กำหนดข้อมูลกิจกรรมการจัดซื้อเพื่อสร้างร่องรอยการตัดสินใจที่ตรวจสอบได้

เส้นทางการตัดสินใจในการจัดซื้อจัดจ้างที่สามารถตรวจสอบได้ประกอบด้วยอะไรบ้าง

การทำสัญญาของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ เป็นข้อมูลอ้างอิงที่มีประโยชน์สำหรับขอบเขต กฎเกณฑ์เกี่ยวกับแฟ้มสัญญาของ FAR กำหนดให้สำนักงานจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลต้องเก็บรักษาเอกสารให้เพียงพอที่จะเป็นประวัติที่สมบูรณ์ของธุรกรรม และแสดงรายการบันทึกตั้งแต่คำขอซื้อและการให้เหตุผลผ่านทางการเชิญชวนให้ยื่นข้อเสนอ ข้อเสนอ การคัดเลือกผู้ให้บริการ การอนุมัติการตัดสินผู้ได้รับสัญญา และการแก้ไขเปลี่ยนแปลง กฎเหล่านี้ควบคุมแฟ้มข้อมูลของสำนักงานรัฐบาลเองมากกว่าการจัดซื้อของบริษัท ดังนั้นให้ถือว่ารายการนี้เป็นการตรวจสอบความครอบคลุมสำหรับการออกแบบของคุณเอง

ลองนึกภาพเส้นทางนี้ว่าเป็นเหตุการณ์ที่เปลี่ยนแปลงสถานะของการสั่งซื้อ พร้อมทั้งหลักฐานที่แต่ละเหตุการณ์อ้างอิง เช่น การอนุมัติคำขอ การกำหนดรายชื่อซัพพลายเออร์ การรับข้อเสนอ การลงนามประเมินผล การอนุมัติการตัดสินผู้ได้รับสัญญา การแก้ไขสัญญา การรับสินค้า และการชำระใบแจ้งหนี้ แต่ละช่วงเวลาจะมีผู้ดำเนินการ เวลา และเอกสาร และผู้ตรวจสอบควรจะสามารถย้ายไปมาระหว่างสิ่งเหล่านี้ได้โดยไม่ต้องขอให้สามทีมค้นหากล่องขาเข้าของตน

บันทึกเหตุการณ์การจัดซื้อทุกรายการควรมีฟิลด์ใดบ้าง

บทความเกี่ยวกับวิธีการทำเหมืองกระบวนการ (process-mining) นำเสนอชุดข้อมูลขั้นต่ำที่กระชับ Chiu, Brown-Liburd และ Vasarhelyi อธิบายบันทึกเหตุการณ์ที่ประกอบด้วยอินสแตนซ์ของกระบวนการ กิจกรรม ทรัพยากรที่ปฏิบัติงานนั้น และประทับเวลา เส้นทางจัดซื้อจนถึงชำระเงินที่เป็นตัวอย่างประกอบ เช่น ใบสั่งซื้อ ลายมือชื่อ การรับสินค้า การรับใบแจ้งหนี้ การอนุมัติ และการชำระเงิน ทำหน้าที่แยกแยะลำดับที่เป็นมาตรฐานออกจากลำดับที่ไม่เป็นมาตรฐาน ซึ่งขึ้นอยู่กับการที่เหตุการณ์แต่ละรายการมีอินสแตนซ์ของกระบวนการ กิจกรรม และประทับเวลา ในขณะที่ฟิลด์ทรัพยากรช่วยสนับสนุนการทดสอบอื่นๆ เช่น การแบ่งแยกหน้าที่

กิจกรรมการจัดซื้อต้องการฟิลด์ข้อมูลมากกว่าบันทึกของระบบทั่วไปเล็กน้อย เนื่องจากผู้ตรวจสอบการจัดซื้อจะสอบถามเกี่ยวกับอำนาจหน้าที่และเกณฑ์พื้นฐานด้วย ให้เพิ่มระบบบันทึกข้อมูลและหมายเลขบันทึกดั้งเดิม กฎการอนุมัติที่ใช้ จำนวนเงินและสกุลเงินเมื่อกิจกรรมนั้นเปลี่ยนแปลงภาระผูกพัน และลิงก์ไปยังเอกสารสนับสนุนเวอร์ชันที่จัดเก็บไว้ บันทึกชื่อผู้ดำเนินการหรือบัญชีบริการพร้อมทั้งบทบาทและการมอบอำนาจที่มีผลบังคับใช้ในวันนั้น เพื่อให้การทดสอบการแบ่งแยกหน้าที่สามารถตรวจสอบพบกรณีที่ผู้ขออนุมัติคำขอของตนเองได้

หากข้อมูลจะป้อนเข้าสู่เครื่องมือวิเคราะห์กระบวนการหรือการตรวจสอบ รูปแบบการแลกเปลี่ยนที่เผยแพร่สามารถช่วยให้คุณไม่ต้องทำโปรเจกต์การแปลงข้อมูลในภายหลัง มาตรฐาน IEEE 1849-2023 XES กำหนดรูปแบบ XML สำหรับการแลกเปลี่ยนบันทึกเหตุการณ์ระหว่างระบบที่สร้างข้อมูลเหล่านั้นและเครื่องมือที่วิเคราะห์ข้อมูล และขอบเขตของรูปแบบนี้ระบุให้ระบบจัดซื้อจัดจ้างเป็นหนึ่งในแหล่งข้อมูลดังกล่าว การแมปสคีมาของคุณเข้ากับรูปแบบนี้จะช่วยรักษาความหมายของแต่ละฟิลด์ให้ชัดเจนเมื่อมีการเคลื่อนย้ายข้อมูล แม้ว่าความครบถ้วนสมบูรณ์จะยังคงขึ้นอยู่กับสิ่งที่แต่ละระบบบันทึกไว้ก็ตาม

บันทึกข้อมูลควรเชื่อมโยงกันอย่างไรระหว่างระบบรับเรื่อง (intake) ระบบจัดหา (sourcing) ระบบสัญญา และระบบ ERP

ร่องรอยการดำเนินงานสามารถข้ามผ่านหลายระบบได้ ได้แก่ คำขอในเครื่องมือรับเรื่อง การเสนอราคาในแพลตฟอร์มจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ ข้อตกลงในการจัดการสัญญา ตลอดจนการผูกพันงบประมาณและการชำระเงินในระบบ ERP คู่มือเบื้องต้นเกี่ยวกับมาตรฐานข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างแบบเปิด (Open Contracting Data Standard) จัดการปัญหาที่คล้ายคลึงกันสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยตัวระบุหนึ่งตัวต่อกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างหนึ่งกระบวนการ การเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งจะถูกเผยแพร่เป็นการเผยแพร่ที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อเผยแพร่แล้ว และบันทึกจะทำดัชนีการเผยแพร่เหล่านั้นและสามารถรวมถึงการเผยแพร่ที่รวบรวมไว้ซึ่งเก็บค่าล่าสุดของแต่ละฟิลด์

รูปแบบเดียวกันนี้สามารถใช้งานภายในบริษัทได้เช่นกัน โดยกำหนดรหัสระบุเคสเมื่อรับเรื่อง นำเข้าสู่กระบวนการจัดซื้อ สัญญา ใบสั่งซื้อ และใบแจ้งหนี้ และจัดเก็บข้อมูลอ้างอิงโยงกันทุกครั้งที่ระบบออกหมายเลขของตนเอง สำหรับสัญญาหลัก (framework agreements) ให้ใช้สัญญาเป็นจุดอ้างหลักที่คำสั่งซื้อย่อย (call-off orders) ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้อ้างอิงกลับมา บันทึกประวัติแบบเพิ่มข้อมูลได้อย่างเดียว (append-only) และสร้างมุมมองปัจจุบันจากประวัติเหล่านั้น เพื่อให้ชื่อซัพพลายเออร์หรือราคาที่ถูกแก้ไขปรากฏเป็นเหตุการณ์ใหม่พร้อมเหตุผล ในขณะที่ค่าก่อนหน้ายังคงสามารถอ่านได้เช่นเดิม

เหตุการณ์การจัดซื้อใดบ้างที่จำเป็นต้องมีมาตรการควบคุมที่เข้มงวดที่สุด

ข้อยกเว้นจำเป็นต้องมีการควบคุมที่เข้มงวดที่สุด เนื่องจากเส้นทางมาตรฐานมีเอกสารในตัวอยู่แล้ว ในขณะที่ข้อยกเว้นต้องสร้างบันทึกของตนเองขึ้นมา การตรวจสอบ 2016 ของเทศมณฑลคุก (Cook County) สำหรับการจัดซื้อจากผู้ขายรายเดียวและการจัดซื้อฉุกเฉิน แสดงให้เห็นถึงช่องว่าง: พบว่าแผนกต้นเรื่องไม่ได้ให้เหตุผลที่เพียงพออย่างสม่ำเสมอสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างจากผู้ขายรายเดียว (Sole-source) และยังพบว่าแบบฟอร์มการจัดซื้อฉุกเฉินไม่มีข้อกำหนดในการชี้แจงเหตุผลที่ไม่ขอใบเสนอราคาสามราย

บันทึกข้อยกเว้นแต่ละรายการเป็นประเภทเหตุการณ์ของตนเอง ได้แก่ การให้เหตุผลสำหรับผู้จัดหารายเดียวหรือการเสนอราคารายเดียว การยกเว้นการแข่งขันหรือข้อกำหนดใบเสนอราคา ขั้นตอนนโยบายที่ได้รับการยกเว้นอื่นๆ หรือการเปลี่ยนแปลงราคาหรือปริมาณด้วยตนเองหลังจากมีการประกาศผู้ชนะ แต่ละรายการควรระบุหลักเกณฑ์ที่เบี่ยงเบนไป เหตุผลที่เป็นลายลักษณ์อักษร ผู้อนุมัติและอำนาจหน้าที่ของพวกเขา และเวลาที่เกิดการอนุมัติเมื่อเทียบกับการผูกพันสัญญา ถือว่าขีดจำกัดการมอบหมายอำนาจไม่สามารถยกเว้นได้ในทะเบียน ดังนั้น การอนุมัติที่เกินขีดจำกัดของบุคคลใดบุคคลหนึ่งจึงถูกบันทึกเป็นการส่งเรื่องให้ผู้มีอำนาจระดับสูงกว่าพิจารณาหรือเป็นการผูกพันที่ไม่ได้รับอนุญาตพร้อมกับการให้สัตยาบันและบันทึกการละเมิด

บันทึกการประเมินก็ควรได้รับการปฏิบัติเช่นเดียวกัน ในการตรวจสอบภายใน 2024 ของการจัดซื้อจัดจ้างท้องถิ่นในซูดานใต้, ผู้ตรวจสอบบัญชีของสหประชาชาติ พบว่าการประเมินด้านเทคนิคและการเงินเป็นไปตามเกณฑ์การจัดซื้อจัดจ้างใน 16 ของกรณีตัวอย่างที่สุ่มตรวจ 30 กรณี ในขณะที่ 14 ที่เหลือขาดเอกสารประกอบที่เพียงพอสำหรับการประเมิน การตรวจสอบเดียวกันยังพบว่าคณะกรรมการเปิดซองประกวดราคาได้บันทึกเวลาที่ได้รับเอกสารยื่นข้อเสนอแต่ละฉบับไว้ในเวลาต่อมา ซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่มีการประทับเวลาที่บันทึกไว้ซึ่งร่องรอยการประเมินสามารถเริ่มต้นได้

ควรเก็บบันทึกข้อมูลกิจกรรมการจัดซื้อไว้นานเท่าใด

ระยะเวลาการเก็บรักษาขึ้นอยู่กับเขตอำนาจศาลและประเภทของบันทึก ดังนั้นควรกำหนดร่วมกับฝ่ายกฎหมายและฝ่ายการเงิน แทนที่จะเลือกตัวเลขเดียวสำหรับทุกอย่าง สำหรับสัญญาของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ, ตารางการเก็บรักษาข้อมูลของ FAR แสดงสัญญาและบันทึกที่เกี่ยวข้อง รวมถึงข้อเสนอที่ประสบความสำเร็จและไม่ประสบความสำเร็จ ซึ่งต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 6 ปีหลังจากชำระเงินงวดสุดท้าย หมวดหมู่ย่อยเดียวกันนี้ยังกำหนดให้มีขั้นตอนการถ่ายโอน จัดเก็บ และเรียกค้นข้อมูลเพื่อปกป้องข้อมูลต้นฉบับไม่ให้ถูกแก้ไขเปลี่ยนแปลง

กฎระเบียบด้านภาษีเข้าถึงบันทึกเดียวกันจากอีกทิศทางหนึ่ง ระเบียบวิธีปฏิบัติทางรายได้ของกรมสรรพากร (Internal Revenue Service) ฉบับที่ 98-25 กำหนดให้ผู้เสียภาษีที่อยู่ภายใต้ขอบเขตต้องจัดเก็บบันทึกข้อมูลที่เครื่องอ่านได้ ตราบใดที่เนื้อหาของบันทึกอาจมีสาระสำคัญต่อการบริหารจัดการภาษี นอกจากนี้ยังกำหนดให้ต้องจัดทำเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่สร้างและแก้ไขบันทึกเหล่านั้น รวมถึงสร้างเส้นทางตรวจสอบ (audit trails) ระหว่างบันทึกที่จัดเก็บไว้ สมุดบัญชี และแบบแสดงรายการภาษี ดังนั้น จงจัดเก็บสกีมาของอีเวนต์และประวัติการเปลี่ยนแปลงไว้พร้อมกับข้อมูล

สำหรับบันทึกประวัติเองนั้น ร่างการแก้ไขปรับปรุงของ NIST SP 800-92 กำหนดให้การจัดการบันทึกข้อมูล (log management) เป็นกระบวนการสร้าง ส่ง จัดเก็บ เข้าถึง และกำจัดข้อมูลบันทึก และระบุถึงการเก็บรักษาบันทึกไว้ตามระยะเวลาที่กำหนดเป็นหนึ่งในวัตถุประสงค์ เอกสารนี้เขียนขึ้นสำหรับบันทึกความปลอดภัยทางไซเบอร์ ดังนั้นจึงควรนำมาใช้เพื่อวินัยในการจัดเก็บ การเข้าถึง และการกำจัด มากกว่าใช้เพื่อตัดสินว่าเหตุการณ์การจัดซื้อจัดจ้างใดที่มีความสำคัญ

ทีมงานสามารถทดสอบร่องรอยการตรวจสอบก่อนการตรวจสอบจริงได้อย่างไร

รันชุดทดสอบที่ผู้ตรวจสอบบัญชีจะใช้ จัดลำดับเหตุการณ์สำหรับแต่ละกรณีและมองหาเส้นทางที่ฝ่าฝืนกฎของคุณ เช่น ลายมือชื่อที่บันทึกหลังจากได้รับสินค้าแล้ว ในตัวอย่างโดย Chiu และคณะ, เส้นทางดังกล่าวนับว่าไม่เป็นไปตามมาตรฐาน และผู้เขียนกลุ่มเดียวกันเตือนว่าบันทึกเหตุการณ์ที่ไม่สมบูรณ์จะให้ข้อมูลที่ผู้ตรวจสอบบัญชีไม่สามารถนำไปใช้ได้ จากนั้นให้ตรวจสอบข้อยกเว้นที่ไม่มีการประกาศ เช่น คำสั่งซื้อที่เกินเกณฑ์การแข่งขันโดยไม่มีการจัดซื้อจัดจ้าง หรือใบแจ้งหนี้ที่มีวันที่ก่อนวันออกคำสั่งซื้อ และตรวจสอบว่าข้อยกเว้นทุกข้อที่ประกาศไว้นั้นมีเหตุผลและผู้มีอำนาจอนุมัติกำกับอยู่

คุณภาพของฟิลด์ข้อมูลจำเป็นต้องมีการตรวจสอบของตนเอง แม้แต่ในระบบที่บังคับใช้ ในการทบทวน 2025 ของข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลกลาง, GAO พบว่า หน่วยงาน 36 แห่งจากทั้งหมด 70 แห่งที่รายงานต่อระบบข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างกลาง (Federal Procurement Data System) สำหรับปีงบประมาณ 2023 ยืนยันว่าได้จัดทำรายงานคุณภาพข้อมูลเสร็จสมบูรณ์แล้ว ในขณะที่ส่วนที่เหลือคิดเป็นประมาณ 0.26 เปอร์เซ็นต์ของภาระผูกพันตามสัญญา นอกจากนี้ยังพบว่ามีสองหน่วยงานที่ยังไม่ได้จัดทำแผนดำเนินการแก้ไขสำหรับองค์ประกอบข้อมูลที่มีอัตราความถูกต้องต่ำซ้ำๆ สุ่มตรวจฟิลด์สำคัญในแต่ละช่วงเวลาและมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบมีหน้าที่ค้นหาสาเหตุของข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นซ้ำ

ทะเบียนกิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างควรมีข้อมูลอะไรบ้าง

ใช้ทะเบียนด้านล่างนี้เพื่อตกลงร่วมกันทีละระบบว่ามีเหตุการณ์ใดบ้าง แต่ละเหตุการณ์ต้องมีข้อมูลใด และใครเป็นผู้รับผิดชอบเมื่อมีฟิลด์ข้อมูลที่ขาดหายไป เริ่มต้นจากหมวดหมู่เดียวและกิจกรรมการจัดหาล่าสุดหนึ่งรายการ ไล่ตามรอยตั้งแต่คำขอจนถึงการชำระเงิน และทำเครื่องหมายทุกจุดที่คุณต้องสอบถามบุคคลแทนที่จะอ่านจากบันทึก หากกิจกรรมการจัดหาของคุณ ปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานแบบมีโครงสร้าง RFQ, ขั้นตอนต่างๆ จะจับคู่กับแถวการจัดซื้อจัดจ้าง

บันทึกข้อมูลซัพพลายเออร์ต้องมีเส้นทางการตรวจสอบสองส่วนที่แยกจากกัน เมื่อมีซัพพลายเออร์รายใหม่ ผ่านการประเมินความเสี่ยงของผู้จัดหาแบบแบ่งระดับ, บันทึกเวอร์ชันการประเมิน ผลลัพธ์ และผู้ตรวจสอบเป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นกับผู้จัดจำหน่ายรายนั้น ให้ถือว่าการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดธนาคารทุกรายการเป็นกิจกรรมข้อมูลหลักที่มีความเสี่ยงสูงสำหรับผู้จัดจำหน่ายทุกรายไม่ว่าจะอยู่ในระดับใด โดยต้องบันทึกว่าผู้ใดเป็นผู้ร้องขอ วิธีการยืนยันผ่านข้อมูลติดต่อที่มีอยู่แล้วในระบบ ผู้ใดเป็นผู้ตรวจสอบและอนุมัติ และเวลาใด เพื่อให้การตรวจสอบการชำระเงินสามารถตรวจสอบได้ว่ามีการตรวจสอบสิ่งใดบ้างก่อนที่จะมีการโอนเงิน

ตัวแทน AI เปลี่ยนแปลงเส้นทางการตัดสินใจในการจัดซื้อจัดจ้างอย่างไร