Điều khoản thanh toán nhà cung cấp và tối ưu hóa vốn lưu động

Tại sao điều khoản thanh toán nhà cung cấp là một quyết định về vốn lưu động?

Các điều khoản thanh toán đặt ra quy tắc ngày đến hạn từ một yếu tố kích hoạt hợp đồng đã xác định. Nhà cung cấp thường tài trợ khoản phải thu trong khoảng thời gian này, trong khi việc xác thực hóa đơn, tranh chấp, phê duyệt và hành vi thanh toán sẽ xác định thời gian chờ thực tế đã trôi qua. Nghiên cứu thực nghiệm của Petersen và Rajan về các công ty nhỏ cho thấy việc sử dụng tín dụng thương mại nhiều hơn khi tín dụng thể chế không có sẵn (bằng chứng tín dụng thương mại). Phạm vi doanh nghiệp nhỏ của nghiên cứu vẫn cho thấy lý do tại sao việc thay đổi điều khoản có thể chuyển áp lực tài chính giữa các bên.

Do đó, bộ phận mua sắm cần một hồ sơ quyết định hai chiều. Bộ phận tài chính có thể lập mô hình thời gian tiền mặt của người mua, trong khi các nhóm quản lý danh mục và nhà cung cấp kiểm tra xem đối tác có thể chịu khoản phải thu mà không tạo ra rủi ro không thể chấp nhận được về tính liên tục, chất lượng hoặc mối quan hệ hay không. Điều này chuyển câu hỏi hữu ích sang cơ chế thương mại nào phù hợp với mối quan hệ và ai chịu chi phí tài trợ, vì thời hạn dài nhất có sẵn có thể tạo ra một vấn đề khác ở nơi khác trong chuỗi cung ứng.

Các nhóm nên phân loại nhà cung cấp như thế nào trước khi thay đổi điều khoản?

Bắt đầu với bằng chứng mà tổ chức có thể giải thích và làm mới. Kết hợp mức độ quan trọng của doanh nghiệp, khả năng thay thế, mức độ tập trung, năng lực tài chính, lịch sử hóa đơn và tranh chấp, các ràng buộc hợp đồng, tầm quan trọng của mối quan hệ và khả năng tiếp cận nguồn vốn phù hợp. Nghiên cứu động lực hệ thống của Esenduran, Gray và Tan cho thấy lý do tại sao các lựa chọn về thời hạn và rủi ro chuỗi cung ứng nên được đánh giá cùng nhau (phát hiện rủi ro kết hợp). Nó mô hình hóa phản hồi, vì vậy các nhóm vẫn cần bằng chứng từ nhà cung cấp địa phương khi họ thiết kế điểm số.

Các phân khúc nên thay đổi câu hỏi tiếp theo vì việc phân loại đơn thuần không thể phê duyệt một kết quả. Một nhà cung cấp quan trọng bị hạn chế về tài chính có thể yêu cầu phán quyết của ban điều hành, một cơ chế thanh toán khác hoặc không thay đổi điều khoản. Một nhà cung cấp có dữ liệu không đầy đủ nên chuyển sang trạng thái thu thập bằng chứng được đặt tên. Ghi lại sự không chắc chắn để một cái nhìn tài chính bị thiếu không bao giờ được coi là bằng chứng về khả năng phục hồi.

Các điều khoản tiêu chuẩn, chiết khấu động và tài chính chuỗi cung ứng khác nhau như thế nào?

Các điều khoản tiêu chuẩn đặt cam kết thời gian vào thỏa thuận thương mại và quy trình vận hành. Chiết khấu thanh toán sớm tĩnh cung cấp một điều chỉnh giá xác định cho việc thanh toán sớm hơn. Chiết khấu động thay đổi chiết khấu theo thời gian, thường sử dụng thanh khoản của chính người mua. Tài chính chuỗi cung ứng giới thiệu một nhà tài chính để nhà cung cấp có thể nhận được tiền trước khi người mua thanh toán hóa đơn.

Bài báo của Riksbank mô tả một thỏa thuận tài chính chuỗi cung ứng ba bên, trong đó một nhà tài chính mua hóa đơn từ nhà cung cấp với giá chiết khấu và sau đó nhận thanh toán từ người mua (cơ chế). Nghiên cứu này nêu rõ rằng chi phí tài chính được thu từ nhà cung cấp thông qua khoản chiết khấu đó, mặc dù về nguyên tắc, giá thương mại có thể chia sẻ chi phí. Do đó, các nhóm nên mô hình hóa sự tham gia, chi phí hiệu quả, quyền truy đòi, tính đủ điều kiện và kiểm soát vì tính thanh khoản được tài trợ mang một chi phí thực theo thỏa thuận.

• Ai cung cấp thanh khoản và khi nào vị thế tiền mặt của mỗi bên thay đổi?
• Ai trả chi phí tài chính rõ ràng và ngầm định theo thỏa thuận thương mại?
• Nhà cung cấp có thể chọn tham gia mà không làm mất đi mức thanh toán cơ bản đã hợp đồng không?
• Những hóa đơn nào đủ điều kiện và các tranh chấp, tín dụng, từ chối và sửa đổi ảnh hưởng đến tính đủ điều kiện như thế nào?
• Bên nào chịu trách nhiệm về việc giới thiệu, chất lượng dữ liệu, đối chiếu, khiếu nại và chấm dứt?

Bằng chứng nào thuộc về trường hợp kinh doanh?

Xây dựng trường hợp kinh doanh ở cấp độ hóa đơn và phân khúc nhà cung cấp. Về phía người mua, mô hình hóa thời gian hợp đồng, khối lượng hóa đơn dự kiến, hành vi phê duyệt thực tế, tranh chấp, nguồn tài trợ, chi phí chương trình và quy trình, và xử lý kế toán hoặc kho bạc. Về phía nhà cung cấp, ghi lại đường dẫn nhận dự kiến, chi phí tham gia và tài trợ, gánh nặng hoạt động, các lựa chọn thay thế có sẵn và khả năng từ chối. Giữ các giả định khác biệt với các sự kiện đã quan sát và gán một chủ sở hữu và ngày làm mới cho mỗi đầu vào.

Nghiên cứu của Riksbank sử dụng phân tích khác biệt trong khác biệt phù hợp của các nhà cung cấp đã đăng ký với một ngân hàng Thụy Điển (phương pháp nghiên cứu). Các tác giả cũng giới hạn hiệu lực bên ngoài đối với các nhà cung cấp của những người mua lớn, đã có tên tuổi (giới hạn phạm vi). Đó là bằng chứng thực nghiệm hiện tại hữu ích cho cơ chế, mặc dù nó không thể biện minh cho việc chuyển một kết quả sang một nhóm nhà cung cấp khác. Lập mô hình các kịch bản cục bộ và bảo toàn các trường hợp bất lợi vì một kết quả tiêu đề không thể đơn giản được nhập vào.

Những kiểm soát vận hành nào giữ cho các điều khoản đã đàm phán là thực tế?

Một điều khoản đã đàm phán chỉ là một phần trong thời gian chờ đợi thực tế của nhà cung cấp. Việc xác nhận biên nhận bị trì hoãn, dữ liệu hóa đơn không đầy đủ, phê duyệt chậm và các tranh chấp chưa được giải quyết có thể kéo dài thời gian thanh toán mà không thay đổi hợp đồng. Xác định sự kiện hóa đơn hợp lệ, thời điểm bắt đầu, chủ sở hữu chấp nhận, trạng thái tranh chấp, yêu cầu bằng chứng và lộ trình leo thang. Sau đó đối chiếu các điều khoản hợp đồng với hành vi thanh toán thực tế theo phân khúc nhà cung cấp.

Chính sách mua sắm công của Vương quốc Anh là một lời nhắc nhở rằng các quy tắc thanh toán có thể cụ thể theo từng khu vực pháp lý và hợp đồng: nó mô tả các nghĩa vụ thanh toán nhanh chóng được chuyển vào các chuỗi cung ứng hợp đồng công có liên quan (phạm vi chính sách). Phạm vi của nó là mua sắm công của Vương quốc Anh, vì vậy các nhóm khu vực tư nhân và các nhóm ở các khu vực pháp lý khác cần phân tích hợp đồng và chính sách riêng của họ. Trước khi đàm phán, các chủ sở hữu pháp lý và thương mại nên xác định hợp đồng quản lý, các quy tắc áp dụng, các nghĩa vụ chuyển giao và các yêu cầu báo cáo cho mối quan hệ.

1. Xác định nhóm nhà cung cấp, chủ sở hữu quyết định và các kết quả bị cấm đối với việc xem xét.
2. Thu thập các hợp đồng hiện tại, bằng chứng về chu kỳ hóa đơn, tranh chấp, mức độ quan trọng và bối cảnh tài chính.
3. Phân loại nhà cung cấp và ghi lại các bằng chứng còn thiếu hoặc các phân loại bị tranh chấp.
4. Mô hình hóa dòng tiền của người mua và nhà cung cấp cho từng cơ chế đủ điều kiện.
5. Chạy kiểm tra tính liên tục, sự tham gia, chi phí, quy trình và quyền hạn trước khi đàm phán.
6. Chuyển các trường hợp ngoại lệ cho những người được chỉ định có thẩm quyền được ủy quyền và lý do được giữ lại.
7. Theo dõi trạng thái hóa đơn thực tế và phản hồi của nhà cung cấp, sau đó xem xét lại phân khúc khi có bằng chứng thay đổi.

Bộ phận mua sắm và tài chính nên quản lý các trường hợp ngoại lệ như thế nào?

Xác định các trường hợp ngoại lệ cùng với mặc định. Các yếu tố kích hoạt điển hình bao gồm nhà cung cấp quan trọng có bằng chứng thanh khoản hạn chế, phân loại bị tranh chấp, điều khoản bắt buộc, lỗi quy trình hóa đơn, mối quan hệ đang được khắc phục tích cực hoặc lộ trình tài chính mà nhà cung cấp không thể sử dụng. Mỗi yếu tố kích hoạt cần một chủ sở hữu chịu trách nhiệm, bằng chứng mà người đó phải xem xét, các quyết định được phép, sự kiện hết hạn hoặc xem xét và đường dẫn trở lại quy trình tiêu chuẩn.

Kết nối quyết định điều khoản với phương pháp đánh giá rủi ro nhà cung cấp, và giữ cho các yếu tố thúc đẩy được hiển thị vì một xếp hạng tổng hợp có thể che giấu lý do đáng lo ngại. Chủ sở hữu danh mục có thể hiểu khả năng thay thế, bộ phận tài chính có thể đánh giá cơ chế tài trợ, bộ phận kế toán phải trả có thể sở hữu các kiểm soát hóa đơn, và lãnh đạo tài chính có thể chấp nhận một giao dịch tiền mặt. Hồ sơ lưu giữ phải cho thấy bằng chứng mà mỗi người đã xem xét và thẩm quyền nào đã hỗ trợ quyết định cuối cùng.

Các đại lý AI có thể giúp đỡ ở đâu mà không cần sở hữu quyết định thương mại?

Bắt đầu với việc chuẩn bị chỉ đọc. Phát lại các trường hợp đã hoàn thành, so sánh gói bằng chứng của đại lý với quyết định đã ghi và kiểm tra các bất đồng trước khi cho phép bất kỳ hành động quy trình làm việc nào. Giữ nguyên các con trỏ nguồn, chuyển đổi, thông báo thiếu dữ liệu, khuyến nghị, quyết định của con người và xác nhận hạ nguồn trên một trường hợp. Một bản tóm tắt tự tin sẽ hướng người đánh giá trở lại hợp đồng, hồ sơ hóa đơn và phê duyệt có trách nhiệm để bằng chứng luôn sẵn sàng để kiểm tra.

Các nhóm nên thí điểm chính sách điều khoản thanh toán như thế nào?

Thử nghiệm một phân khúc nhà cung cấp giới hạn với các chủ sở hữu đã biết và bằng chứng hóa đơn đáng tin cậy. Thiết lập đường cơ sở cho lộ trình từ hợp đồng đến thanh toán hiện tại, phân loại các trường hợp đã hoàn thành và kiểm tra các kịch bản tiêu chuẩn, tranh chấp và ngoại lệ trước bất kỳ cuộc đàm phán trực tiếp nào. Trong quá trình thử nghiệm, so sánh thời gian tiền mặt được mô hình hóa và thực tế, sự tham gia, tranh chấp, chậm trễ phê duyệt và phản hồi của nhà cung cấp. Chỉ mở rộng khi chủ sở hữu có thể giải thích các thay đổi phân loại, ngoại lệ và kết quả đối chiếu; sử dụng hướng dẫn đàm phán mua sắm để đưa bằng chứng đã được phê duyệt vào cuộc trò chuyện thương mại.