกันนี้ปรากฏใน การประเมินความเสี่ยงของผู้ขาย.

ตัวแทน AI เปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานของแผนปรับปรุงอย่างไร

ลำดับขั้นตอนในทางปฏิบัติสำหรับการทบทวนซัพพลายเออร์ครั้งถัดไปคืออะไร

1. ยืนยันมาตรการตามสัญญา เกณฑ์ ข้อมูลดิบ และรอบการรายงาน พร้อมทั้งระบุข้อโต้แย้งใดๆ (ถ้ามี)
2. กำหนดมาตรการควบคุมสำหรับความเสี่ยงในปัจจุบันและแยกออกจาก1การดำเนินการแก้ไขที่ยั่งยืน
3. เปิดบันทึกสาเหตุร่วมและเขียนการทดสอบจำแนกครั้งถัดไปสำหรับแต่ละสาเหตุที่เป็นไปได้
4. ตกลงผู้รับผิดชอบ วันที่ หลักฐานอ้างอิง กฎการยอมรับ และความถี่ในการทบทวนในแผนที่มีการควบคุมเวอร์ชัน
5. จัดทำเอกสารเกี่ยวกับแนวทางการยกระดับปัญหา รวมถึงอำนาจในการขยายเวลา, แก้ไข, จัดหาใหม่ หรือปิดโครงการ
6. ตรวจสอบผลลัพธ์ที่ตกลงกันไว้ในช่วงเวลาสังเกตการณ์ที่เหมาะสมและลงนามในบันทึกการตัดสินใจ