Kế hoạch Cải thiện Hiệu suất Nhà cung cấp: Phương pháp Thực thi Có thể Kiểm toán

Khi nào nên bắt đầu kế hoạch cải thiện hiệu suất nhà cung cấp?

Phân loại ngay lập tức rủi ro về chất lượng hoặc nguồn cung khẩn cấp, ngay cả khi tranh chấp chỉ số đang diễn ra. Đối với biến động lẻ tẻ thông thường, hãy điều tra trong bảng điểm; sử dụng kế hoạch chính thức đối với vi phạm trọng yếu, sự cố lặp lại hoặc ngưỡng thông báo hợp đồng đòi hỏi sự phục hồi có trách nhiệm. Ghi lại thước đo hợp đồng, kỳ báo cáo, ngưỡng, các điểm ngoại trừ, dữ liệu thô, phép tính, ngày được biết và cách giải thích của nhà cung cấp. Áp dụng thủ tục giải quyết tranh chấp của hợp đồng trước khi coi một thước đo đang tranh chấp là hành vi không tuân thủ đã được chứng minh.

Quyết định riêng biệt xem vấn đề có cần ngăn chặn ngay lập tức hay không. Một linh kiện quan trọng bị trễ có thể đòi hỏi một lô hàng thay thế hoặc hàng tồn kho tạm thời; một lỗi chất lượng có thể đòi hỏi sự cách ly và kiểm tra. Những hành động đó bảo vệ hoạt động trong khi các bên xác định lý do tại sao sự cố xảy ra; phần giải thích của Cửa hàng 9000 về ISO 9001 phân biệt phản ứng với sự không phù hợp từ việc tìm kiếm và loại bỏ nguyên nhân của nó. Hãy sử dụng sự phân biệt đó làm mô hình quy trình hữu ích, đồng thời kiểm tra xem hợp đồng đã ký thực sự yêu cầu những gì.

Làm thế nào để đội ngũ chẩn đoán nguyên nhân mà không làm mất đi tính giải trình?

Tạo một hồ sơ sự cố chung với nhà cung cấp; ghi lại lỗi đã quan sát thấy, ảnh hưởng vận hành của lỗi đó, biện pháp khắc phục tức thời, bằng chứng mà mỗi bên nắm giữ, các giả thuyết nguyên nhân cạnh tranh và bài kiểm tra tiếp theo có thể phân biệt chúng. Chỉ định một người phụ trách phía người mua và một người phụ trách phía nhà cung cấp. Một cuộc điều tra chung có thể đưa ra thay đổi về dự báo, sự mơ hồ trong thông số kỹ thuật, thiếu hụt năng lực, lỗi đóng gói hoặc khâu bàn giao logistics mà một bảng điểm đơn phương không thể giải thích được. Không biến giả thuyết thành kết luận cho đến khi bằng chứng chứng minh điều đó.

Khảo sát của NCMA và WorldCC so sánh những người trả lời thuộc khu vực tư nhân toàn cầu với những người trả lời thuộc liên bang Hoa Kỳ. Khảo sát này báo cáo về việc hợp tác giải quyết các nguyên nhân gốc rễ và hành động khắc phục tại 59% so với 39%, tương ứng. Đây là thực tiễn được báo cáo trên các nhóm khác nhau, không phải là bằng chứng cho thấy sự cộng tác tạo ra sự phục hồi. Bảo lưu các quyền theo hợp đồng và ghi lại thời điểm quyền truy cập bằng chứng hoặc cam kết chẩn đoán bị bỏ lỡ.

Những gì thuộc về một kế hoạch cải tiến có thể kiểm toán?

Kế hoạch phải được trình bày giống như một bản ghi có thể thực thi. Nêu tên chỉ o bị vi phạm và đường cơ sở ban đầu; phân biệt giữa việc khống chế, điều tra nguyên nhân, hành động khắc phục, xác minh và phòng ngừa; đồng thời phân công cho mỗi hành động một người chịu trách nhiệm duy nhất. Chỉ định sản phẩm bàn giao sẽ chứng minh việc hoàn thành, người xem xét, ngày xem xét và quy tắc chấp nhận. Khi một hành động thay đổi quy trình hoặc thông số kỹ thuật, hãy ghi lại người đã phê duyệt thay đổi đó và cách nhóm sẽ kiểm tra dưới các điều kiện vận hành bình thường.

Sử dụng ngôn ngữ hành động rõ ràng: “sửa đổi bước kiểm tra đầu vào và chứng minh kết quả nghiệm thu đã thỏa thuận,” chứ không phải “nâng cao chất lượng.” Đặt ngày đến hạn bên cạnh hành động, đồng thời nêu rõ điều gì sẽ xảy ra nếu quá hạn và ai có quyền phê duyệt gia hạn. Duy trì một kế hoạch có phiên bản và nhật ký quyết định có ghi ngày tháng để các bên đánh giá sau đó có thể phân biệt cam kết ban đầu với thay đổi đã đàm phán. Một nhiệm vụ hoàn thành không tự động trở thành kết quả được chấp nhận.

Các mục tiêu, ngày đánh giá và quy trình leo thang nên được thiết lập như thế nào?

Chọn các mốc đánh giá từ hợp đồng, mức độ phơi nhiễm vận hành và thời gian cần thiết để quan sát một chu kỳ đáng tin cậy; đánh giá hàng ngày có thể hợp lý đối với sự gián đoạn trực tiếp; thước đo chất lượng hàng tháng có thể cần một kỳ quan sát đầy đủ. Không áp dụng thời gian phục hồi tiêu chuẩn từ danh mục khác. Thỏa thuận về bằng chứng dẫn dắt cho thấy một hành động đã được thực hiện và thước đo chậm cho thấy hiệu suất thực sự đã phục hồi. Ghi lại cả hai trước khi nhà cung cấp bắt đầu công việc.

Xác định các điểm rẽ nhánh trước khi đánh giá: tiếp tục theo dõi tăng cường, gia hạn kèm lý do có tài liệu, sử dụng biện pháp khắc phục theo hợp đồng, chuyển công việc sang nhà cung cấp thay thế hoặc đóng lại. Chỉ định người ra quyết định có thẩm quyền và nêu rõ bằng chứng mà mỗi nhánh cần. Ngày đến hạn hành động bị bỏ lỡ phải dẫn đến một quyết định được ghi nhật ký, chứ không phải việc tự động gia hạn hay chấm dứt. Cung cấp cho người ra quyết định điều khoản hợp đồng và gói bằng chứng hiện tại.

Một phân tích tổng hợp các hợp đồng thuê ngoài công khai đã kiểm tra các quan sát 740 từ các nghiên cứu 38 trên các lĩnh vực dịch vụ 10. Nghiên cứu không thử nghiệm các kế hoạch cải tiến của nhà cung cấp. Phạm vi của nghiên cứu là lời nhắc nhở giữ sự phân biệt giữa bằng chứng cho thấy quy trình đã được tuân thủ và kết quả hợp đồng mà người mua cần xác minh; bài viết này không suy luận rằng các điều khoản tập trung vào kết quả làm cho kế hoạch khắc phục của nhà cung cấp trở nên hiệu quả.

Bộ phận mua hàng có thể xác minh sự phục hồi và đóng vụ việc bằng cách nào?

Tại mỗi cuộc đánh giá, hãy so sánh chỉ số đã thỏa thuận với đường cơ sở và ngưỡng đã được bảo lưu; đánh dấu mọi khoảng trống dữ liệu, giai đoạn bị loại trừ và phép tính bị tranh chấp. Hỏi xem hành động khắc phục đã được thực hiện hay chưa, kết quả quan sát được có duy trì trong khoảng thời gian đã thỏa thuận hay không, và các nghĩa vụ dịch vụ liên quan có bị suy giảm hay không. Việc đóng/kết thúc phải là một quyết định rõ ràng với người phê duyệt được chỉ định, ngày tháng, tóm tắt rủi ro còn lại và thỏa thuận giám sát. Nếu kết quả không có kết luận rõ ràng, hãy ghi nhận kết quả đó thay vì gọi kế hoạch là thành công.

Cửa hàng 9000 mô tả hành động khắc phục là hành động nhằm ngăn chặn sự tái diễn của một điểm không phù hợp. Đó là một bài kiểm tra hữu ích cho việc đóng hồ sơ: nhóm phải có khả năng chỉ ra lý do tại sao nguyên nhân ít có khả năng tái diễn hơn, chứ không chỉ lý do sự cố đã được khắc phục. Nếu nguyên nhân vẫn chưa chắc chắn, hãy giữ kế hoạch tiếp tục mở hoặc thu hẹp tuyên bố đóng hồ sơ ở mức độ cải thiện đã quan sát được. Gắn việc theo dõi sau đó với phạm vi rộng hơn quản lý quan hệ nhà cung cấp tần suất.

Hợp đồng nên quản lý việc theo dõi và phản hồi như thế nào?

Bernstein và Peterson mô tả các thỏa thuận mua sắm với các điều khoản chi tiết bao gồm cả kết quả đã cam kết và cách các hành động của nhà cung cấp được giám sát và phản hồi trong suốt vòng đời của thỏa thuận. Nghiên cứu đó liên quan đến việc ký kết hợp đồng quản lý, chứ không phải là một giao thức kế hoạch cải thiện đã được kiểm nghiệm. Đối với một trường hợp thực tế, hãy ánh xạ từng đánh giá, thông báo, biện pháp khắc phục và thẩm quyền trở lại hợp đồng đã ký; sử dụng nhật ký hành động để hỗ trợ phản hồi theo hợp đồng, chứ không phải để thay thế nó.

Nếu nhà cung cấp hoàn thành mọi hành động được ghi chép trong khi chỉ số dịch vụ vẫn ở dưới ngưỡng, hãy xem xét lại giả thuyết nguyên nhân, thiết kế chỉ số, biện pháp khắc phục và tính khả thi của việc tiếp tục cung ứng. Nếu chỉ số phục hồi nhưng bằng chứng hành động chưa hoàn chỉnh, hãy ghi lại các nghĩa vụ nào vẫn còn mở và ai có thể chấp nhận rủi ro phần dư hoặc ủy quyền xác minh thêm. Đây là các trạng thái khác nhau; không nên che giấu cả hai dưới một trạng thái màu xanh lá cây duy nhất. Sự phân biệt tương tự cũng thuộc về đánh giá rủi ro nhà cung cấp.

Các tác nhân AI thay đổi quy trình làm việc của kế hoạch cải tiến như thế nào?

Trình tự thực tế cho kỳ đánh giá nhà cung cấp tiếp theo là gì?

1. Xác nhận thước đo hợp đồng, ngưỡng, dữ liệu thô và kỳ báo cáo; xác định bất kỳ điểm bất đồng nào.
2. Chỉ định biện pháp ngăn chặn đối với rủi ro hiện tại và giữ nó tách biệt khỏi hành động khắc phục lâu dài.
3. Mở một bản ghi nguyên nhân chung và viết bài kiểm tra phân biệt tiếp theo cho mỗi nguyên nhân có thể xảy ra.
4. Thống nhất về chủ sở hữu, thời hạn, các tài liệu bằng chứng, quy tắc chấp nhận và tần suất đánh giá trong một kế hoạch có quản lý phiên bản.
5. Lập tài liệu về các nhánh leo thang và thẩm quyền gia hạn, khắc phục, tìm nguồn cung ứng thay thế hoặc đóng.
6. Xác minh kết quả đã thỏa thuận trong khoảng thời gian quan sát phù hợp và ký kết biên bản quyết định.