Standortübergreifende Facility-Dienstleistungen definieren, ohne lokale Anforderungen zu verwässern

Was sollte ein Kerndienstleistungsstandard für jeden Standort einheitlich definieren?

Beginnen Sie damit, was die Arbeit leisten muss. Einschlägig ist FAR-Unterabschnitt 37.6: Danach umfasst ein leistungsbezogener Dienstleistungsvertrag eine Leistungsbeschreibung (Performance Work Statement), messbare Leistungsstandards mit einer Methode zur Leistungsbewertung sowie gegebenenfalls Anreize. Zudem verlangt die Vorschrift in demselben Unterabschnitt, dass Behörden die Arbeit so weit wie möglich anhand der geforderten Ergebnisse beschreiben und nicht danach, wie sie ausgeführt wird oder wie viele Stunden erbracht werden. Das ist eine Vorschrift auf US-Bundesebene, aber diese Logik lässt sich auch auf ein privates Portfolio übertragen.

Nach Ansicht dieses Leitfadens sollte der Kernstandard jede Leistungsart einmal definieren: das Ergebnis, die Messgröße, wie die Messgröße überprüft wird und wie die Leistung bepreist wird. Behalten Sie einige wenige zentrale Input-Vorgaben bei, wenn ein Ergebnis nicht überprüft werden kann, wie etwa eine namentlich genannte Zugangskontrolle oder eine regulierte Reinigungsmethode. Lassen Sie Personalbestand und Stunden aus dem Kernbereich heraus und erfassen Sie diese nur dann in einem Standortanhang, wenn ein Standort einen Grund hat, sie festzulegen.

Welche Unterschiede gehören in einen lokalen Standortanhang?

Laut dem RICS-Standard, der die Beschaffung von Facility Management behandelt, sind die Gebäude, Standorte oder Grundstücke, die eine Leistungsart jeweils abdeckt, das Schlüsselelement des Leistungsumfangs. Derselbe Standard rät Einkäufern, die regionale oder globale Beschaffungen durchführen, die Spezifikationen so einheitlich wie möglich zu halten, dabei anzuerkennen, dass die Serviceanforderungen je nach Standort variieren, und diese Abweichungen klar darzulegen. Auch Tarifverträge können sich unterscheiden. Einschlägig sind die Bundesvorschriften für Dienstleistungsverträge: Wo ausgehandelte Lohnsätze zwischen Standorten abweichen, legt der Contracting Officer fest, welche Standorte die jeweilige Vereinbarung abdeckt.

Nach Ansicht dieses Leitfadens sollte ein Standortanhang nur Abweichungen enthalten, die einen Grund haben: ein lokales Gesetz oder eine Genehmigung, eine Sicherheitsanforderung, einen Tarifvertrag, Betriebszeiten, Zugangsregeln oder Ausrüstung, über die die anderen Standorte nicht verfügen. Weisen Sie jeder Zeile einen Verantwortlichen am Standort und einen Grund zu, den das Beschaffungsteam überprüfen kann. Eine Abweichung ohne Grund ist eine Präferenz und gehört in eine Änderungsanfrage statt in den Leistungsumfang.

Wie können Standortbestellungen innerhalb der Rahmenvereinbarung bleiben?

Gemäß der Bestellregel in FAR 16.505, die das Bestellverfahren regelt, muss jede Bestellung alle Dienstleistungen so klar beschreiben, dass ihr Gesamtpreis bei der Auftragserteilung festgelegt werden kann. Dieselbe Regel besagt, dass Bestellungen innerhalb des Leistungsumfangs des Vertrags liegen und innerhalb seines Leistungszeitraums sowie seines Höchstwerts erteilt werden müssen. Für einen privatwirtschaftlichen Rahmenvertrag über Dienstleistungen mit Standortanhängen sind dies drei nützliche Prüfungen, bevor ein Standortauftrag unterzeichnet wird.

Sorgen Sie dafür, dass der Rahmenvertrag für die gemeinsamen Bedingungen verantwortlich bleibt: die Servicestandards, die Messmethode, das Preisverzeichnis, die Haftung und das Änderungsmanagement. Jede Standortbestellung benennt dann das Gebäude, die dort geltenden Dienste und Intervalle, den lokalen Standortanhang sowie den Preis, der sich aus den vereinbarten Fest-, Stück- und Stundensätzen zusammensetzt. Wenn ein Standort einen Service benötigt, der nicht im Rahmenvertrag abgedeckt ist, behandeln Sie dies als eine Leistungsänderung auf Portfolio-Ebene anstelle einer lokalen Ergänzung.

Wie können sich die Intervalle ändern, ohne den Vertrag neu verhandeln zu müssen?

Flexibilität muss von Anfang an eingeplant werden. In einem Konferenzpapier von 1997 über Bauverträge weist Norazam Othman darauf hin, dass sich ändernde Umstände Flexibilität erfordern und Verträge daher Klauseln enthalten, die Spezifikationsänderungen ermöglichen. Dasselbe Papier berichtet, dass Abweichungen für Verzögerungen, Streitigkeiten und Konflikte verantwortlich gemacht werden, und argumentiert, dass Verträge so gestaltet sein sollten, dass sie die Bedürfnisse der Parteien bei veränderten Umständen widerspiegeln. Aus Sicht dieses Leitfadens sind Facility-Services mit einer ähnlichen Spannung konfrontiert, wenn sich die Nachfrage ändert.

Laut dem RICS-Standard, einem Berufsstandard für die Beschaffung von Facility Management, sollte jedes Leistungselement eine eigene Preismethodik haben, die unter Berücksichtigung von Mengenschwankungen, der Vorhersehbarkeit der Inputkosten und des Risikos gewählt wird. Der Standard weist zudem darauf hin, dass ein Einkäufer Einblick in Gewinn, Gemeinkosten, Indexierung, Aufschläge und ein Preisverzeichnis verlangen kann. Nach Auffassung dieses Leitfadens sollten Sie variable Leistungen wie die periodische Reinigung pro Einheit nach diesem Preisverzeichnis bepreisen und den Bereich festlegen, in dem Standortaufträge die Frequenzen ohne Vertragsänderung verschieben können. Setzen Sie das untere Ende jedes Bereichs nicht niedriger an als jede Frequenz, die ein Gesetz, ein Versicherer oder ein Gerätehersteller an diesem Standort vorschreibt.

Warum unterscheiden sich die Lohnsätze je nach Standort und wie sollte die Preisgestaltung dies widerspiegeln?

Lohnniveaus variieren je nach Standort stark. Im Mai 2023 bezifferten die Lohnschätzungen des BLS für Reinigungskräfte den durchschnittlichen Stundenlohn auf $20.87 in New York und $14.93 in Texas. Für Facility-Manager lagen die entsprechenden Schätzungen des BLS bei $65.14 pro Stunde in New York und $49.98 in Florida. Ein einheitlicher nationaler Satz würde Abweichungen dieser Größe verschleiern.

Bei US-Bundesdienstleistungsverträgen ist dieser Unterschied zudem rechtlich vorgeschrieben. Einschlägig sind die Vorschriften der Service Contract Labor Standards: Wo kein Tarifvertrag eines Vorgängerauftragnehmers gilt, zahlen erfasste Auftragnehmer mindestens die Löhne und Lohnnebenleistungen, die das Arbeitsministerium als ortsüblich ermittelt. Zudem bestimmen dieselben Regeln, dass ein Contracting Officer, der alle möglichen Leistungsorte ermitteln kann, für jede Lokalität eine Lohnfestsetzung einholt. Private Einkäufer unterliegen den eigenen Lohngesetzen ihrer Bundesstaaten und Kommunen, die dieser Leitfaden nicht untersucht.

Legen Sie fest, welche Arbeiten zu einem Fest- oder Stückpreis und welche über die Lohnsatzliste abgerechnet werden. Bitten Sie Bieter, die Arbeitskosten mit einer Spalte für jeden Standort oder Lohnbezirk zu bepreisen und die Lohnbasis hinter jedem Satz auszuweisen. Berufsspezifische Lohnschätzungen beschreiben, was Mitarbeiter verdienen, und nicht, was ein Vertrag kostet; lesen Sie sie daher nicht als Abrechnungssätze. Sie sind nützlich, um einen Standortsatz zu erkennen, der stark vom lokalen Arbeitsmarkt abweicht.

Wie sollten Leistungsstandards über verschiedene Standorte hinweg abgestuft werden?

Messen Sie jeden Standort für die Kerndienstleistungen auf dieselbe Weise. Laut dem RICS-Standard, dem bereits zitierten Berufsstandard, benötigt ein KPI eine Frequenz – typischerweise monatlich, quartalsweise oder jährlich – sowie eine Methode zur Messung und Berichterstattung. Ein Beispiel liefert die leistungsbezogene Beschaffung des US-Bundes: Dort kann die Behörde einen Qualitätssicherungs-Überwachungsplan (Quality Assurance Surveillance Plan) erstellen oder Bieter bitten, einen solchen vorzuschlagen.

In einer Delphi-Studie zum Facility-Outsourcing in Hongkong, in der Gremien aus Auftraggebern und Dienstleistern fünfunddreißig Erfolgsfaktoren bewerteten, neigten beide Gruppen der Messung von Leistung und Kosteneffizienz zu. Die Gremien waren mit vierzehn Teilnehmern auf Auftraggeber- und acht auf Dienstleisterseite klein; betrachten Sie dies daher eher als Expertenmeinung denn als gemessene Ergebnisse.

Nach Auffassung dieses Leitfadens sollten Sie einen festen Satz von Kern-KPIs beibehalten, die an jedem Standort identisch gemessen und berichtet werden, damit die Ergebnisse im gesamten Portfolio vergleichbar sind. Fügen Sie einen lokalen KPI nur dort hinzu, wo ein Standort ein Risiko aufweist, das die anderen nicht haben – wie etwa ein Labor, ein Serverraum oder ein Serviceschalter –, und halten Sie ihn mit seiner Begründung im Standortanhang dieses Standorts fest.

Was sollte ein Register für einen Core-plus-Local-Leistungsumfang enthalten?

Nutzen Sie das untenstehende Register, um noch vor Versendung der Ausschreibung zu vereinbaren, welche Teile des Leistungsumfangs für alle Standorte einheitlich festgelegt sind und welche in einen Standortanhang gehören. Damit alle Bieter dieselbe Struktur bepreisen, übernehmen Sie das vereinbarte Register in die Angebotsanfrage nach dem Leitfaden für strukturierte RFQ-Workflows und bewerten Sie das Lieferrisiko der Bieter mit dem Leitfaden zur abgestuften Lieferantenrisikobewertung.

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