กรอบการทำงานการจัดซื้อจัดจ้างสำหรับระบบเดิม

กรอบการทำงานประสานงานการจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร?

กรอบการทำงานการประสานงานการจัดซื้อจัดจ้างคือการออกแบบการดำเนินงานที่ประสานงานคำขอข้ามบุคคล นโยบาย และระบบที่มีอยู่ โดยจะกำหนดบันทึกคำขอที่ใช้ร่วมกัน กฎการกำหนดเส้นทาง ความรับผิดชอบของระบบ สถานะข้อยกเว้น สิทธิ์ในการตัดสินใจ และประวัติหลักฐาน เลเยอร์ซอฟต์แวร์อาจดำเนินการบางส่วนของการออกแบบนั้น ในขณะที่กรอบการทำงานจะอธิบายสิ่งที่องค์กรคาดหวังว่าจะเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลหรือการตัดสินไม่ตรงกับเส้นทางมาตรฐาน

รูปแบบ Canonical Data Model พื้นฐานแนะนำรูปแบบข้อความทั่วไปที่ไม่ขึ้นกับแอปพลิเคชันที่เข้าร่วมใดๆ (แบบจำลองมาตรฐาน) กรณีศึกษาการผลิตในปัจจุบันใช้แนวคิดที่เกี่ยวข้องผ่านขอบเฉพาะรูปแบบและการแสดงคำสั่งภายในทั่วไป (สถาปัตยกรรมการนำไปใช้งาน) แหล่งข้อมูลเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการบูรณาการทั่วไปและการนำไปใช้ของผู้จัดจำหน่ายชาวโรมาเนียรายหนึ่ง ดังนั้นจึงสนับสนุนการแยกสถาปัตยกรรมโดยไม่พิสูจน์ผลลัพธ์การจัดซื้อจัดจ้างที่เป็นสากล

วงจรการรับเข้าที่ซ้ำกันเริ่มต้นขึ้นได้อย่างไร?

การวนซ้ำที่ซ้ำกันจะเริ่มต้นขึ้นเมื่อการส่งมอบสร้างคำขออื่นแทนที่จะดำเนินการตามคำขอที่มีอยู่ ผู้ร้องขอจะกรอกแบบฟอร์มเริ่มต้น จากนั้นทำซ้ำบริบทเดียวกันในเครื่องมือทางกฎหมาย การเงิน หรือการจัดซื้อจัดจ้าง เนื่องจากระบบผู้รับไม่สามารถจดจำกรณีเดิมได้ ออกแบบ การกำกับดูแลการรับเข้าสู่การจัดซื้อ ดังนั้นทุกช่องทางจะถูกแปลงเป็นข้อมูลประจำตัวคำขอเดียว และบันทึกปลายทางแต่ละรายการจะจัดเก็บข้อมูลประจำตัวนั้นเป็นข้อมูลอ้างอิงที่ตรวจสอบย้อนกลับได้

• งานปลายทางขอข้อมูลที่มีอยู่แล้วในบันทึกคำขอที่ได้รับการควบคุม
• เครื่องมือที่แตกต่างกันกำหนดตัวระบุที่ไม่เกี่ยวข้องโดยไม่มีคีย์ความสัมพันธ์ที่คงทน
• คำขอที่ถูกปฏิเสธหรือไม่สมบูรณ์จะเริ่มต้นใหม่ที่การรับเข้าแทนที่จะกลับไปยังสถานะที่ระบุ
• อีเมล แชท หรือแผนกบริการจะกลายเป็นช่องทางเข้าที่ไม่เป็นทางการช่องทางที่สอง
• ทีมงานในพื้นที่คัดลอกเวิร์กโฟลว์เนื่องจากเส้นทางส่วนกลางไม่สามารถแสดงข้อยกเว้นได้

เลเยอร์ข้อมูลที่ใช้ร่วมกันควรทำงานอย่างไรในระบบเดิม

ใช้อะแดปเตอร์เพื่อแปลฟิลด์เฉพาะแหล่งที่มาให้เป็นแบบจำลองกรณีที่ได้รับการควบคุมขนาดเล็ก จากนั้นแปลผลลัพธ์ที่ได้รับการอนุมัติให้เป็นรูปแบบปลายทาง ในกรณีศึกษาของโรมาเนีย ระบบพันธมิตรยังคงเป็นรูปแบบเฉพาะที่ขอบเขต ในขณะที่แกนหลักของแอปพลิเคชันยังคงมีการแสดงคำสั่งซื้อทั่วไป (การออกแบบแบบฮับและสป็อก) ผู้เขียนยังจำกัดหลักฐานไว้ที่การปรับใช้ซัพพลายเออร์รายเดียว และรายงานว่าการนำเข้าไม่ได้ถูกเปรียบเทียบกับความจริงพื้นฐานทางความหมายภายนอกอย่างอิสระ ซึ่งทำให้กรณีนี้เป็นตัวอย่างทางสถาปัตยกรรมมากกว่าการอ้างสิทธิ์ประสิทธิภาพที่ถ่ายทอดได้

รักษารูปแบบที่ใช้ร่วมกันให้แคบพอที่จะคงความเสถียรได้ โครงสร้างเริ่มต้นสามารถรวมข้อมูลประจำตัวคำขอ ผู้ร้องขอ หน่วยงานธุรกิจ ผู้สมัครซัพพลายเออร์ หมวดหมู่ จำนวนและสกุลเงิน วันที่ต้องการ ข้อเท็จจริงนโยบาย ตัวชี้หลักฐาน สถานะปัจจุบัน เจ้าของ การตัดสินใจ และการอ้างอิงปลายน้ำ เพิ่มบริบทที่เชื่อถือได้ที่แต่ละประเภทคำขอต้องการ รวมถึงความเป็นเจ้าของต้นทุน ประเภทการจัดซื้อ ความสัมพันธ์กับผู้ดำรงตำแหน่ง การรักษาความลับ หรือเขตอำนาจศาลที่เกี่ยวข้อง คู่มือสถาปัตยกรรมจัดซื้อจัดจ้างถึงชำระเงิน แสดงให้เห็นว่าคำขอที่ได้รับอนุมัติควรตรงกับบันทึกการจัดซื้อและการชำระเงินที่ใด โดยไม่ต้องเปลี่ยนการประสานงานให้เป็นบัญชีแยกประเภททดแทน

การควบคุมใดที่อยู่ในขอบเขตการจัดการแต่ละส่วน?

Thom, Iochpe และ Reichert นิยามรูปแบบเวิร์กโฟลว์ว่าเป็นฟังก์ชันทางธุรกิจที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เช่น การแจ้งเตือน การตัดสินใจ และการอนุมัติ การศึกษาของพวกเขาได้รวบรวมเวิร์กโฟลว์จากหลายองค์กร และระบุไว้อย่างชัดเจนว่าได้วิเคราะห์แบบจำลองเวิร์กโฟลว์มากกว่าบันทึกการดำเนินการ (วิธีการศึกษาสิ่งนี้สนับสนุนบล็อกการควบคุมที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ ในขณะที่การไม่มีหลักฐานรันไทม์หมายความว่าแต่ละทีมยังคงต้องทดสอบว่าการเปลี่ยนผ่านของตนมีพฤติกรรมอย่างไรภายใต้ภาระและข้อยกเว้นจริง

ผู้คนควรคงอำนาจการตัดสินใจไว้ที่ใด

บุคคลควรยังคงมีอำนาจในกรณีที่เวิร์กโฟลว์ต้องตีความความคลุมเครือ ยอมรับความเสี่ยงด้านวัสดุ เปลี่ยนแปลงข้อผูกพันทางการค้า หรือเบี่ยงเบนจากนโยบาย การศึกษาแบบแผนเวิร์กโฟลว์ถือว่าการตัดสินใจและการอนุมัติเป็นฟังก์ชันทางธุรกิจที่เกิดขึ้นซ้ำๆ (รูปแบบเวิร์กโฟลว์) ดังนั้นการนำไปใช้งานการประสานงานควรจัดเก็บว่าใครเป็นผู้ตัดสินใจ ภายใต้อำนาจที่ได้รับมอบหมายใด ด้วยหลักฐานและเงื่อนไขใด แทนที่จะลดการอนุมัติให้เป็นค่าสถานะชั่วคราว

1. ระบุบทบาทที่รับผิดชอบและแหล่งที่มาของอำนาจในการตัดสินใจที่สำคัญทุกครั้ง
2. นำเสนอข้อเท็จจริง หลักฐานที่ขาดหายไป กฎที่เกี่ยวข้อง และเส้นทางที่เสนอไปด้วยกัน
3. กำหนดให้มีเหตุผลเมื่อบุคคลยกเลิกเส้นทางที่เสนอหรือให้ข้อยกเว้น
4. นำเงื่อนไข วันหมดอายุ และภาระผูกพันในการติดตามผลไปไว้ในบันทึกปลายน้ำ
5. ส่งคืนการดำเนินการที่ล้มเหลวไปยังเจ้าของและสถานะที่ระบุ แทนที่จะลองใหม่โดยไม่แจ้งให้ทราบ หรือเปิดคำขอใหม่

ทีมควรวัดอะไรในระหว่างการนำไปใช้งาน

วัดขอบเขตที่เผยให้เห็นว่ากรณีเคลื่อนที่อย่างสอดคล้องกันหรือไม่ สำหรับการเปลี่ยนผ่านแต่ละครั้ง ให้บันทึกเวลาที่รอคอย เวลาประมวลผล การจัดส่งที่ล้มเหลว การส่งคืนข้อมูลที่ขาดหายไป การตรวจจับรายการซ้ำ กรณีที่เปิดใหม่ การแก้ไขด้วยตนเอง และผลการกระทบยอด แบ่งตามเส้นทางและประเภทข้อยกเว้น เพื่อไม่ให้การตรวจสอบทางกฎหมายที่หยุดชะงักสับสนกับการเขียน ERP ที่ล้มเหลว หรือความล่าช้าของผู้ร้องขอ

ตีความมาตรการผ่านการตัดสินใจ เส้นทางที่สั้นลงจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อหลักฐานและอำนาจที่จำเป็นยังคงอยู่ อัตราการยกเลิกที่เพิ่มขึ้นอาจบ่งบอกถึงกฎที่ล้าสมัย ข้อมูลอ้างอิงที่ไม่สมบูรณ์ กระบวนการในท้องถิ่นที่เข้าใจผิด หรือข้อบกพร่องในการรวมระบบ ตรวจสอบตัวอย่างกรณีที่เสร็จสมบูรณ์และถูกยกเลิก จากนั้นถามว่าบุคคลอื่นสามารถสร้างคำขอ การประเมินนโยบาย การอนุมัติ การส่งมอบ และสถานะระบบสุดท้ายจากบันทึกที่เก็บไว้ได้หรือไม่

เลเยอร์ Orchestration เพิ่มความซับซ้อนเมื่อใด

เลเยอร์การประสานงานจะเพิ่มความซับซ้อนเมื่อมีการนำระบบบันทึกที่สองมาใช้ ทำซ้ำการรับเข้าที่ได้รับการกำกับดูแลจากที่อื่นแล้ว หรือเร่งเส้นทางที่อาศัยข้อมูลอ้างอิงที่ไม่ชัดเจน บทความสำหรับผู้ปฏิบัติงานของ Suplari ระบุว่าการประสานงานจะเปลี่ยนวิธีการทำงานในขณะที่ยังคงคุณภาพ โครงสร้าง และความสมบูรณ์ของข้อมูลการใช้จ่ายพื้นฐานไว้ไม่เปลี่ยนแปลง (ขอบเขตของขอบเขต) แหล่งข้อมูลที่เขียนโดยผู้ขายนั้นมีประโยชน์ในฐานะคำชี้แจงข้อจำกัด และไม่ใช่หลักฐานที่เป็นอิสระของผลลัพธ์ทั่วทั้งตลาด

บทความเดียวกันนี้เตือนว่าผู้จำหน่ายหลักที่ไม่น่าเชื่อถือและการจัดหมวดหมู่ที่ไม่สอดคล้องกันจะถูกสืบทอดโดยเลเยอร์การประสานงาน (คำเตือนคุณภาพข้อมูล). ใช้จุดนั้นเป็นคำถามในการประเมิน: เส้นทางสามารถระบุผู้จัดจำหน่ายที่เชื่อถือได้ หมวดหมู่ นโยบาย และบันทึกองค์กรได้หรือไม่ และจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อข้อมูลเหล่านั้นขัดแย้งกัน? หากคำตอบคือตารางเงาอื่นที่ดูแลอยู่ภายในระบบจัดการ การออกแบบอาจย้ายปัญหาการเป็นเจ้าของแทนที่จะแก้ไขปัญหานั้น

ตัวแทน AI เปลี่ยนแปลงการประสานงานการจัดซื้อจัดจ้างอย่างไร

ทดสอบขั้นตอนตัวแทนด้วยกรณีที่เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะอนุญาตให้มีการดำเนินการจริง เปรียบเทียบเส้นทางที่เสนอผลลัพธ์ที่บันทึกไว้ ตรวจสอบความไม่สอดคล้องกัน และแยกแยะหลักฐานที่ขาดหายไปจากการตัดสินที่แท้จริง ในโครงการนำร่องจริง ให้เริ่มต้นด้วยการเตรียมการแบบอ่านอย่างเดียวและการยืนยันโดยมนุษย์ในแต่ละช่วงการเปลี่ยนผ่าน ขยายการดำเนินการที่ได้รับอนุญาตหลังจากที่เจ้าของสามารถอธิบายการจับคู่ที่ผิดพลาด ข้อยกเว้นที่พลาดไป การแก้ไข และการส่งมอบที่ล้มเหลว โดยไม่ต้องอาศัยข้อความของตัวแทนเป็นบันทึกการตัดสินใจ

ทีมควรนำร่องกรอบการทำงานประสานงานการจัดซื้อจัดจ้างอย่างไร?

เลือกคลาสคำขอหนึ่งรายการที่มีเจ้าของที่รู้จัก เส้นทางนโยบายที่มีขอบเขต และข้อยกเว้นจริงที่เพียงพอที่จะเปิดเผยความล้มเหลวในการส่งมอบ จากนั้นแมปสถานะปัจจุบันและบันทึกที่เป็นทางการก่อนที่จะเล่นซ้ำกรณีที่เสร็จสมบูรณ์ ส่งคืน และยกเลิก เรียกใช้ช่วงเวลาจริงพร้อมการยืนยันด้วยตนเองที่ขอบเขตการกำหนดเส้นทางและการเขียนระบบ รวมถึงการส่งที่ไม่สมบูรณ์ การเปลี่ยนแปลงอำนาจหน้าที่ ความขัดแย้งของข้อมูลหลัก และการเขียนดาวน์สตรีมที่ล้มเหลว กำหนดเกณฑ์การออกสำหรับการตรวจสอบย้อนกลับ การป้องกันการซ้ำซ้อน การเป็นเจ้าของข้อยกเว้น และการกระทบยอดก่อนที่จะขยาย ใช้ คู่มือการเลือกซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดจ้าง เพื่อเปลี่ยนเกณฑ์เหล่านั้นให้เป็นคำขอหลักฐานสำหรับผู้ขายและทีมภายใน