Escopo de Serviços de Instalações Multi-local sem Excluir Requisitos Locais

O que um padrão de serviço central deve definir de forma padronizada para cada local?

Comece pelo que o trabalho deve realizar. Sob Subparte FAR 37.6, um contrato de serviço baseado em desempenho inclui uma declaração de trabalho de desempenho, padrões de desempenho mensuráveis com um método de avaliação e incentivos quando aplicável. Conforme a mesma subparte, as agências devem descrever o trabalho, na maior medida possível, em termos dos resultados exigidos, em vez de como ele é feito ou do número de horas fornecidas. Essa é uma regra federal, mas a lógica se aplica a um portfólio privado.

Na visão deste guia, o padrão central deve definir cada linha de serviço uma única vez: o resultado, a métrica, como a métrica é verificada e como o serviço é precificado. Mantenha alguns insumos-chave quando um resultado não puder ser verificado, como um controle de acesso nomeado ou um método de limpeza regulamentado. Deixe o quadro de funcionários e as horas de fora do escopo central, registrando-os em um anexo da unidade apenas quando houver um motivo justificado para fixá-los.

Quais diferenças devem constar em um anexo local por unidade?

De acordo com a norma da RICS sobre a contratação de gestão de instalações, o elemento-chave do escopo são os edifícios, instalações ou terrenos que cada linha de serviço abrange. A mesma norma aconselha compradores que realizam aquisições regionais ou globais a manterem as especificações o mais consistentes possível, reconhecendo que os requisitos de serviço variam entre os locais, e a detalhar essas variações claramente. Os acordos trabalhistas também podem diferir: sob as regras federais de contratos de serviços, onde as taxas salariais negociadas diferem entre os locais, o oficial de contratação identifica quais locais cada acordo abrange.

Na visão deste guia, o anexo de uma unidade deve conter apenas diferenças que tenham um motivo: uma lei ou permissão local, um requisito de segurança, um acordo trabalhista, horário de funcionamento, regras de acesso ou equipamentos que os outros sites não possuem. Atribua um responsável a cada linha no site e um motivo que a equipe de compras possa verificar. Uma diferença sem motivo é uma preferência e deve constar em uma solicitação de alteração, e não no escopo.

Como os pedidos locais devem permanecer dentro do acordo principal?

Sob a regra de pedido no FAR 16.505, cada pedido deve descrever todos os serviços com clareza suficiente para que seu preço total possa ser definido no momento em que o pedido é feito. A mesma regra determina que os pedidos devem estar dentro do escopo do contrato, emitidos dentro de seu período de desempenho e dentro de seu valor máximo. Para um contrato mestre de serviços comerciais com anexos por unidade, esses são três testes úteis antes que qualquer pedido de site seja assinado.

Mantenha o contrato principal responsável pelos termos compartilhados: os padrões de serviço, o método de medição, a tabela de preços, a responsabilidade civil e o controle de alterações. Cada pedido por unidade especifica então as instalações, os serviços e as frequências aplicáveis no local, o anexo local e o preço composto com base nas tarifas fixas, unitárias e de mão de obra acordadas. Se uma unidade precisar de um serviço não coberto pelo contrato principal, trate-o como uma alteração de escopo em nível de portfólio, e não como uma adição local.

Como as frequências podem ser alteradas sem renegotiar o contrato?

A flexibilidade deve ser projetada desde o início. Em um documento de conferência de 1997 sobre contratos de construção, Norazam Othman observa que circunstâncias em mudança exigem flexibilidade e que, portanto, os contratos contêm cláusulas que permitem alterações na especificação. O mesmo artigo relata que as variações são culpadas por atrasos, disputas e conflitos, e argumenta que os contratos devem ser redigidos para refletir as necessidades das partes quando as circunstâncias mudam. Na visão deste guia, os serviços de facilities enfrentam uma tensão semelhante quando a demanda muda.

De acordo com o padrão RICS, cada elemento de serviço deve ter sua própria metodologia de precificação, escolhida com foco na variação de volume, previsibilidade de custo de insumos e risco. A norma também observa que o comprador pode exigir visibilidade de lucro, custos gerais, indexação, margens de lucro e uma tabela de tarifas. Na visão deste guia, precifique por unidade os serviços variáveis, como a limpeza periódica, com base nessa tabela e defina o intervalo no qual os pedidos do local podem alterar frequências sem uma emenda. Defina o limite inferior de cada intervalo em um patamar não inferior a qualquer frequência exigida por lei, seguradora ou fabricante do equipamento nesse local.

Por que as tarifas de mão de obra diferem entre unidades, e como a precificação deve refletir isso?

Os níveis salariais variam amplamente por localização. Em maio de 2023, as estimativas salariais do BLS para zeladores estimam o salário médio por hora em $20.87 em Nova York e $14.93 no Texas. Para gestores de instalações, as estimativas correspondentes do BLS eram $65.14 por hora em Nova York e $49.98 na Flórida. Uma única tarifa nacional ocultaria lacunas dessa magnitude.

Para contratos de serviços federais dos EUA, a diferença também é uma exigência legal. Sob as regras das Normas de Trabalho em Contratos de Serviços (Service Contract Labor Standards), onde nenhum acordo coletivo de trabalho de um contratado anterior se aplica, os contratados cobertos pagam pelo menos os salários e benefícios marginais que o Departamento do Trabalho considera prevalecentes na localidade. Sob as mesmas regras, um oficial de contratação que consiga identificar todos os locais possíveis de execução obtém uma determinação salarial para cada localidade. Compradores do setor privado enfrentam suas próprias leis salariais estaduais e locais, as quais este guia não aborda.

Indique qual trabalho tem preço fixo ou unitário e qual utiliza a tabela de taxas de mão de obra. Peça aos licitantes que precifiquem a mão de obra com uma coluna para cada local ou zona salarial e mostrem a base salarial por trás de cada taxa. As estimativas de salários ocupacionais descrevem o que os funcionários ganham, e não o custo de um contrato, portanto não as interprete como tarifas faturadas. Elas são úteis para identificar uma taxa de local que esteja muito fora da realidade do mercado de trabalho local.

Como os padrões de desempenho devem ser estruturados em níveis entre as unidades?

Meça cada site da mesma maneira para os serviços centrais. De acordo com o padrão RICS, um KPI precisa de uma frequência, tipicamente mensal, trimestral ou anual, e de um método de medição e relatório. Em aquisição federal baseada em desempenho, o governo pode preparar um plano de vigilância de garantia de qualidade ou pedir aos proponentes que proponham um.

Em um estudo Delphi sobre terceirização de instalações em Hong Kong, painéis de clientes e prestadores de serviços avaliaram trinta e cinco fatores de sucesso, e ambos tenderam para a medição de desempenho e relação custo-benefício. Os painéis eram pequenos, com quatorze participantes clientes e oito prestadores, portanto, trate isso como opinião de especialistas e não como resultados mensurados.

Na visão deste guia, mantenha um único conjunto de KPIs principais, medidos e reportados de forma idêntica em cada unidade, para que os resultados possam ser comparados em todo o portfólio. Adicione um KPI local apenas onde uma unidade apresentar um risco que as outras não possuem, como um laboratório, uma sala de servidores ou um atendimento ao público, e registre-o no anexo dessa unidade com a respectiva justificativa.

O que um registro de escopo central mais local ("core-plus-local") deve conter?

Use o registro abaixo para acordar, antes do envio da solicitação de propostas, quais partes do escopo são fixas para cada site e quais pertencem a um anexo da unidade. Leve o registro acordado para o guia para fluxos de trabalho estruturados de RFQ para que os proponentes precifiquem a mesma estrutura. Avalie o risco de entrega dos proponentes com o guia para avaliação de risco de fornecedores em camadas.

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