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La gestión de impresión y documentos representa un gasto indirecto significativo con una fuerte dinámica de mercado competitivo. Zinit permite un abastecimiento competitivo estructurado, lo que genera ahorros de 15–25% en impresión gestionada, impresión comercial y servicios de documentos.
El gasto en impresión y gestión de documentos incluye servicios de impresión gestionados (MPS), producción de impresión comercial y de marketing, impresión digital e impresión bajo demanda, impresión de gran formato, gestión y archivo de documentos, y servicios de sala de correo. A pesar de las tendencias de volumen decrecientes en algunas categorías, la impresión sigue siendo una categoría de gasto indirecto significativa para la mayoría de las organizaciones, y una en la que la dinámica del mercado competitivo respalda ahorros significativos a través del abastecimiento estructurado.
Los servicios de impresión gestionados, en particular, suelen estar sujetos a contratos a largo plazo con proveedores existentes con precios superiores a los del mercado. Los proveedores de MPS generan una dependencia operativa significativa a través de la gestión de flotas, la ubicación de dispositivos y la gestión de suministros, lo que crea argumentos de costos de cambio que retrasan la recontratación competitiva.
La verdadera competencia no es Coupa o Jaggaer, sigue siendo Excel y el correo electrónico. La mayoría de los eventos de adquisición en esta industria se ejecutan en hojas de cálculo y cadenas de correo electrónico, no en plataformas empresariales.
Realidad del mercado 2025
Los proveedores de servicios de impresión gestionados se integran en las operaciones mediante la colocación de dispositivos, la gestión de suministros y la integración del servicio de asistencia técnica. Esta profundidad operativa crea consideraciones legítimas de cambio que los proveedores actuales utilizan para evitar una nueva contratación competitiva.
A medida que las organizaciones reducen los volúmenes de impresión, las estructuras de los contratos de MPS se vuelven menos favorables en relación con el mercado. La renegociación de los contratos de MPS para reflejar la realidad del volumen actual genera ahorros de manera consistente.
La capacidad estructurada de Zinit RFP permite la contratación competitiva de contratos MPS, programas de impresión comercial y servicios de gestión de documentos, categorías en las que la profundidad de la relación con el proveedor actual suele impedir eventos competitivos.
Los costos de MPS incluyen el arrendamiento del dispositivo, el costo de los suministros, el costo del servicio y los cargos por exceso. El análisis de TCO en los componentes del contrato revela dónde el precio actual excede el mercado.
El volumen de impresión por dispositivo, departamento y ubicación permite dimensionar correctamente la flota de MPS e identificar los dispositivos infrautilizados que generan costes innecesarios.
El gasto en impresión de marketing y operativa entre múltiples proveedores a menudo carece de una gestión consolidada. La agregación del gasto en impresión comercial para el abastecimiento competitivo genera ahorros a través del apalancamiento del volumen.
Modelo comercial de riesgo cero alineado con la entrega de ahorros, no con tarifas de plataforma iniciales.
| Categoría / Apalancamiento | Rango de ahorro |
|---|---|
| Nueva licitación de servicios de impresión gestionados | 15-25% |
| Sourcing competitivo de impresión comercial | 15-22% |
| Impresión de gran formato y especializada | 12-20% |
| Gestión y archivo de documentos | 12-18% |
| Licitación competitiva de servicios de sala de correo | 10-18% |
Gestión de flotas, arrendamiento de dispositivos, tóner y suministros, mantenimiento y programas de optimización de impresión
Materiales de marketing, folletos, tarjetas de presentación, artículos promocionales e impresión operativa
Impresión de tiradas cortas, impresión de datos variables y servicios de impresión bajo demanda
Señalización, pancartas, carteles, expositores y dibujos técnicos
Escaneo, digitalización, archivo, recuperación de documentos y gestión de registros
Procesamiento de correo, servicios de mensajería, manejo de paquetes y operaciones de cumplimiento
Servicios de impresión gestionados, gestión de flotas, arrendamiento de dispositivos y optimización de la impresión
Materiales de marketing, folletos, catálogos e impresión operativa de gran volumen
Impresión de tiradas cortas, datos variables, personalización y servicios bajo demanda
Servicios de escaneo, digitalización, archivo, gestión de registros y recuperación
Procesamiento de correo, coordinación de mensajería, manejo de paquetes y operaciones de cumplimiento
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