AI theo tác nhân có thể biến đổi hoạt động mua sắm—Nhưng mô hình vận hành phải được ưu tiên hàng đầu

HBR nói đúng: mua sắm đặc biệt phù hợp với AI tác nhân. Quan điểm của tôi là công nghệ không phải là bước đi đầu tiên. Các nhà lãnh đạo nên thiết kế lại đội ngũ, thách thức mô hình thương mại và ghi lại quyền ra quyết định trước khi họ mở rộng quy mô một tác nhân.

HBR nói đúng. Tôi sẽ đi xa hơn.

Khi Harvard Business Review xuất bản bài viết “Tại sao AI tác nhân có thể biến đổi mua sắm” vào ngày 13,, tôi đã đồng ý với tiền đề này. Các tác giả, bao gồm các nhà lãnh đạo của BCG và một học giả, lập luận rằng mua sắm đặc biệt sẵn sàng cho tác nhân vì công việc có cấu trúc, có thể đo lường được về mặt tài chính và đầy những nhiệm vụ đòi hỏi khả năng phán đoán.

Bằng chứng ủng hộ một phần của trường hợp đó. Gartner nêu tên quản lý hợp đồng, xác định phạm vi dự án, đề xuất nhà cung cấp và soạn thảo RFx trong số các ứng dụng quy trình làm việc mới nổi. Nghiên cứu trường hợp được bình duyệt đặt phân loại chi tiêu trong số các phân tích nâng cao hỗ trợ các quyết định mua hàng chiến lược. Nếu các tác nhân có thể đảm nhiệm nhiều hơn phần chuẩn bị đó, người mua sẽ có thêm không gian để đưa ra phán đoán. Nhưng đó chỉ là trường hợp về công nghệ.

1. Thay đổi sơ đồ tổ chức trước khi bạn triển khai tác nhân

Nghiên cứu 2026 của BCG đã khảo sát hơn 200 CIO, lãnh đạo mua sắm và người mua công nghệ-mua sắm trên khắp Bắc Mỹ, Châu Âu và Châu Á-Thái Bình Dương. Các tác giả cho rằng các tổ chức kết hợp triển khai công nghệ với xây dựng năng lực, thiết kế lại quy trình và quản trị đã báo cáo kết quả mạnh mẽ hơn so với những người chỉ tập trung vào công nghệ. Đó là một mối liên hệ tự báo cáo, không phải bằng chứng. Hướng này vẫn đáng được xem xét nghiêm túc.

Đặt các tác nhân vào cùng một silo danh mục, cùng một bậc thang phê duyệt và cùng một quy trình chuyển giao xây dựng tài liệu, và bạn sẽ có một phiên bản nhanh hơn của hệ thống cũ. Hữu ích? Có thể. Mang tính chuyển đổi? Không.

Quan điểm của tôi là một nhóm trung tâm nhỏ gọn nên sở hữu nền tảng tác nhân, kiểm soát, tiêu chuẩn và quy trình làm việc có thể tái sử dụng. Nó không nên sở hữu mọi kết quả danh mục. Chủ sở hữu danh mục và liên chức năng giữ chiến lược, thông số kỹ thuật, lựa chọn nhà cung cấp và trao giải. Các tác nhân thực hiện nhiều hơn công việc chuẩn bị, phân tích và giám sát. Mọi người tập trung vào các trường hợp ngoại lệ, đánh giá thương mại, đàm phán và các mối quan hệ.

2. Thách thức định giá được xây dựng dựa trên quy trình làm việc cũ

Nếu hợp đồng nền tảng được định giá theo số lượng chỗ ngồi hoặc mô-đun, các nhà lãnh đạo nên hỏi liệu đơn vị đó có còn phù hợp với giá trị khi các tác nhân thực hiện nhiều quy trình làm việc hơn. Một chỗ ngồi có thể vẫn đơn giản để bán và lập ngân sách. Nó không tự động là đơn vị giá trị tự nhiên. Câu hỏi tốt hơn là công việc nào đã được hoàn thành, với bằng chứng nào và ai sở hữu kết quả.

Cảnh báo của Gartner có ý nghĩa ở đây: nhiều tổ chức đang trải nghiệm ROI không đồng đều hoặc không đạt được kỳ vọng. Nó cũng nói rằng dữ liệu phân mảnh và chất lượng thấp trên các hệ thống mua sắm có thể cản trở kết quả chính xác, trong khi việc tích hợp các giải pháp GenAI độc lập với các nền tảng hiện có thường phức tạp. Việc mua một tiện ích bổ sung tác nhân cho một ngăn xếp không thay đổi không loại bỏ những hạn chế đó. Nó có thể đơn giản làm cho kiến trúc cũ trở nên đắt đỏ hơn.

• Chúng ta đang trả tiền cho điều gì: quyền truy cập, quy trình làm việc đã thực hiện hay kết quả đã được xác minh?
• Đường cơ sở, khối lượng và loại trừ nào xác định kết quả đó?
• Ai sẽ trả tiền cho những đầu vào kém chất lượng, làm lại hoặc các trường hợp ngoại lệ nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà cung cấp?
• Ai sở hữu dữ liệu nhà cung cấp, hợp đồng và chi tiêu đã được làm giàu—và chúng ta có thể mang nó theo không?
• Quyền kiểm toán, mức dịch vụ và hỗ trợ chấm dứt nào bảo vệ người mua?

3. Viết quyền quyết định trước khi bạn yêu cầu sự tin tưởng

Mô hình bền vững là mô hình lai, không phải là mô hình khoán trắng. Nghiên cứu phân loại chi tiêu đề xuất kết hợp xử lý AI với xác thực và điều chỉnh của con người. Đối với các hệ thống được phân loại là rủi ro cao, Đạo luật AI của EU yêu cầu chúng có thể được giám sát hiệu quả bởi con người trong quá trình sử dụng, bao gồm cả quyền hạn không sử dụng hệ thống trong một tình huống cụ thể. Tôi không khẳng định các công cụ mua sắm thông thường thuộc loại pháp lý đó. Nguyên tắc hoạt động hữu ích đơn giản hơn: một người phải có khả năng nhìn thấy, thách thức và ngăn chặn hành động.

Làm cho ranh giới đó hoạt động. Cho phép các tác nhân soạn thảo, chuẩn hóa, giám sát và đề xuất trong chính sách đã công bố. Giữ các giải thưởng, chiến lược đàm phán, chấp nhận rủi ro, cam kết tài chính và mối quan hệ nhà cung cấp với những người được chỉ định. Của chúng tôi hướng dẫn về AI trong mua sắm lập bản đồ ranh giới thực hiện-so-với-quyết định đó trên toàn bộ chu kỳ.

• Thực hiện: đặt tên dữ liệu, hệ thống, chính sách, ngưỡng, bằng chứng yêu cầu và phương án dự phòng được phép trước khi tác nhân hành động.
• Đề xuất: đặt tên người chịu trách nhiệm, đánh giá họ thực hiện và hồ sơ được lưu giữ khi họ chấp nhận hoặc ghi đè lên kết quả.
• Phê duyệt hoặc dừng: dành tiền, rủi ro, chiến lược, cam kết với nhà cung cấp và ngừng hệ thống cho chủ sở hữu được ủy quyền; duy trì phân chia nhiệm vụ và leo thang.

Niềm tin đi kèm với sự kiểm soát. Không phải ngược lại.

Một nghiên cứu của IDC do Kinaxis tài trợ, được báo cáo bởi Tạp chí Chuỗi cung ứng của CSCMP, đã làm rõ khoảng cách này. Chỉ 6% số người được hỏi mô tả chuỗi cung ứng của họ là tự động ở quy mô lớn, trong khi 41% kỳ vọng điều đó sẽ trở thành mô hình hoạt động cốt lõi của họ trong vòng một đến hai năm. Trong cùng một cuộc khảo sát, 52% đã nêu tên sự tin tưởng vào các quyết định dựa trên AI là một rào cản hàng đầu. Nghiên cứu bao gồm hơn 2,000 nhà lãnh đạo chuỗi cung ứng trên chín thị trường, một nhóm đối tượng rộng hơn so với chỉ riêng bộ phận mua sắm.

Tôi sẽ không đưa những kỳ vọng đó vào ngân sách. Kỳ vọng không phải là triển khai. Nhưng tôi sẽ xem xét nghiêm túc khoảng cách đó. Niềm tin không đến vì mô hình tiếp theo tốt hơn. Nó phát triển khi mọi người biết tác nhân có thể làm gì, bằng chứng nào nó phải để lại và ai là người sở hữu quyết định.

Vậy điều gì thực sự thay đổi?

Những gì tôi sẽ làm vào thứ Hai

1. Chọn một quy trình làm việc rủi ro thấp. Bắt đầu với việc phát lại lịch sử hoặc chạy thử nghiệm được phê duyệt song song với một sự kiện trực tiếp. Hoàn thành các đánh giá về bảo mật, quyền riêng tư, pháp lý, hồ sơ và chủ sở hữu danh mục bắt buộc trước khi sử dụng dữ liệu nhạy cảm.
2. Lập bản đồ mọi lần bàn giao. Đánh dấu nơi thông tin được sao chép, tóm tắt, chuẩn hóa, kiểm tra, truyền đạt và phê duyệt.
3. Viết ranh giới hoạt động. Đối với mỗi bước, ghi lại xem tác nhân có thể thực hiện, đề xuất hay phải chờ; đặt tên chủ sở hữu, đầu vào, ngưỡng, bằng chứng, ghi đè và dự phòng.
4. Mở lại các điều khoản thương mại. Hãy hỏi bạn phải trả bao nhiêu khi số lượng chỗ ngồi và thao tác thủ công giảm, và dữ liệu phong phú của bạn sẽ đi cùng bạn như thế nào.
5. Lấy đường cơ sở trước khi thí điểm. Ghi lại thời gian chu kỳ, làm lại, tỷ lệ ngoại lệ và tỷ lệ đầu ra được chấp nhận mà không có chỉnh sửa đáng kể. Không có đường cơ sở, không có câu chuyện ROI.

Đừng mua một tác nhân để duy trì quy trình làm việc bạn đã có. Hãy lập kế hoạch quy trình làm việc, đường cơ sở, ma trận quyền quyết định và kế hoạch dự phòng trong vài ngày. Chỉ chuyển sang sản xuất sau khi các biện pháp kiểm soát và phê duyệt khớp với dữ liệu, tương tác với nhà cung cấp, quyền hạn tài chính và rủi ro liên quan. Nhanh là tốt. Quyền hạn không có tài liệu thì không.