地域の要件を損なわずにマルチサイト施設サービスのスコープを策定する

コアサービス基準では、全サイト共通で何を一度だけ定義すべきか？

作業が達成しなければならない目標から始めます。 連邦調達規則（FAR）サブパート37.6では、性能ベースのサービス契約には、性能作業明細書、性能評価方法を伴う測定可能な性能基準、および必要に応じたインセンティブが含まれます。 同じサブパートでは、作業のやり方や提供される稼働時間数ではなく、必要な結果の観点から可能な限り作業を説明するよう機関に指示されています。これは連邦政府の規則ですが、その論理は民間ポートフォリオにも適用されます。

本ガイドの考え方として、コア標準では各サービスラインを1回定義すべきです：結果、測定基準、測定基準の確認方法、およびサービスの価格設定方法です。特定された入退室管理や規制された清掃方法など、成果物が確認できない場合に備えて、いくつかの主要なインプットは残しておきます。人員数や稼働時間はコアから外し、拠点がそれらを固定する正当な理由がある場合にのみサイトスケジュールに記録してください。

どのような違いがローカルサイトのスケジュールに含まれるべきですか？

「 ファシリティマネジメント調達に関するRICS基準」によると、スコープの主要な要素は、各サービスラインがカバーする建物、敷地、または土地です。同一の基準では、地域またはグローバルな調達を実施するバイヤーに対し、仕様を可能な限り一貫させつつ、場所によってサービス要件が異なることを認識し、そうした差異を明確に示すよう推奨しています。労働協約も異なる場合があります。 連邦サービス契約規則では、場所によって交渉済みの賃金率が異なる場合、契約担当官は各労働協約がどの場所をカバーしているかを特定します。

本ガイドの見解では、拠点別のスケジュールに含めるべき差異は、正当な理由（現地の法令や許可証、安全要件、労使協定、営業時間、アクセス規則、または他の拠点にはない設備など）があるものに限定すべきです。各行には拠点側の責任者を割り当て、調達チームが確認できる理由を明記してください。理由のない差異は単なる「好み」であり、スコープではなく変更要求の対象となります。

拠点ごとの発注は、どのように親契約の枠内に収めるべきでしょうか？

「 FAR 16.505 の発注規則」に基づき、各注文には、注文時に全価格が確定できるよう、すべてのサービスが十分に明確に記載されていなければなりません。同じ規則により、注文は契約のスコープ内であり、履行期間内かつ最大金額の範囲内で発行されなければならないとされています。拠点別の仕様・条件書付きの商用マスターサービス契約において、これらはサイト注文に署名する前に確認すべき三つの有益なテストです。

共通の条件（サービス基準、測定方法、レートカード、責任範囲、変更管理）については親契約で責任を持ちます。各拠点の注文書では、対象となる敷地、サービス、頻度、現地のスケジュール、および合意された固定費、単価、労務費から算出された価格を指定します。親契約でカバーされていないサービスが拠点に必要な場合は、現地での追加ではなく、ポートフォリオレベルでのスコープ変更として扱ってください。

契約を再交渉せずに頻度を変更するにはどうすればよいですか？

柔軟性はあらかじめ組み込まれていなければなりません。建設契約に関する1997年の会議論文において、 ノラザム・オスマン は、状況の変化には柔軟性が求められ、したがって契約には仕様変更を許可する条項が盛り込まれると指摘しています。同じ論文では、変更が遅延、紛争、対立の原因として非難されていることを報告しており、状況が変化した際の当事者のニーズを反映して契約が起草されるべきであると主張しています。本ガイドの観点では、ファシリティサービスも需要の変化に伴い、同様の緊張関係に直面します。

「 RICS基準」によると、各サービス要素には、数量の変動、投入コストの予測可能性、およびリスクを念頭に置いて選択された独自の価格設定方法が必要です。また、同基準は、買い手が利益、間接費、インデックス連動、マークアップ、および単価表の開示を求める場合があることにも言及しています。本ガイドの見解では、定期清掃のような変動する作業はその単価表に基づいて単位あたりで価格設定し、サイトの発注が契約変更なしに頻度を変更できる範囲を設定してください。各範囲の下限は、法令、保険会社、または設備メーカーがそのサイトで要求するどの頻度よりも低くならないように設定してください。

拠点によって労務単価が異なるのはなぜか、また価格設定にはどのように反映されるべきか？

賃金水準は地域によって大きく異なります。2023年5月時点において、 清掃員の賃金に関する米国労働統計局（BLS）の推計 によると、ニューヨーク州では $20.87、テキサス州では $14.93 の平均時給となっています。ファシリティマネージャーについては、 対応するBLS（米国労働統計局）の推計値 はニューヨーク州で1時間あたり $65.14、フロリダ州で $49.98 でした。単一の全国統一レートでは、これほどの規模の格差が隠されてしまいます。

米国連邦サービス契約の場合、この違いは法的要件でもあります。 サービス契約労働基準法（Service Contract Labor Standards）の規則では、前任の請負業者の労働協約が適用されない場合、対象となる請負業者は、労働省がその地域で一般的であると認定した賃金およびフリンジベネフィット以上を支払うものとする。 同じルールでは、履行可能性のあるすべての場所を特定できる契約担当官は、各地域ごとの賃金決定を取得する。民間バイヤーは独自の州法および地方の賃金法の適用を受けるが、本ガイドではそれらの調査は行わない。

どの作業が固定価格または単価で価格設定され、どれが労務費レートカードを通じて価格設定されるかを明記してください。入札者に対し、各ロケーションまたは賃金ゾーンの列を設けて労務費を価格設定し、各レートの根拠となる賃金基準を示すよう依頼してください。職業別賃金見積もりは従業員の報酬を表すものであり、契約コストを表すものではないため、請求レートとして読み取らないでください。これらは、地域の労働市場から大幅に乖離しているサイトのレートを発見するのに役立ちます。

拠点間でパフォーマンス基準をどのように階層化すべきでしょうか？

コアサービスについては、すべてのサイトを同一の方法で測定します。 RICS基準によると、KPIには通常、月次、四半期、または年次といった頻度と、測定および報告の方法が必要です。 連邦政府の成果ベースの調達では、政府は品質保証サーベイランス計画を作成するか、提案者にその作成を求めることができます。

「 香港におけるファシリティ・アウトソーシングのデルファイ法による調査」では、クライアントおよびサービスプロバイダーのパネルが三十五の成功要因を評価し、双方ともパフォーマンスと費用対効果の測定に傾いていた。パネルの規模は小さく、クライアント側十四名、プロバイダー側八名の参加者であったため、これを測定結果というよりは専門家の意見として扱うべきである。

本ガイドの見解では、すべての拠点において同一の方法で測定および報告される一連のコアKPIを維持し、ポートフォリオ全体で結果を比較できるようにすることを推奨しています。ローカルKPIは、研究所、データルーム、窓口など、他の拠点にはないリスクをその拠点が抱えている場合にのみ追加し、その理由とともにその拠点のスケジュールに記録してください。

コア・プラス・ローカル型のスコープ登録簿には何を記載すべきか？

提案依頼書（RFP）の発行前に、スコープのどの部分が全サイト共通で固定され、どの部分が拠点別の仕様・条件書に属するのかを、以下のレジスターを用いて合意してください。合意したレジスターを「 構造化されたRFQワークフローのためのガイド 」に引き継ぎ、入札者が同じ構造で価格設定を行えるようにしてください。また、入札者の納期リスクは、次のガイドで評価してください： 段階的サプライヤリスク評価ガイド.

AIエージェントは、複数拠点のファシリティサービスのスコープ設定をどう変えるのか？