Prima di andare
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I viaggi aziendali rappresentano una spesa significativa e spesso incontrollata. Zinit consente un approvvigionamento competitivo strutturato della gestione dei viaggi, dei programmi alberghieri e dei servizi correlati ai viaggi, offrendo risparmi del 10–18% con un miglioramento della conformità del programma.
La spesa per viaggi aziendali include viaggi aerei, alloggi in hotel, trasporti via terra, servizi di società di gestione viaggi (TMC), tecnologia di gestione delle spese, riunioni ed eventi e servizi correlati ai viaggi. Per le organizzazioni con un'intensità di viaggio significativa, questa categoria rappresenta il 1–4% del fatturato.
I viaggi aziendali sono sia una categoria di spesa gestita — regolata dalla politica di viaggio e dagli accordi con i fornitori preferiti — sia una delle categorie più resistenti alla conformità, perché i singoli viaggiatori influenzano le decisioni di acquisto al di fuori del controllo diretto del procurement. La progettazione del programma è estremamente importante nel procurement dei viaggi.
La vera concorrenza non è Coupa o Jaggaer, ma è ancora Excel ed e-mail. La maggior parte degli eventi di procurement in questo settore si basa su fogli di calcolo e catene di e-mail, non su piattaforme aziendali.
Analisi della piattaforma Zinit
I risparmi sui viaggi si realizzano solo quando i viaggiatori prenotano tramite fornitori preferiti e in conformità con la policy. I tassi di conformità si attestano tipicamente tra il 60 e il 80% — il che significa che il 20–40% della spesa di viaggio fluisce al di fuori degli accordi negoziati a tariffe più elevate.
Le tariffe delle agenzie di gestione dei viaggi (TMC) – commissioni di transazione, commissioni di adempimento, commissioni di reporting, commissioni di consulenza – sono complesse e non confrontabili tra i vari fornitori di TMC. La maggior parte delle organizzazioni non ha condotto una valutazione competitiva delle TMC negli ultimi 3-5 anni.
Le tariffe alberghiere negoziate nei programmi di volume potrebbero non riflettere le attuali tariffe di mercato per le località ad alta frequenza. Sono necessari regolari benchmark e rinegoziazioni per garantire che le tariffe negoziate rimangano competitive.
La capacità di Zinit di RFP strutturato consente l'approvvigionamento competitivo di servizi TMC, programmi alberghieri e servizi accessori ai viaggi, categorie spesso acquisite tramite processi informali di rinnovo degli incarichi.
Il confronto tra la spesa registrata e l'utilizzo del fornitore preferito rivela lacune di conformità e modelli di spesa fuori programma, identificando sia le perdite di risparmio che i miglioramenti nella progettazione del programma.
Le tariffe alberghiere negoziate possono essere confrontate con le tariffe pubblicate e le medie di mercato per le località ad alta frequenza, identificando le proprietà in cui le tariffe negoziate sono superiori a quelle di mercato.
Le commissioni di transazione, i costi di adempimento e le commissioni di reporting variano in modo significativo tra i fornitori di TMC. L'approvvigionamento competitivo dei servizi TMC produce sia una riduzione delle commissioni che un miglioramento delle capacità.
Il procurement delle riunioni è spesso gestito al di fuori dei programmi di viaggio aziendali. L'analisi della spesa per tipo di riunione, sede e servizio rivela opportunità di consolidamento e sourcing.
| Categoria / Leva | Intervallo di risparmio |
|---|---|
| Servizi TMC (ri-sourcing competitivo) | 12–20% |
| Rinegoziazione del programma alberghiero | 8–15% |
| Servizi per riunioni ed eventi | 12–22% |
| Programmi di trasporto terrestre | 10–18% |
| Tecnologia di gestione delle spese | 10–16% |
Commissioni di transazione e servizio per la prenotazione di viaggi e i servizi di gestione
Sistemazioni alberghiere aziendali e negoziazione di programmi per volumi
Servizi di noleggio auto, ride-sharing e trasporto terrestre
Sedi per conferenze, pianificazione di eventi e coordinamento di viaggi di gruppo
Piattaforme di rendicontazione di viaggi e spese e programmi di carte
Assicurazione di viaggio, servizi di visto e gestione del rischio di viaggio
Gestione completa dei viaggi con portata globale e piattaforme tecnologiche
Competenza del mercato locale con specializzazione geografica o settoriale mirata
Programmi alberghieri diretti e servizi di negoziazione di volumi
Pianificazione eventi, ricerca location e coordinamento viaggi di gruppo
Tecnologia T&E, programmi di carte e soluzioni di reporting
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