Chi phí đuôi là gì? Cách xác định và chẩn đoán
“Chi tiêu nhỏ lẻ chưa bao giờ là vấn đề kiến thức — đó là vấn đề số học. Các tác nhân AI thay đổi số học đó; điều quyết định kết quả bây giờ là tính kỷ luật của các định nghĩa và dữ liệu của bạn.”
| Thống kê hoặc phát hiện chính | Nguồn |
|---|---|
| Một lăng kính định nghĩa chung đặt chi tiêu đuôi ở mức xấp xỉ 20% nhỏ nhất trong tổng chi tiêu, được chia cho phần lớn các nhà cung cấp | Luận văn của Đại học Turku, 2020 |
| Tuân thủ giao dịch trung bình 65% và mua hàng không theo quy trình trung bình 24% trong các dịch vụ, trong các nghiên cứu của Aberdeen được trích dẫn 2006 | Luận án của Trường Kinh tế Helsinki, 2009 |
| Chi tiêu không theo quy trình 50% được báo cáo tại Dịch vụ Y tế Quốc gia Vương quốc Anh trong một nghiên cứu 2005 được trích dẫn | Luận án của Trường Kinh tế Helsinki, 2009 |
| Năm hình thức mua sắm không theo quy trình, từ vô ý đến có ý đồ xấu | Luận án của Trường Kinh tế Helsinki, 2009 |
Mỗi số liệu thuộc về nhóm nghiên cứu, lĩnh vực, số liệu và mẫu số riêng; các quan sát 2005-2006 được giữ lại làm bằng chứng lịch sử. Đây là những lăng kính định nghĩa và các phép đo trong quá khứ, không phải là tiêu chuẩn hiện tại và không phải là chuỗi thời gian — hãy thiết lập đường cơ sở của bạn trong phân tích chi tiêu của riêng bạn.
Chi tiêu đuôi là gì?
Luận án 2020 của Ruutu định nghĩa chi tiêu đuôi là khoảng 20% nhỏ nhất của chi tiêu được phân bổ cho hầu hết các nhà cung cấp. Nghiên cứu 2022 của Paasman cho biết định nghĩa khác nhau tùy theo tổ chức.
Những phát hiện đó tương thích: đường cong 80/20 là một lăng kính phân đoạn hữu ích, không phải là một quy tắc chứng minh nơi bắt đầu phần đuôi của mỗi tổ chức. Một phần đuôi được xếp hạng nhà cung cấp, một ngưỡng giá trị giao dịch và chi tiêu ngoài phạm vi danh mục có thể tạo ra các tổng khác nhau từ cùng một sổ cái. Nêu rõ đơn vị trước khi chọn phương pháp xử lý chi tiêu đuôi.
Tại sao các định nghĩa chi tiêu đuôi lại không thống nhất?
Các định nghĩa không thống nhất vì một định nghĩa hữu ích phải phù hợp với một quyết định, và các tổ chức khác nhau phải đối mặt với các quyết định khác nhau. Nghiên cứu của Paasman báo cáo rằng chi phí phát sinh có thể xảy ra ở mọi danh mục mua hàng và các đòn bẩy tìm nguồn cung ứng chiến thuật khác nhau có thể được áp dụng.
Để có được một cơ sở có thể tái tạo, hãy ghi lại giai đoạn phân tích, các đơn vị kinh doanh và danh mục được bao gồm, đơn vị được xếp hạng, các loại trừ và ngưỡng. Quyết định rõ ràng liệu chi tiêu không có đơn đặt hàng có được tính vào hay không: các hóa đơn không có PO, các khoản phí thẻ mua hàng và các yêu cầu bồi hoàn chi phí là các kênh chi tiêu nhỏ thông thường, và một bản trích xuất được xây dựng từ bảng đơn đặt hàng sẽ loại trừ chúng mà không cần nêu rõ. Sau đó lưu quy tắc với kết quả phân tích chi tiêu. Nếu quy tắc thay đổi, hãy tính toán lại giai đoạn trước đó trước khi so sánh tổng số; nếu không, sự thay đổi rõ ràng có thể là do thay đổi định nghĩa chứ không phải thay đổi mua hàng.
| Đo lường | Tính toán | Quyết định mà nó cung cấp thông tin |
|---|---|---|
| Chi phí không theo đơn đặt hàng | Chi tiêu nhỏ lẻ đến mà không có đơn đặt hàng ÷ chi tiêu nhỏ lẻ × 100 | Số lượng đuôi mà các biện pháp đặt hàng dưới đây không thể nhìn thấy |
| Tỷ lệ chi tiêu đuôi | Chi tiêu đuôi đã xác định ÷ chi tiêu trong phạm vi × 100 | Quy mô của phân khúc theo định nghĩa đã ghi |
| Tỷ lệ nhà cung cấp nhỏ | Nhà cung cấp đuôi ÷ nhà cung cấp trong phạm vi × 100 | Dấu chân nhà cung cấp của phần chi tiêu nhỏ đã xác định; diễn giải cùng với thị phần chi tiêu nhỏ |
| Tỷ lệ đơn đặt hàng (PO) đuôi | Đơn đặt hàng nhỏ lẻ ÷ đơn đặt hàng trong phạm vi × 100 | Khối lượng vận hành được tạo ra bởi phần chi tiêu đuôi |
| Giá trị đơn đặt hàng đuôi trung bình | Chi tiêu đuôi ÷ đơn đặt hàng đuôi | Liệu nỗ lực quy trình làm việc có tương xứng với giá trị đơn hàng hay không |
| Tỷ lệ nhà cung cấp một lần | Các nhà cung cấp phụ có một đơn đặt hàng ÷ các nhà cung cấp phụ × 100 | Các câu hỏi có thể về hợp nhất hoặc chất lượng dữ liệu |
| Rò rỉ hợp đồng hiện hành | Chi phí không tuân thủ quy định trong đó hợp đồng đã thiết lập hoặc quy trình bắt buộc được áp dụng ÷ chi phí tuân thủ hợp đồng hoặc quy trình đó × 100 | Khi các kênh mua hàng đã thiết lập bị bỏ qua; chẩn đoán lý do trước khi dán nhãn đó là mua sắm không theo quy trình |
| Tỷ lệ nhu cầu lặp lại | Đơn đặt hàng lặp lại cho chi tiêu nhỏ ÷ tổng đơn đặt hàng cho chi tiêu nhỏ × 100 | Các mặt hàng có thể đưa vào danh mục hoặc hợp nhất |
| Mức độ cạnh tranh | Các sự kiện đuôi đủ điều kiện có nhiều hơn một hồ sơ dự thầu đủ điều kiện ÷ các sự kiện đuôi đủ điều kiện × 100 | Liệu nhu cầu đủ điều kiện có tiếp cận được nhiều nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn hay không |
| Tỷ lệ chi phí quy trình | Chi phí đầy đủ để xử lý một giao dịch ÷ giá trị giao dịch đuôi trung bình | Liệu chi phí mua hàng có gần bằng giá trị của những gì được mua hay không — sự so sánh mà một trường hợp kinh doanh đuôi dựa vào |
Sử dụng một khoảng thời gian phân tích, phạm vi, tiền tệ, định nghĩa đuôi và quy tắc làm sạch dữ liệu xuyên suốt. Một giao dịch ở đây là một sự kiện mua có thể đếm được tiêu tốn công sức xử lý — một đơn đặt hàng, một hóa đơn không có PO hoặc một khoản phí thẻ — và bạn nên nêu rõ bạn đã đếm cái nào trong số đó; nó không thể hoán đổi cho một đơn đặt hàng, vì vậy giá trị giao dịch đuôi trung bình và giá trị PO đuôi trung bình là những con số khác nhau bất cứ khi nào các kênh không có PO nằm trong phạm vi. Bốn trong số các biện pháp này được tính bằng đơn đặt hàng; nơi đuôi đến thông qua các kênh không có PO, chúng mô tả đuôi đã đặt hàng chứ không phải toàn bộ đuôi, vì vậy hãy đọc chúng so với tỷ lệ đuôi không có PO. Bất kỳ biến nào xác định điểm cắt đều được diễn giải lại bằng biện pháp được xây dựng trên đó: theo điểm cắt phần trăm chi tiêu — X% chi tiêu nhỏ nhất, ống kính được trích dẫn ở trên — tỷ lệ chi tiêu đuôi trả về X theo cấu trúc và tỷ lệ nhà cung cấp đuôi mang thông tin; theo điểm cắt được xếp hạng nhà cung cấp, tỷ lệ nhà cung cấp đuôi trả về điểm cắt và tỷ lệ chi tiêu đuôi là một nửa thông tin, bởi vì lượng chi tiêu mà nhóm nhà cung cấp đó thực sự nắm giữ thay đổi rộng rãi giữa các tổ chức; theo ngưỡng giá trị tuyệt đối, cả hai tỷ lệ đều không diễn giải lại điểm cắt và cả hai đều quan sát một điều gì đó. Báo cáo cả hai và nêu rõ cái nào được xác định bởi điểm cắt của bạn. Loại bỏ trùng lặp danh mục nhà cung cấp trước khi đếm bất kỳ nhà cung cấp nào: các bản ghi trùng lặp, mã riêng cho mỗi địa điểm cho một pháp nhân và các mục cha và công ty con chưa được cuộn lại làm tăng số lượng nhà cung cấp và thay đổi tỷ lệ nhà cung cấp một lần theo cả hai hướng, vì việc hợp nhất các bản ghi thay đổi cả tử số và mẫu số của nó. Ba hàng cần nhiều hơn một bản trích xuất khoản phải trả — rò rỉ hợp đồng áp dụng cần một sổ đăng ký hợp đồng được nối với chi tiêu, phạm vi cạnh tranh cần các bản ghi sự kiện tìm nguồn cung ứng với số lượng đấu thầu và tỷ lệ chi phí quy trình cần một mô hình chi phí: tổng chi phí mua sắm đến thanh toán được tải đầy đủ chia cho các giao dịch được xử lý trong kỳ là một lần thử đầu tiên có thể chấp nhận được, và việc chia nó theo kênh quan trọng hơn độ chính xác. Xác định một nhà cung cấp được chuẩn hóa, nhu cầu định kỳ, một sự kiện đủ điều kiện và một hồ sơ dự thầu đủ điều kiện trước khi tính toán tỷ lệ của chúng. Nếu mẫu số bằng không, báo cáo biện pháp là không áp dụng thay vì không.
Nghiên cứu cũ vẫn giải thích điều gì?
Nghiên cứu cũ hơn trong đánh giá này vẫn hữu ích vì nó giải thích hành vi. Một bài báo được bình duyệt 2009 đã sử dụng phương pháp tổng quan tài liệu có hệ thống và phỏng vấn để xác định các hình thức mua sắm tùy tiện. Một nghiên cứu được bình duyệt 2011 đã kiểm tra các yếu tố đóng góp bằng dữ liệu khảo sát từ mua sắm của chính phủ Phần Lan.
Các nghiên cứu này giúp người mua phân biệt lý do không tuân thủ; tuổi của chúng không làm mất đi giá trị khái niệm đó. Các thiết lập và phương pháp của chúng cũng có nghĩa là chúng không thiết lập tỷ lệ hiện hành cho một công ty công nghiệp đa địa điểm.
Một luận án 2009 cũng bảo tồn hai quan sát cũ hơn, cụ thể theo ngữ cảnh: các nghiên cứu của Aberdeen được trích dẫn đã báo cáo 65% tuân thủ giao dịch trung bình (2006) với việc mua sắm không theo quy trình trong dịch vụ trung bình 24%, và một nghiên cứu của Dịch vụ Y tế Quốc gia Vương quốc Anh 2005 được trích dẫn đã báo cáo 50% chi tiêu không theo quy trình. Các quần thể, lĩnh vực, số liệu và mẫu số khác nhau, vì vậy các số liệu không thể kết hợp thành một chuỗi thời gian. Hãy giữ chúng làm hồ sơ về những gì các nhóm mua sắm đang đo lường, sau đó thiết lập một đường cơ sở nội bộ hiện tại trong phân tích chi tiêu của riêng bạn.
Nghiên cứu mới hơn bổ sung thêm điều gì?
Bằng chứng mới hơn bổ sung các câu hỏi về phân loại và thiết kế quy trình thay vì định nghĩa thay thế. Nghiên cứu 2025 của Guida, Caniato và Moretto sử dụng phương pháp nghiên cứu điển hình tập trung vào nhà cung cấp để kiểm tra phân loại chi tiêu dựa trên AI và ghi nhận rõ ràng một khoảng trống xung quanh sự giám sát của con người. Tóm tắt công khai 2025 của APQC liên kết các quy trình mua sắm nhất quán với việc ngăn chặn mua sắm ngoài luồng và cho biết những phát hiện của họ dựa trên nghiên cứu tiêu chuẩn mua sắm.
Không nguồn nào cung cấp tỷ lệ chi tiêu đuôi phổ quát. Cùng nhau, chúng hỗ trợ một vị trí thực tế: sử dụng công cụ để tổ chức dữ liệu, nhưng giữ định nghĩa, ngoại lệ và các quyết định danh mục hiển thị trong quy trình phân tích chi tiêu.
Tại sao chi tiêu đuôi lại thoát khỏi mua sắm?
Các giao dịch mua nhỏ tạo ra vấn đề về sự phù hợp của quy trình. Ruutu lưu ý rằng một quy trình tuân thủ có thể quá nặng nề đối với các giao dịch mua nhỏ lẻ. Tóm tắt hiện tại của APQC cho biết các quy trình mua sắm nhất quán có thể ngăn chặn việc mua hàng ngoài các tiêu chuẩn của tổ chức.
Những điểm đó không đối lập: chuẩn hóa quyền quyết định và thu thập dữ liệu, đồng thời điều chỉnh nỗ lực cho phù hợp với việc mua hàng. Trong các danh mục được mua tại địa phương, khẩn cấp như bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO) và cơ sở vật chất, hãy hỏi xem quy trình làm việc dự kiến tạo ra sự chậm trễ không cần thiết ở đâu và có thể đơn giản hóa những kiểm soát nào mà không làm mất khả năng hiển thị.
Chi tiêu nhỏ có giống với mua hàng không theo quy trình không?
Không — hai điều này trùng lặp nhưng mô tả các vấn đề khác nhau. Nghiên cứu 2011 định nghĩa mua sắm tùy tiện là việc mua sắm không tuân thủ, ngoài hợp đồng khi một quy trình đã được thiết lập và các hợp đồng đã được đàm phán trước đã tồn tại, trong khi bài báo 2009 cho thấy rằng các hình thức cơ bản có thể từ hành vi vô ý đến phá hoại có chủ ý. Các trục giao nhau theo cả hai hướng: một đơn hàng giá trị thấp tuân thủ là chi tiêu đuôi mà không phải là chi tiêu tùy tiện, và một giao dịch mua lớn ngoài hợp đồng là chi tiêu tùy tiện nằm trong chi tiêu chính. Đo lường kênh mua hàng và lý do trước khi chỉ định biện pháp khắc phục trong kế hoạch vận hành chi tiêu nhỏ lẻ.
Các nhà lãnh đạo mua sắm nên làm gì với chi tiêu nhỏ lẻ?
- Viết định nghĩa ở đầu phân tích chi tiêu: kỳ hạn, phạm vi, đơn vị xếp hạng, loại trừ và ngưỡng. Nếu các trường đó khác nhau, đừng so sánh hai ước tính đuôi.
- Chia tổng số thành các danh mục và kênh mua hàng. Trong MRO và cơ sở vật chất, tách các đơn hàng nhỏ tuân thủ khỏi các giao dịch mua bên ngoài hợp đồng hoặc quy trình làm việc dự kiến — một chương trình quản lý chi tiêu đuôi và một chương trình tuân thủ là những sáng kiến khác nhau, và việc thực hiện chúng như một sẽ khiến chương trình còn lại không có nhân sự.
- Đếm số nhà cung cấp, đơn đặt hàng, mua hàng lặp lại, nhà cung cấp một lần và đơn đặt hàng có nhiều hơn một hồ sơ dự thầu đủ điều kiện. Những quan sát này giúp phân biệt sự phân mảnh, tuân thủ kênh, gánh nặng quy trình và một khoảng cách cạnh tranh.
- Kiểm tra từng danh mục để tìm rủi ro nguồn cung, sau đó đưa ra một giả thuyết xử lý: giảm nhu cầu, cạnh tranh, hợp nhất, lập danh mục, đơn giản hóa hoặc kiểm soát. Nêu rõ cơ chế, không chỉ ý định — giới hạn tiêu dùng và tiêu chuẩn hóa thông số kỹ thuật trên các địa điểm giúp giảm nhu cầu; một sự kiện có giới hạn sẽ kiểm tra sự cạnh tranh; hợp đồng nhà phân phối hoặc nhóm sẽ hợp nhất; punchout và danh mục được lưu trữ với hướng dẫn mua hàng phục vụ việc lặp lại MRO; thẻ mua hàng với giới hạn nhà cung cấp, giới hạn giá trị và giám sát mua hàng chia nhỏ đơn giản hóa, mặc dù chi tiêu thẻ làm cho đơn đặt hàng biến mất và không được tính vào các biện pháp đếm đơn hàng trừ khi dữ liệu giao dịch của nhà cung cấp được đưa trở lại phân tích chi tiêu; ngưỡng phê duyệt và một kênh được kiểm soát áp dụng kiểm soát. Sử dụng một kế hoạch vận hành chi tiêu nhỏ lẻ để ghi lại chủ sở hữu, đường cơ sở, quy tắc quyết định và ngày xem xét.
- Đồng ý với bộ phận tài chính về những gì sẽ được tính là khoản tiết kiệm trước khi dự án thí điểm bắt đầu, không phải sau khi kết thúc. Công việc nhỏ lẻ không phải lúc nào cũng mang lại giá đơn vị — chi phí quy trình, chi phí tránh được, vốn lưu động và số lượng nhà cung cấp đều là những lập luận khác nhau với một người kiểm soát. Đặt tên loại tiết kiệm, chủ sở hữu xác thực và cách xử lý chi phí tránh được trong khi dữ liệu cơ sở vẫn đang được ghi lại.
Bắt đầu từ đâu: một danh mục, một quy tắc quyết định
Chỉ chọn một danh mục sau khi chẩn đoán, sau đó sàng lọc rủi ro cung ứng trước khi chọn phương pháp điều trị. Giá trị thấp không phải là rủi ro thấp: phụ tùng thay thế một nguồn, các bộ phận bị ràng buộc bảo hành và vật tư tiêu hao đủ tiêu chuẩn trong sản xuất được quy định nằm ở phần đuôi theo giá trị và hoạt động như các mặt hàng tắc nghẽn. Kiểm tra tình trạng đủ điều kiện và phê duyệt bên cạnh các biện pháp chi tiêu, hoặc một sự kiện bị giới hạn có thể xảy ra khi nhà cung cấp hiện tại là nguồn được phê duyệt duy nhất. Khi có nhiều hơn một nhà cung cấp đủ điều kiện và thông số kỹ thuật có thể so sánh được, một sự kiện bị giới hạn sự kiện cạnh tranh là một thử nghiệm hữu ích; khi việc mua hàng lặp lại, một danh mục sẽ loại bỏ nhiều ma sát hơn.
Nếu tính cấp bách là ưu tiên hàng đầu, một kênh có kiểm soát có thể phù hợp hơn. Ghi lại tập hợp nhà cung cấp, số lượng giao dịch, kênh mua hàng, nỗ lực nội bộ và đường cơ sở thương mại trước khi thay đổi, sau đó áp dụng các biện pháp tương tự sau dự án thử nghiệm. Mở rộng chương trình chi tiêu nhỏ chỉ khi bằng chứng danh mục đó hỗ trợ quyết định.
Các tác nhân AI thay đổi cách quản lý chi tiêu đuôi như thế nào?
Các câu hỏi thường gặp
Có phải việc mua sắm ngoài luồng gây ra chi phí nhỏ lẻ, hay là hệ quả của nó?
Cả hai hướng đều xuất hiện trong nghiên cứu: luận văn của Đại học Turku nhận thấy việc mua hàng không theo quy trình là một yếu tố gây phân mảnh chi tiêu nhưng cũng là hệ quả của nó và của chi tiêu đuôi không kiểm soát. Một giải pháp phù hợp với một hướng có thể làm trầm trọng thêm hướng khác, vì vậy hãy chẩn đoán hướng trước.
Mua sắm không theo quy trình có phải luôn là cố ý không?
Không. Một bài báo được bình duyệt của 2009 xác định các hình thức mua sắm không theo quy định, từ hành vi vô ý đến phá hoại trắng trợn, vì vậy biện pháp khắc phục hiệu quả phụ thuộc vào lý do không tuân thủ, không chỉ dựa vào việc phát hiện ra nó.
Phần thưởng và hình phạt có làm giảm việc mua sắm không theo quy trình không?
Một nghiên cứu khảo sát 2011 về mua sắm của chính phủ Phần Lan nhận thấy rằng đào tạo có thể giúp ngăn chặn việc mua hàng không theo quy trình, trong khi các hệ thống thưởng và phạt dường như không hữu ích cho ba hình thức mà nó đã thử nghiệm. Chẩn đoán hình thức không tuân thủ trước khi chọn biện pháp kiểm soát.
Tại sao việc mua sắm không theo quy trình lại làm tăng chi phí?
Nguồn
- Xác định và phân loại chi tiêu đuôi để quản lý tốt hơn — T. Paasman, Đại học Twente, 2022. Bằng chứng nền tảng (luận văn thạc sĩ): Tại sao định nghĩa chi tiêu nhỏ lẻ phải dành riêng cho từng tổ chức và tại sao việc xử lý nên được chọn ở cấp độ danh mục.
- Cách quản lý phần đuôi dài của mua sắm — A. Ruutu, Đại học Turku, 2020. Bằng chứng nền tảng (luận văn thạc sĩ): Định nghĩa phân phối nhà cung cấp và cơ chế trọng số quy trình có thể góp phần vào việc mua sắm không theo quy trình.
- Hành vi làm việc không tuân thủ trong mua hàng: Khám phá lý do đằng sau việc mua hàng không theo quy trình — K. Karjalainen, K. Kemppainen, và E. M. van Raaij, Tạp chí Đạo đức Kinh doanh, 2009. Bằng chứng nền tảng (tạp chí được bình duyệt): Phạm vi các hình thức mua sắm không theo quy trình và thực tế là các lý do khác nhau đòi hỏi các chẩn đoán khác nhau.
- Một thử nghiệm thực nghiệm về các yếu tố đóng góp vào các hình thức mua sắm maverick khác nhau — K. Karjalainen và E. M. van Raaij, Tạp chí Quản lý Mua hàng và Cung ứng, 2011. Bằng chứng nền tảng (tạp chí bình duyệt): Một định nghĩa chính xác về mua hàng không theo quy trình và bằng chứng cho thấy các biện pháp khắc phục phụ thuộc vào lý do không tuân thủ.
- AI đáp ứng phân loại chi tiêu: Một biên giới mới trong xử lý thông tin — M. Guida, F. Caniato, và A. Moretto, Journal of Purchasing and Supply Management, 2025. Bằng chứng thực nghiệm hiện tại (tạp chí bình duyệt): Thách thức xử lý thông tin hiện tại trong phân loại chi tiêu và nhu cầu giám sát của con người liên tục.
- Áp dụng quy trình mua sắm nhất quán để giảm tình trạng mua sắm không theo quy trình — APQC, 2025. Bằng chứng theo ngữ cảnh (nghiên cứu đánh giá): Một quan điểm chuẩn hóa quy trình hiện tại, không nhập các tiêu chuẩn số chỉ dành cho thành viên hoặc không được tiết lộ.
- Thách thức của việc tập trung hóa mua sắm: Bằng chứng thực nghiệm từ mua sắm công — K. Karjalainen, Trường Kinh tế Helsinki, 2009. Bằng chứng lịch sử (luận án tiến sĩ): Hai quan sát tuân thủ lịch sử được bảo toàn làm ngữ cảnh, không phải là tỷ lệ hiện tại hoặc đường cơ sở chuỗi thời gian.