Bevor Sie gehen
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Druck- und Dokumentenmanagement stellen einen erheblichen indirekten Ausgabenbereich mit starker Wettbewerbsdynamik dar. Zinit ermöglicht eine strukturierte wettbewerbsorientierte Beschaffung – und liefert 15–25% Einsparungen bei Managed Print, kommerziellem Druck und Dokumentendienstleistungen.
Die Ausgaben für Druck- und Dokumentenmanagement umfassen Managed Print Services (MPS), kommerzielle und Marketing-Druckproduktion, Digitaldruck und On-Demand-Druck, Großformatdruck, Dokumentenmanagement und Archivierung sowie Poststellendienste. Trotz rückläufiger Volumentrends in einigen Kategorien bleiben Druckkosten für die meisten Organisationen eine bedeutende indirekte Ausgabenkategorie – und eine, bei der die wettbewerbsorientierte Marktdynamik durch strukturiertes Sourcing erhebliche Einsparungen ermöglicht.
Insbesondere Managed Print Services sind häufig in langfristige Verträge mit etablierten Anbietern und überhöhten Preisen eingebunden. MPS-Anbieter schaffen eine erhebliche operative Abhängigkeit durch Flottenmanagement, Geräteplatzierung und Liefermanagement – was Argumente für Wechselkosten schafft, die eine wettbewerbsorientierte Neuausschreibung verzögern.
Der eigentliche Wettbewerb sind nicht Coupa oder Jaggaer – es sind immer noch Excel und E-Mail. Die meisten Beschaffungsvorgänge in dieser Branche laufen über Tabellenkalkulationen und E-Mail-Ketten, nicht über Unternehmensplattformen.
Marktrealität 2025
Anbieter von Managed Print Services integrieren sich durch Geräteplatzierung, Liefermanagement und Helpdesk-Integration in den Betrieb. Diese operative Tiefe schafft legitime Wechselüberlegungen, die von etablierten Anbietern genutzt werden, um eine wettbewerbsorientierte Neuausschreibung zu verhindern.
Da Unternehmen das Druckvolumen reduzieren, werden MPS-Vertragsstrukturen im Verhältnis zum Markt ungünstiger. Die Neuausschreibung von MPS-Verträgen zur Anpassung an die aktuelle Volumensituation führt durchweg zu Einsparungen.
Die strukturierte Zinit-Fähigkeit von RFP ermöglicht die wettbewerbsorientierte Beschaffung von MPS-Verträgen, kommerziellen Druckprogrammen und Dokumentenmanagementdiensten – Kategorien, in denen die Tiefe der bestehenden Beziehungen in der Regel wettbewerbsorientierte Ausschreibungen verhindert.
Die MPS-Kosten umfassen Geräteleasing, Verbrauchsmaterialkosten, Servicekosten und Übernutzungsgebühren. Eine TCO-Analyse über die Vertragskomponenten hinweg zeigt, wo die aktuellen Preise den Markt übersteigen.
Das Druckvolumen nach Gerät, Abteilung und Standort ermöglicht die richtige Dimensionierung der MPS-Flotte und die Identifizierung ungenutzter Geräte, die unnötige Kosten verursachen.
Marketing- und operative Druckausgaben bei mehreren Lieferanten werden oft nicht konsolidiert verwaltet. Die Aggregation der kommerziellen Druckausgaben für eine wettbewerbsorientierte Beschaffung führt durch Volumennutzung zu Einsparungen.
Kommerzielles Modell mit Nullrisiko, ausgerichtet auf die Realisierung von Einsparungen, nicht auf anfängliche Plattformgebühren.
| Kategorie / Hebel | Einsparungsbereich |
|---|---|
| Neuausschreibung von Managed Print Services | 15-25% |
| Wettbewerbsfähiges Sourcing für kommerziellen Druck | 15-22% |
| Großformat- und Spezialdruck | 12-20% |
| Dokumentenmanagement und Archivierung | 12-18% |
| Wettbewerbliche Ausschreibung für Poststellendienste | 10-18% |
Flottenmanagement, Geräteleasing, Toner und Verbrauchsmaterialien, Wartung und Druckoptimierungsprogramme
Marketingmaterialien, Broschüren, Visitenkarten, Werbeartikel und operativer Druck
Kleinauflagen, variabler Datendruck und Print-on-Demand-Dienste
Beschilderung, Banner, Plakate, Displays und technische Zeichnungen
Scannen, Digitalisierung, Archivierung, Dokumentenabruf und Aktenverwaltung
Postbearbeitung, Kurierdienste, Paketabwicklung und Fulfillment-Operationen
Managed Print Services, Flottenmanagement, Geräteleasing und Druckoptimierung
Marketingmaterialien, Broschüren, Kataloge und großvolumige operative Drucke
Kleinauflagen, variable Daten, Personalisierung und On-Demand-Dienste
Scan-, Digitalisierungs-, Archivierungs-, Datensatzverwaltungs- und Abrufdienste
Postbearbeitung, Kurierkoordination, Paketabwicklung und Fulfillment-Operationen
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