Delimite el alcance de los servicios de instalaciones multisitio sin eliminar los requisitos locales

¿Qué debe definir un estándar de servicio central una sola vez para cada sitio?

Comience por lo que el trabajo debe lograr. Bajo Subparte 37.6 de la FAR, un contrato de servicios basado en el rendimiento incluye una declaración de trabajo de rendimiento, estándares de rendimiento medibles con un método para evaluar dicho rendimiento y los incentivos correspondientes cuando sea apropiado. En la misma subparte, se indica a las agencias que describan el trabajo, en la mayor medida posible, en función de los resultados requeridos en lugar de cómo se realiza o de la cantidad de horas proporcionadas. Es una norma federal, pero la lógica se traslada a una cartera privada.

Desde el punto de vista de esta guía, el estándar principal debe definir cada línea de servicio una sola vez: el resultado, la métrica, cómo se verifica la métrica y cómo se valora el servicio. Mantenga algunas entradas clave cuando no se pueda verificar un resultado, como un control de acceso designado o un método de limpieza regulado. Deje el personal y las horas fuera del núcleo, y regístrelos en un anexo del sitio únicamente cuando una instalación tenga un motivo para fijarlos.

¿Qué diferencias corresponden a un anexo del sitio local?

Según el estándar de RICS sobre la contratación de gestión de instalaciones, el elemento clave del alcance son los edificios, sitios o terrenos que cubre cada línea de servicio. La misma norma aconseja a los compradores que realizan contrataciones regionales o globales que mantengan las especificaciones lo más coherentes posible, al tiempo que reconocen que los requisitos de servicio varían entre ubicaciones y detallan esas variaciones con claridad. Los acuerdos laborales también pueden diferir: bajo las reglas federales de contratos de servicios, cuando las tarifas salariales negociadas difieren entre ubicaciones, el oficial de contratación identifica qué ubicaciones cubre cada acuerdo.

Desde la perspectiva de esta guía, un anexo del sitio debe contener únicamente las diferencias que tengan una justificación: una ley o permiso local, un requisito de seguridad, un convenio laboral, un horario de operación, normas de acceso o equipos que los demás sitios no posean. Asigne a cada línea un responsable en el sitio y un motivo que el equipo de compras pueda verificar. Una diferencia sin motivo es una preferencia y debe incluirse en una solicitud de cambio en lugar de en el alcance.

¿Cómo deben mantenerse los pedidos de los sitios dentro del acuerdo principal?

Bajo la regla de pedidos en FAR 16.505, cada pedido debe describir todos los servicios con la suficiente claridad como para que su precio total se pueda fijar al realizar el pedido. La misma regla establece que los pedidos deben estar dentro del alcance del contrato, emitirse dentro de su período de ejecución y dentro de su valor máximo. Para un acuerdo marco de servicios comerciales con anexos del sitio, estas son tres pruebas útiles antes de firmar cualquier pedido en el sitio.

Mantenga el acuerdo principal como responsable de los términos compartidos: los estándares de servicio, el método de medición, la lista de tarifas, la responsabilidad y el control de cambios. Cada orden de sitio nombra entonces las instalaciones, los servicios y las frecuencias que se aplican allí, el anexo local y el precio construido a partir de las tarifas fijas, unitarias y de mano de obra acordadas. Si un sitio necesita un servicio que el acuerdo principal no cubre, trátelo como un cambio de alcance a nivel de cartera en lugar de una adición local.

¿Cómo pueden cambiar las frecuencias sin renegociar el contrato?

La flexibilidad debe diseñarse desde el principio. En un documento de conferencia de 1997 sobre contratos de construcción, Norazam Othman señala que las circunstancias cambiantes exigen flexibilidad y que, por lo tanto, los contratos incluyen cláusulas que permiten modificar las especificaciones. El mismo documento indica que a las variaciones se les atribuyen retrasos, disputas y conflictos, y sostiene que los contratos deben redactarse de modo que reflejen las necesidades de las partes cuando cambian las circunstancias. Desde la perspectiva de esta guía, los servicios de instalaciones se enfrentan a una tensión similar cuando cambia la demanda.

Según el estándar de RICS, cada elemento de servicio debe tener su propia metodología de precios, elegida teniendo en cuenta la variación de volumen, la previsibilidad de los costos de insumos y el riesgo. La norma también señala que un comprador puede exigir visibilidad de las ganancias, los gastos generales, la indexación, los márgenes y un cuadro de tarifas. Desde el punto de vista de esta guía, cotice por unidad el trabajo variable, como la limpieza periódica, a partir de dicho cuadro, y establezca el rango dentro del cual los pedidos del sitio pueden modificar las frecuencias sin una enmienda. Fije el extremo inferior de cada rango en un nivel que no sea inferior a cualquier frecuencia que una ley, aseguradora o fabricante de equipos exija en ese sitio.

¿Por qué difieren las tarifas laborales según el sitio y cómo debe reflejarlo la fijación de precios?

Los niveles salariales varían ampliamente según la ubicación. En mayo de 2023, las estimaciones salariales de la BLS para los conserjes sitúan el salario medio por hora en $20.87 en Nueva York y $14.93 en Texas. Para los gestores de instalaciones, las estimaciones correspondientes de la BLS eran $65.14 por hora en Nueva York y $49.98 en Florida. Una tarifa nacional única ocultaría brechas de esa magnitud.

Para los contratos de servicios federales de EE. UU., la diferencia también es un requisito legal. Bajo las reglas de las Normas Laborales para Contratos de Servicios (Service Contract Labor Standards), donde no se aplique el convenio colectivo de un contratista anterior, los contratistas cubiertos pagan al menos los salarios y beneficios marginales que el Departamento de Trabajo determine como vigentes en la localidad. Bajo las mismas reglas, un funcionario de contrataciones que puede identificar todos los posibles lugares de ejecución obtiene una determinación salarial para cada localidad. Los compradores privados se enfrentan a sus propias leyes salariales estatales y locales, las cuales esta guía no analiza.

Indique qué trabajo se cotiza a precio fijo o unitario y cuál mediante el tarifario de mano de obra. Pida a los licitadores que coticen la mano de obra con una columna para cada ubicación o zona salarial y que muestren la base salarial detrás de cada tarifa. Las estimaciones de salarios ocupacionales describen lo que ganan los empleados, no lo que cuesta un contrato, por lo que no deben interpretarse como tarifas de facturación. Son útiles para detectar una tarifa de sitio que se desvía considerablemente del mercado laboral local.

¿Cómo se deben estructurar los estándares de rendimiento por niveles en todas las instalaciones?

Mida cada sitio de la misma manera para los servicios principales. Según el estándar de RICS, un KPI necesita una frecuencia, típicamente mensual, trimestral o anual, y un método de medición e informe. En adquisición federal basada en el rendimiento, el gobierno puede preparar un plan de supervisión de garantía de calidad o pedir a los oferentes que propongan uno.

En un estudio Delphi sobre la externalización de instalaciones en Hong Kong, los paneles de clientes y proveedores evaluaron treinta y cinco factores de éxito, y ambos se inclinaron hacia la medición del rendimiento y la rentabilidad. Los paneles eran pequeños, con catorce participantes clientes y ocho proveedores, por lo que esto debe considerarse como una opinión experta más que como resultados medidos.

Desde el punto de vista de esta guía, se debe mantener un conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPI) principales, medidos e informados de forma idéntica en cada sitio, para que los resultados puedan compararse en toda la cartera. Agregue un KPI local solo cuando un sitio presente un riesgo que los demás no tienen, como un laboratorio, una sala de servidores o una ventanilla de atención al público, y regístrelo en el anexo del sitio correspondiente indicando su motivo.

¿Qué debe contener un registro de alcance principal más local?

Utilice el registro a continuación para acordar, antes de que se envíe la solicitud de propuestas, qué partes del alcance son fijas para todos los sitios y cuáles pertenecen a un anexo del sitio. Incorpore el registro acordado en la guía para flujos de trabajo estructurados de RFQ para que los licitadores coticen la misma estructura, y evalúe el riesgo de entrega de los licitadores con la guía para la evaluación de riesgos de proveedores por niveles.

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