Xây dựng và Quản trị Mô hình Chi phí Mục tiêu Từ dưới lên (Bottom-Up Should-Cost)

Mô hình chi phí mục tiêu theo phương pháp từ dưới lên (bottom-up) là gì?

Bắt đầu với một đơn vị mua hàng được xác định rõ: một linh kiện hoàn thiện theo bản vẽ đã thỏa thuận, một giờ dịch vụ ở cấp độ kỹ năng chỉ định, hoặc một tuyến giao hàng với các điều kiện dịch vụ đã biết. Ước tính các nguồn lực cần thiết cho đơn vị đó, chứ không phải giá của nhà cung cấp hiện tại. Mô hình có thể là một bảng tính, nhưng mỗi ô cần phải có đơn vị, công thức, nguồn gốc và người chịu trách nhiệm. Việc so sánh giá đơn thuần chỉ đặt câu hỏi liệu một chào giá có giống các chào giá khác hay không; điểm cốt lõi là Định nghĩa phân tích chi phí theo FAR đặt câu hỏi liệu các yếu tố chi phí riêng biệt và lợi nhuận có hỗ trợ một ước tính hợp lý hay không.

Sự phân biệt mang tính quy định đó rất hữu ích như một mô hình phân tích bên ngoài hoạt động mua sắm liên bang, mà không mang theo các nghĩa vụ pháp lý của nó.

Chọn ranh giới trước khi tính toán: bao gồm phần công việc của nhà cung cấp cho đến điểm giao hàng đã thỏa thuận, sau đó giữ lại chi phí vận chuyển, thuế quan, kiểm tra hoặc chi phí chuyển đổi phía người mua trong một góc nhìn tổng chi phí riêng biệt. Một con số tổng hợp ngầm cộng thêm chi phí của người mua vào báo giá của nhà cung cấp sẽ không thể giải thích được các yếu tố kinh tế của chính nhà cung cấp đó. Đối với dịch vụ, hãy thay thế hóa đơn vật liệu bằng số giờ theo vai trò, tỷ lệ sử dụng và cơ sở hạ tầng phân phối; đồng thời duy trì sự chặt chẽ tương tự về đơn vị và các giả định.

Để có cách tiếp cận khác trong việc định hình cuộc trao đổi với nhà cung cấp, hãy xem chiến lược đàm phán mua sắm. Đối với các lựa chọn đầu vào ở cấp độ danh mục, hãy sử dụng chiến lược danh mục chi phí gián tiếp bên cạnh mô hình đơn vị này.

Mẫu này nên chứa các yếu tố chi phí nào?

Hãy thực hiện bước đầu tiên thật gọn nhẹ: số lượng nguyên vật liệu trực tiếp và giá đầu vào tính theo đơn vị; nhân công trực tiếp hoặc thời gian máy móc kèm theo mức phí được xác định sao cho loại trừ bất kỳ chi phí chung nào được cộng thêm riêng; phế liệu hoặc tỷ lệ thu hồi; việc phân bổ chi phí chung có tài liệu chứng minh; và giả định biên lợi nhuận được dán nhãn riêng biệt. Thu thập ngày có dữ liệu nguồn, tiền tệ, khu vực địa lý và thông số kỹ thuật cho từng yếu tố chi phí. Mô hình Hướng dẫn định giá của DLA yêu cầu những người mua của riêng mình chọn các mặt hàng trong giỏ hàng thị trường phản ánh phạm vi và các yếu tố thúc đẩy chi phí. Ví dụ về cơ quan đó củng cố sự cần thiết phải khớp các đầu vào với giao dịch mua, nhưng không quy định một mô hình khu vực tư nhân.

Dưới đây là một phép tính giả định, không phải là chuẩn mực thị trường. Giả sử một kilôgam nguyên vật liệu thuần túy được kết hợp cho mỗi đơn vị được chấp nhận, tỷ lệ thành phẩm đạt chuẩn là 80% và giá đầu vào minh họa là $8 mỗi kilôgam: chi phí vật liệu là (1 ÷ 0.8) × $8 = $10 cho mỗi đơn vị đạt chuẩn. Giả sử thời gian chuyển đổi là 0.4 giờ với đơn giá trực tiếp là $30 mỗi giờ, chưa bao gồm nhóm chi phí chung riêng biệt ($12), cộng với chi phí chung ở mức 25% của chi phí chuyển đổi ($3). Chi phí tài nguyên là $25; mức đánh dấu minh họa 10% trên chi phí đó cộng thêm $2.50, tạo ra mức giá theo mô hình là $27.50.

Giả sử nhà cung cấp báo giá $31 cho cùng một đơn vị và điều khoản: chênh lệch so với trường hợp cơ sở $27.50 là $3.50, đây là một câu hỏi cần điều tra thay vì là kết luận tính phí quá cao. Giữ nguyên các đầu vào khác, mức năng suất 70% làm cho chi phí nguyên vật liệu ở mức khoảng $11.43 và giá mô hình hóa ở mức khoảng $29.07; thay vào đó, 0.5 giờ chuyển đổi làm cho giá mô hình hóa ở mức khoảng $31.63. Các kịch bản riêng biệt đó cho thấy giả định nào có thể giải thích cho báo giá; chúng không xác định được năng suất thực tế, thời gian lao động, chi phí chung hoặc mức chênh lệch giá của nhà cung cấp.

Các chỉ số bên ngoài nên được đưa vào ước tính như thế nào?

Đối với đầu vào sắt hoặc thép tại Hoa Kỳ, BLS chỉ số giá sản xuất sắt và thép, WPU101 là một ví dụ hàng tháng về chuỗi xu hướng giá vật liệu. Đối với xu hướng lao động sản xuất, BLS chỉ số chi phí việc làm tiền lương và tiền công sản xuất, CIS1023000000000I là một ví dụ theo quý. Cả hai đều là chỉ số thay vì giá hóa đơn của nhà cung cấp hoặc đơn giá giờ công đã bao gồm phụ phí; chuỗi dữ liệu lao động bao gồm tiền lương và tiền công, chứ không phải mọi yếu tố cấu thành chi phí nhân công của người sử dụng lao động. Chỉ sử dụng khi khu vực địa lý, vật liệu hoặc vai trò, thông số kỹ thuật và kỳ quan sát phù hợp với vấn đề đang được kiểm tra.

Ghi lại chính xác mã chuỗi và tháng hoặc quý cùng với đầu vào mô hình mà dữ liệu đó cung cấp. Không nhân mức chỉ số hiện tại với số lượng vật tư hoặc giờ công như thể đó là đơn giá đô la; hãy sử dụng một mức cơ sở được chứng minh riêng và, khi có cơ sở bảo vệ, sự thay đổi của chỉ số theo thời gian để kiểm tra một bản cập nhật.

Giữ việc đánh giá lựa chọn nguồn tách biệt khỏi công thức. Một chuyên gia nên kiểm tra xem tuyến trình quy trình, tỷ lệ phế liệu và giả định về năng lực có phù hợp với thông số kỹ thuật hay không. Trưởng nhóm danh mục nên kiểm tra các điều khoản giao hàng và khối hiệu theo hợp đồng; bộ phận tài chính nên kiểm tra cơ sở phân bổ. Phần Chỉ thị của DLA mô tả hỗ trợ kỹ thuật từ các nhà phân tích sản phẩm và kỹ thuật cho quá trình đàm phán.

Một đội ngũ tư nhân có thể phân công các người đánh giá khác nhau; phương pháp thực tiễn có thể áp dụng là ghi lại ai đã kiểm tra từng giả định kỹ thuật và thương mại.

Làm thế nào một nhóm có thể sử dụng mô hình trong cuộc trao đổi với nhà cung cấp?

Mang theo một bảng cầu nối chênh lệch ngắn gọn: giá báo cáo, trường hợp cơ sở theo mô hình, và ảnh hưởng của từng yếu tố thúc đẩy chưa chắc chắn. Trong ví dụ giả định ở trên, báo giá $31 vượt mức cơ sở $27.50 là $3.50; việc thay đổi thời gian chuyển đổi từ 0.4 thành 0.5 giờ sẽ làm cho ước tính dịch chuyển đến khoảng $31.63. Hãy hỏi xem nhà cung cấp phản đối giả định nào trước tiên. Một cấp độ vật liệu, quy mô lô hàng, yêu cầu chất lượng, rủi ro bảo hành hoặc mức dự trữ công suất khác nhau có thể giải thích cho khoảng cách chênh lệch mà không cần bên nào phải sai.

Tránh yêu cầu một bảng chi phí đầy đủ khi một câu hỏi kỹ thuật hẹp hơn sẽ quyết định bước tiếp theo.

Trong nghiên cứu thông tin kế toán, các nhà nghiên cứu đã thu thập các cuộc phỏng vấn và bảng câu hỏi trong chuỗi cung ứng dệt may Ai Cập, đồng thời báo cáo rằng sự thiếu tin tưởng và các hệ thống khác nhau đã làm phức tạp việc chia sẻ chính thức. Bối cảnh của nghiên cứu này khá hẹp, nhưng nó minh họa lý do tại sao một mô hình nên khuyến khích giải thích mà không cần giả định quyền truy cập minh bạch chi phí. Nghiên cứu này không cho thấy một kịch bản đàm phán cụ thể nào giúp tiết kiệm tiền hoặc tất cả các nhà cung cấp sẽ tiết lộ chi phí của họ.

Thống nhất quyết định mà mô hình được cập nhật sẽ hỗ trợ: yêu cầu báo giá khác, thay đổi thông số kỹ thuật, kiểm tra cam kết khối lượng khác, tìm kiếm bằng chứng kỹ thuật hoặc chấp nhận mức giá được chào với lý do có tài liệu ghi nhận. Đóng băng phiên bản mô hình được sử dụng cho quyết định đó. Trong quá trình đánh giá cạnh tranh, bảo vệ các đầu vào bảo mật của từng nhà cung cấp và áp dụng các tiêu chí quyết định mà người mua đã đặt ra cho quy trình đó.

Điều gì nên diễn ra sau quá trình đàm phán?

Chỉ định một mốc kích hoạt rà soát cho từng yếu tố đầu vào thay vì cập nhật lại mọi ô dữ liệu vào cùng một ngày. Xem xét lại các yếu tố đầu vào về vật liệu khi có sự thay đổi về chuỗi dữ liệu có liên quan hoặc thay đổi thông số kỹ thuật; xem xét lại các giả định về nhân công và chi phí chung khi quy trình vận hành, công suất hoặc khối lượng thay đổi. Lưu giữ các phiên bản trước để đội ngũ có thể phân biệt được sự thay đổi thực tế của yếu tố chi phí với một lựa chọn mô hình hóa mới. Nhật ký thay đổi phải nêu rõ tên người chỉnh sửa, bằng chứng và ảnh hưởng đối với ước tính.

Một mô hình có độ tin cậy cao nhất khi nó dễ bị bác bỏ. Hãy yêu cầu bộ phận kỹ thuật xác định hoạt động còn thiếu lớn nhất, hỏi bộ phận tài chính xem một nhóm chi phí có bị tính trùng hay không, và hỏi nhà cung cấp xem giả định nào mâu thuẫn với quy trình của họ. Phiên bản sau những thử thách đó hữu ích hơn một ước tính ban đầu được trau chuốt kỹ lưỡng nhưng lại có các ô bị ẩn. Nếu kết quả vẫn quá nhạy cảm với một đầu vào không thể quan sát được, hãy trình bày một khoảng giá trị và nêu rõ bằng chứng nào sẽ thu hẹp khoảng đó.

AI và các bên đánh giá con người nên phân chia công việc như thế nào?

Giới hạn của phương pháp này là gì?