Adquisición de viajes corporativos

eSourcing impulsado por AI para categorías de viajes y gastos

Los viajes corporativos representan un gasto significativo y a menudo incontrolado. Zinit permite la búsqueda competitiva estructurada de la gestión de viajes, programas hoteleros y servicios adyacentes a los viajes, lo que genera ahorros del 10 al 18% con una mejora en el cumplimiento del programa.

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RESUMEN

Descripción general de la categoría

El gasto en viajes corporativos incluye viajes aéreos, alojamiento en hoteles, transporte terrestre, servicios de empresas de gestión de viajes (TMC), tecnología de gestión de gastos, reuniones y eventos, y servicios relacionados con viajes. Para organizaciones con una intensidad de viajes significativa, esta categoría representa 1–4% de los ingresos.

Los viajes corporativos son tanto una categoría de gasto gestionado —regida por la política de viajes y los acuerdos con proveedores preferentes— como una de las categorías más resistentes al cumplimiento, porque los viajeros individuales influyen en las decisiones de compra fuera del control directo de adquisiciones. El diseño del programa es enormemente importante en la adquisición de viajes.

La verdadera competencia no es Coupa o Jaggaer, sigue siendo Excel y el correo electrónico. La mayoría de los eventos de adquisición en esta industria se ejecutan en hojas de cálculo y cadenas de correo electrónico, no en plataformas empresariales.

Análisis de la plataforma Zinit

EL DESAFÍO

Por qué esta categoría tiene poca competencia

Limitación de cumplimiento del viajero

Los ahorros en viajes se obtienen solo cuando los viajeros reservan a través de proveedores preferidos y dentro de la política. Las tasas de cumplimiento suelen oscilar entre 60 y 80%, lo que significa que entre el 20 y el 40% del gasto en viajes fluye fuera de los acuerdos negociados a tasas más altas.

Opacidad de las tarifas de TMC

Las tarifas de las empresas de gestión de viajes —tarifas de transacción, tarifas de cumplimiento, tarifas de informes, tarifas de consultoría— son complejas y no comparables entre los proveedores de TMC. La mayoría de las organizaciones no han realizado una evaluación competitiva de TMC en 3–5 años.

Precisión de las tarifas de hotel

Las tarifas de hotel negociadas en programas de volumen pueden no reflejar las tarifas actuales del mercado para ubicaciones de alta frecuencia. Se requiere una evaluación comparativa y una renegociación periódicas para garantizar que las tarifas negociadas sigan siendo competitivas.

LA SOLUCIÓN

Cómo ayuda Zinit

Abastecimiento competitivo estructurado de servicios TMC

La capacidad estructurada de RFP de Zinit permite la búsqueda competitiva de servicios de gestión de viajes (TMC), programas hoteleros y servicios relacionados con viajes, categorías que con frecuencia se adquieren a través de procesos informales de renovación con proveedores existentes.

Análisis de cumplimiento del programa

La comparación del gasto registrado con el uso de proveedores preferidos revela brechas de cumplimiento y patrones de gasto fuera del programa, identificando tanto la fuga de ahorros como las mejoras en el diseño del programa.

Evaluación comparativa de tarifas hoteleras

Las tarifas hoteleras negociadas se pueden comparar con las tarifas publicadas y los promedios del mercado para ubicaciones de alta frecuencia, identificando propiedades donde las tarifas negociadas están por encima del mercado.

Análisis de tarifas de TMC

Las tarifas de transacción, los costos de cumplimiento y las tarifas de informes varían significativamente entre los proveedores de TMC. La búsqueda competitiva de servicios de TMC produce tanto la reducción de tarifas como la mejora de la capacidad.

Segmentación de gastos de reuniones y eventos

La adquisición de reuniones a menudo se gestiona fuera de los programas de viajes corporativos. El análisis de gastos por tipo de reunión, lugar y servicio revela oportunidades de consolidación y abastecimiento.

PUNTOS DE REFERENCIA VERIFICADOS

Ahorros comprobados en viajes corporativos

Categoría / ApalancamientoRango de ahorro
Servicios de TMC (reabastecimiento competitivo)12–20%
Renegociación del programa hotelero8–15%
Servicios de reuniones y eventos12–22%
Programas de transporte terrestre10–18%
Tecnología de gestión de gastos10–16%
ÁREAS CLAVE

Subcategorías clave

Empresas de Gestión de Viajes (TMC)

Tarifas de transacción y servicio para la reserva de viajes y servicios de gestión

Programas de hoteles

Alojamiento hotelero corporativo y negociación de programas por volumen

Transporte terrestre

Servicios de alquiler de coches, viajes compartidos y transporte terrestre

Reuniones y eventos

Lugares para conferencias, planificación de eventos y coordinación de viajes en grupo

Tecnología de Gestión de Gastos

Plataformas de informes de viajes y gastos y programas de tarjetas

Servicios relacionados con viajes

Seguro de viaje, servicios de visado y gestión de riesgos de viaje

RED DE PROVEEDORES

Proveedores clave en esta categoría

TMC globales

Gestión de viajes de servicio completo con alcance global y plataformas tecnológicas

TMC regionales

Experiencia en el mercado local con especialización geográfica o industrial enfocada

Cadenas y Agregadores de Hoteles

Programas hoteleros directos y servicios de negociación de volumen

Especialistas en reuniones y eventos

Planificación de eventos, búsqueda de sedes y coordinación de viajes en grupo

Plataformas de gestión de gastos

Tecnología T&E, programas de tarjetas y soluciones de informes

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