Kiến trúc Tự động hóa Thu mua

Tự động hóa thu mua thực sự có nghĩa là gì?

"Tự động hóa mua hàng" bao gồm nhiều cách tiếp cận, từ tự động hóa quy trình dựa trên quy tắc chuyển tiếp yêu cầu mua hàng qua một chuỗi phê duyệt cố định, đến tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) thao tác trên các màn hình hiện có giống như cách con người làm, cho đến tự động hóa thông minh bổ sung khả năng hiểu tài liệu hoặc logic đối chiếu ở cấp độ cao hơn. Các nghiên cứu được bình duyệt mô tả RPA là việc sử dụng các chương trình phần mềm mã nguồn thấp để tự động hóa các quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại, thường ngày, đồng thời gọi đây là công nghệ phát triển nhanh nhất trong danh mục phần mềm doanh nghiệp. Không phương pháp nào trong số này thay thế quy trình từ mua hàng đến thanh toán (procure-to-pay); chúng nằm bên trong quy trình đó, mỗi phương pháp đảm nhận một bước cụ thể, được xác định rõ ràng, đó là lý do tại sao câu hỏi hữu ích là những bước nào trong kiến trúc từ thu mua đến thanh toán đủ thông lệ để giao cho phần mềm và những phần nào vẫn cần sự phán đoán của con người.

Những bước quy trình làm việc nào được tự động hóa trước, và tại sao?

Bốn bước xuất hiện lặp đi lặp lại như các ứng viên tự động hóa sớm, bởi vì mỗi bước đều có khối lượng lớn, tuân theo các quy tắc và có kết quả đạt/không đạt rõ ràng: định tuyến và phê duyệt yêu cầu mua hàng, đối chiếu ba bên giữa đơn đặt hàng (PO), biên lai và hóa đơn, phát hành PO sau khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt, và xử lý ngoại lệ hóa đơn cho các trường hợp không khớp do việc đối chiếu ba bên cờ đỏ. Khảo sát benchmarking mua hàng hiện tại cho thấy rằng tự động hóa nâng cao khả năng tận dụng chiết khấu theo số lượng, hợp nhất hoạt động mua sắm, đồng thời giảm chi phí và sai sót từ các thao tác thủ công, đây là trường hợp coi các bước này là điểm khởi đầu chứ không phải là toàn bộ tham vọng. Công tác đo đạc chuẩn mực tương tự bổ sung thêm một điều kiện rất đáng lưu tâm: tiêu chuẩn hóa quy trình giúp đảm bảo rằng nỗ lực đẩy nhanh tốc độ không làm gia tăng các lỗi phát sinh, vì vậy việc tự động hóa một quy trình công việc đơn đặt hàng vốn chưa được chuẩn hóa thì chỉ làm cho sự thiếu nhất quán diễn ra nhanh hơn, bởi vì việc chuẩn hóa phải diễn ra trước hoặc song song với quá trình xây dựng.

Đường dẫn tự động phải duy trì những quyền kiểm soát nào?

Hai nguyên tắc kiểm soát được chuyển đổi nguyên trạng từ hoạt động thu mua thủ công, và quy trình làm việc tự động phải thể hiện các nguyên tắc đó bằng phần mềm thay vì giả định rằng chúng vẫn được duy trì sau khi di chuyển. Đầu tiên là phân tách trách nhiệm: hướng dẫn kiểm soát liên bang có thẩm quyền định nghĩa nó là phân chia các nhiệm vụ và trách nhiệm chính giữa những người khác nhau để giảm thiểu rủi ro sai sót, lạm dụng hoặc gian lận, tách biệt trách nhiệm phê duyệt giao dịch, xử lý và ghi nhận giao dịch, xem xét lại các giao dịch và xử lý mọi tài sản liên quan để không một cá nhân nào kiểm soát tất cả các khía cạnh quan trọng của một giao dịch hoặc sự kiện. Thứ hai là phê duyệt: các giao dịch chỉ được ủy quyền và thực hiện bởi những cá nhân hành động trong phạm vi thẩm quyền của họ. Trong một quy trình thủ công, những điều này xuất hiện dưới dạng những người khác nhau xử lý đơn đặt hàng tại các bàn làm việc khác nhau. Trong một quy trình tự động, chúng phải xuất hiện dưới dạng mô hình vai trò, cấu hình ngưỡng phê duyệt và sơ đồ phân quyền mà bot hoặc công cụ quy trình làm việc không thể âm thầm bỏ qua chỉ vì về mặt kỹ thuật, nó có thể ghi vào mọi trường mà nó có thể truy cập.

Làm thế nào để sắp xếp trình tự cho một đợt triển khai ưu tiên quản trị?

Các tích hợp ERP cũ thực sự thất bại ở đâu, và các silo dữ liệu bắt nguồn từ đâu?

Điểm mà nền tảng tự động hóa mua hàng kết nối với hệ thống ERP cũng chính là nơi tập trung rủi ro quản trị trên thực tế, đồng thời là nơi hình thành các silo dữ liệu nếu hệ thống tự động hóa duy trì bản sao dữ liệu riêng biệt của mình về nhà cung cấp, ngân sách hoặc phê duyệt thay vì coi ERP là hệ thống ghi nhận duy nhất. Hướng dẫn tích hợp của một nhà cung cấp giải pháp tự động hóa đã chỉ rõ rủi ro truy cập này: một trình kết nối được cấp quyền truy cập rộng hơn mức chức năng của nó yêu cầu có thể đọc dữ liệu mà lẽ ra nó không bao giờ được phép thấy và ghi dữ liệu vào các trường mà lẽ ra nó không bao giờ được chạm tới. Quyền truy cập rộng rãi thường được cấp để thuận tiện trong quá trình thiết lập chứ không phải vì quy trình công việc cần đến, và điều này đáng được coi là một mục kiểm tra do nhà cung cấp cung cấp để kiểm thử hơn là một tuyên bố về sản phẩm của bất kỳ nhà cung cấp cụ thể nào. Hướng dẫn tương tự cũng chỉ ra một kiểu lỗi thứ hai, ít ồn ào hơn: một dấu vết kiểm toán bao gồm các hành động của con người nhưng để lại các quyết định tự động không được ghi lại là chưa đầy đủ và sẽ tạo ra các phát hiện vi phạm trong bất kỳ cuộc kiểm toán nghiêm túc nào. Nếu một bot phê duyệt hóa đơn, quyết định đó cần có hồ sơ tương tự như khi do một con người phê duyệt: logic nào đã được áp dụng, dữ liệu nào đã được sử dụng và kết quả là gì.

Tại sao việc tự động hóa chưa được xác thực lại tốn kém hơn số tiền tiết kiệm được?

Sự cám dỗ là coi tự động hóa như một vấn đề triển khai: cấu hình công cụ, hướng nó vào quy trình và đưa vào vận hành. Nghiên cứu nền tảng về xác minh quy trình công việc cảnh báo không nên bỏ qua bước ở giữa. Khi nghiên cứu chung về các hệ thống quản lý quy trình công việc, các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng tuy nhiên, hệ quả là có rất ít quy trình công việc được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đưa vào ứng dụng thực tế, điều này thường dẫn đến việc các lỗi phải được khắc phục theo hình thức ứng phó tức thời với chi phí thường rất đắt đỏ. Phát hiện đó có trước các nền tảng tự động hóa low-code ngày nay hai thập kỷ, và vấn đề cốt lõi vẫn chưa biến mất: một đặc tả quy trình làm việc là một tập hợp logic, và logic chưa được kiểm tra về các lựa chọn, trình tự cùng ngoại lệ mà nó thực sự cần xử lý sẽ thất bại theo cùng một cách dù do con người hay bot thực thi, chỉ là bot thất bại nhanh hơn và với khối lượng lớn hơn. Các ngôn ngữ đặc tả quy trình làm việc cần phải hỗ trợ việc xác định các thời điểm lựa chọn, thực thi tuần tự, song song, đồng bộ hóa và lặp lại chính xác là vì các quy trình thực tế đều cần tất cả những điều đó, và một dự án thí điểm chỉ thực hiện đường đi suôn sẻ thì chưa hề xác minh được quy trình làm việc.