Trả lời BCG: Thiết kế lại là đúng. Đây là những gì nó tiêu tốn của bạn.

BCG nói đúng rằng AI trong mua sắm đòi hỏi phải thiết kế lại quy trình làm việc, nhưng một CPO vẫn phải định giá việc thiết kế lại đó: năng lực được giải phóng sẽ đến đâu, điều gì xảy ra với hợp đồng bộ phần mềm được gói gọn trong quy trình làm việc cũ, và ai có thể cho phép một đại lý hành động mà không cần hỏi.

BCG đã đúng về việc tái thiết kế

Wolfgang Schnellbächer và các đồng tác giả BCG của ông đã đưa ra một quan điểm mà các nhà lãnh đạo mua sắm cần nghe: ngừng đặt AI vào cùng một quy trình làm việc lấy con người làm trung tâm và bắt đầu “Thiết kế lại dựa trên quy trình làm việc, không phải công cụ.” Khuyến nghị cấp doanh nghiệp của họ rất quan trọng vì đây không chỉ là một giao dịch mua công nghệ: hãy thiết kế lại nguồn cung ứng đến thanh toán xung quanh các đại lý và có CEO hoặc COO dẫn dắt sự thay đổi để kiến trúc mua sắm phục vụ toàn bộ doanh nghiệp.

Các con số cần kỷ luật hơn luận điểm. Bài viết nói rằng một mô hình được thiết kế lại có thể giải phóng năng lực của người mua bằng 60%, ghi rõ con số đó là mô hình BCG, và nó ước tính 70% nỗ lực cần được dành cho con người, tổ chức và thiết kế lại quy trình. Đó là năng lực được mô hình hóa và nỗ lực ước tính, không phải kết quả mua sắm được quan sát. Bài viết cũng trình bày ba phạm vi kết quả dưới dạng quan sát, trong khi đoạn công khai được ghim không đưa ra mẫu, nhóm so sánh hoặc phương pháp nào bên cạnh chúng. Tôi sẽ sử dụng các số liệu để đặt câu hỏi, không phải để xây dựng một trường hợp kinh doanh.

Năng lực được giải phóng cần có nơi để đi

Một nghiên cứu riêng về mua sắm công nghệ 2026 BCG khảo sát hơn 200 CIO, lãnh đạo mua sắm và người mua chuyên biệt trên khắp Bắc Mỹ, Châu Âu và Châu Á-Thái Bình Dương. Các tổ chức kết hợp triển khai với xây dựng năng lực, thiết kế lại quy trình và quản trị đã báo cáo kết quả mạnh mẽ hơn so với những người chỉ tập trung vào công nghệ. Đó là một hướng đi hữu ích và một sự liên kết tự báo cáo từ một nghiên cứu của công ty tư vấn, không phải bằng chứng nhân quả cho thấy việc thay đổi sơ đồ tổ chức tạo ra giá trị.

Bằng chứng độc lập về nơi năng lực được đặt mỏng hơn so với sự tự tin của hầu hết các kế hoạch AI. Gartner cho biết nhiều người dùng đang thấy ROI không đồng đều hoặc không đạt được kỳ vọng, trong khi nghiên cứu mua sắm được bình duyệt đề xuất các mô hình lai sử dụng chuyên môn của con người để xác thực các kết quả đầu ra của AI và thực hiện các điều chỉnh. Không nguồn nào cho CPO biết vai trò nào biến mất, chủ sở hữu danh mục nào có thêm phạm vi, hoặc ngân sách nào chi trả cho khả năng của đại lý trung tâm. Đó là những quyết định của lãnh đạo, đó chính là lý do tại sao một tỷ lệ phần trăm năng lực tự nó không phải là một kế hoạch nhân sự.

• Chỉ định chủ sở hữu trung tâm của các tiêu chuẩn đại lý, kiểm soát, quy trình làm việc có thể tái sử dụng và lưu giữ bằng chứng.
• Giữ chiến lược thương mại, thông số kỹ thuật, lựa chọn nhà cung cấp, trao giải và mối quan hệ với chủ sở hữu danh mục và chức năng chéo được chỉ định.
• Quyết định trước khi thử nghiệm xem thời gian được giải phóng có trở thành phạm vi danh mục rộng hơn, công việc nhà cung cấp sâu hơn, một nhóm nhỏ hơn theo thời gian hay chỉ đơn giản là năng lực không được sử dụng.

Việc gia hạn bộ phần mềm cũ thuộc về kế hoạch

BCG khuyến nghị nâng cấp từng mô-đun dần dần tách rời và thay thế các hệ thống cũ, trong khi ví dụ về đại lý tìm nguồn cung ứng của nó chỉ gửi công việc cho con người khi phát sinh các trường hợp ngoại lệ hoặc đánh đổi chiến lượcVề mặt vận hành, những ý tưởng đó thuộc về nhau: việc thay đổi hệ thống thực hiện một bước cũng làm thay đổi các điều khoản về vị trí, mô-đun, tích hợp, dữ liệu, hỗ trợ và chấm dứt mà người mua có thể vẫn đang thực hiện từ quy trình làm việc cũ.

Ở đây, hồ sơ công khai trở nên im lặng. Nghiên cứu này tìm thấy các bình luận về giá niêm yết và các so sánh chung, nhưng không có bằng chứng nào có thể cho một doanh nghiệp cụ thể biết chi phí gia hạn, tách gói, thoát hoặc chuyển đổi của họ sẽ là bao nhiêu. Tôi coi sự im lặng đó là một ranh giới, không lấp đầy nó bằng một tỷ lệ phần trăm tiện lợi. Quan điểm của tôi là việc gia hạn trong hộp thư đến phải được định giá trong quyết định mô hình hoạt động, bởi vì cam kết thương mại có thể tồn tại lâu hơn quy trình làm việc mà nó được mua để hỗ trợ.

• Những mô-đun và tích hợp nào vẫn còn giá trị sau khi quy trình làm việc được thiết kế lại?
• Những ngày, thời gian thông báo, quyền xuất dữ liệu và nhiệm vụ chuyển đổi nào hạn chế trình tự?
• Những gì có thể ngừng sử dụng, những gì phải cùng tồn tại và bằng chứng nào sẽ biện minh cho mỗi quyết định?
• Ai sở hữu cuộc đàm phán khi lộ trình công nghệ và mô hình hoạt động mua sắm không thống nhất?

Con người về các trường hợp ngoại lệ cần một tài liệu thực tế

Bằng chứng hỗ trợ một ranh giới lai, nhưng nó không tự động tạo ra ranh giới đó cho bạn. Guida và các đồng nghiệp mô tả phân loại chi tiêu AI với xác nhận và điều chỉnh của con người. Đối với các hệ thống được phân loại hợp pháp là rủi ro cao, Điều 14 của EU quy định chúng phải được được giám sát hiệu quả bởi con người trong quá trình sử dụng, bao gồm cả quyền hạn không sử dụng hệ thống trong một tình huống cụ thể. Tôi không khẳng định các công cụ mua sắm thông thường thuộc loại pháp lý đó. Bài học hoạt động hữu ích hẹp hơn: giám sát cần sự minh bạch, quyền hạn và một lộ trình dừng.

Một bản tin của IDC InfoBrief do Kinaxis tài trợ, được DC Velocity báo cáo, cho thấy rõ khoảng cách quản trị nhưng cần được xem xét như bằng chứng chuỗi cung ứng tự báo cáo, được tài trợ chứ không phải bằng chứng mua sắm. Bản tin này cho biết chỉ 1 trong số 8 tổ chức có quản trị được nhúng hoàn toàn để triển khai rộng rãi AI, trong một cuộc khảo sát hơn 2,000 nhà lãnh đạo chuỗi cung ứng trên chín thị trường. Cùng một phạm vi bảo hiểm nói rằng 52% đã trích dẫn sự tin tưởng vào các quyết định dựa trên AI là một rào cản hàng đầu, đó là lý do tại sao hồ sơ quyền quyết định lại quan trọng: nó cung cấp cho mọi người một lý do cụ thể để tin tưởng vào cách mô hình hoạt động sẽ hoạt động.

Đối với mỗi bước, hãy ghi rõ liệu tác nhân có thể thực hiện, đề xuất hay phải chờ. Sau đó, nêu tên dữ liệu được phép, chính sách, ngưỡng, bằng chứng, chủ sở hữu chịu trách nhiệm, người đánh giá bắt buộc, quyền ghi đè, dự phòng và quyền dừng. Các khoản thưởng, chiến lược đàm phán, chấp nhận rủi ro và các cam kết quan trọng của nhà cung cấp vẫn thuộc về những người chịu trách nhiệm được chỉ định theo các quy tắc ủy quyền và phân chia trách nhiệm hiện có; các tác nhân chỉ có thể thực hiện các giao dịch đã được ủy quyền trước, có giới hạn với các ngưỡng, bằng chứng, quyền ghi đè và kiểm soát dừng rõ ràng.

Điều gì thay đổi khi mô hình vận hành được thiết kế cho các tác nhân?

Những gì tôi sẽ làm vào thứ Hai

1. Chọn một quy trình làm việc quan trọng. Sử dụng phát lại lịch sử hoặc chạy thử nghiệm đã được phê duyệt, và chọn công việc mà một đề xuất có thể được đánh giá mà không trao cho đại lý quyền kiểm soát nhà cung cấp hoặc quyền tài chính không kiểm soát.
2. Lập bản đồ các chuyển giao hiện tại và các quyết định dự kiến. Tách biệt việc sao chép, kiểm tra, phân tích, đề xuất, phê duyệt, cam kết và quyền sở hữu mối quan hệ.
3. Đặt lịch hợp đồng bên cạnh bản đồ quy trình làm việc. Ghi lại các mô-đun, tích hợp, ngày gia hạn và thông báo, quyền xuất dữ liệu, các phụ thuộc và chủ sở hữu mà không cần đoán giá thoát.
4. Ghi lại hồ sơ quyền quyết định. Đối với mỗi bước, hãy xác định thực hiện, đề xuất, phê duyệt, ghi đè, dừng, bằng chứng và dự phòng.
5. Đặt tên điểm đến của bất kỳ công suất đã giải phóng nào trước khi đo lường nó. Phạm vi rộng hơn, làm việc chuyên sâu hơn với nhà cung cấp, khả năng phục hồi, đàm phán, quản trị hoặc giảm cấu trúc cuối cùng là những lựa chọn khác nhau và cần các đường cơ sở khác nhau.

Của chúng tôi hướng dẫn về AI trong mua sắm vạch ra ranh giới giữa thực thi và quyết định trong toàn bộ chu trình từ tìm nguồn cung ứng đến thanh toán. Đối với lần thiết kế lại này, tôi sẽ thêm đích đến của tổ chức và lịch hợp đồng vào bản đồ đó trước khi yêu cầu một ngân sách thử nghiệm khác. Vào thứ Hai, tôi sẽ xem xét sơ đồ tổ chức, trang quyền quyết định và việc gia hạn nằm trong hộp thư đến của tôi cho một quy trình làm việc mà tôi sắp thiết kế lại. Yếu tố nào trong ba yếu tố đó thực sự đang làm bạn chậm lại?