Contrate servicios para paradas de planta sin comprometer la revisión de seguridad

¿Qué implica la contratación de servicios de mantenimiento durante paradas programadas?

Desde la perspectiva de esta guía, una parada técnica, una revisión general o una interrupción concentra el mantenimiento planificado en un plazo determinado, y de ello se desprenden cuatro decisiones de aprovisionamiento: qué contratistas pueden licitar, cómo se cotiza la mano de obra, cómo se aseguran los recursos de largo plazo de entrega y cómo se pagan los retrasos y la finalización anticipada. Compras gestiona el proceso y se encarga de las condiciones comerciales, mientras que el departamento de seguridad del sitio decide qué contratistas son aptos para trabajar.

Para las plantas cubiertas por la norma de gestión de la seguridad de procesos de OSHA, verifique cómo se aplican sus reglas para contratistas al trabajo de parada. Las pautas de cumplimiento de OSHA, ahora una instrucción archivada, preguntan si el programa de contratistas del anfitrión cubre a los contratistas que realizan mantenimiento o reparaciones, paradas de planta, renovaciones mayores o trabajos especializados en procesos cubiertos o cerca de ellos, y establecen que un empleador que selecciona a un contratista debe evaluar su desempeño y programas de seguridad.

La presión del cronograma se manifiesta en forma de excepciones. El plan de sitio para contratistas de una refinería incluye un proceso de excepción temporal para los contratistas requeridos que no cumplan con sus criterios de precalificación, y un proceso para eximir un requisito de prueba de drogas durante paradas mayores o interrupciones imprevistas una vez que el gerente de ES&S de la refinería lo apruebe. Desde el punto de vista de esta guía, trate cada excepción de interrupción de esa manera: nombre quién puede aprobarla, mantenga a dicho aprobador independiente del cronograma de la parada de mantenimiento y registre cada decisión.

¿Por qué el TRIR es un filtro poco fiable para los contratistas de paradas de planta?

Las estrategias de precalificación suelen depender de las tasas de lesiones como la tasa total de incidentes registrables (TRIR). Utilizando datos de incidentes que abarcan más de 3 billones de horas de trabajo, Hallowell y sus colegas determinaron que las lesiones registrables son casi totalmente aleatorias, que la tasa TRIR no es estadísticamente válida para comparar empresas o proyectos en casi todos los casos prácticos, y que las tendencias en la TRIR no están asociadas estadísticamente con las muertes. También descubrieron que para predecir la TRIR se necesitaban al menos 100 meses de datos.

Las directrices de la industria de gasoductos llegan a la misma conclusión para la selección de contratistas: la Fundación INGAA considera sumamente problemático confiar principalmente en el TRIR y otros indicadores retrospectivos para evaluar la competencia en seguridad de los contratistas. Desde la perspectiva de esta guía, utilice el TRIR y la tasa de modificación de experiencia (EMR) como puntos de partida para hacer preguntas sobre el historial de un licitador, y no como un límite de aprobación/rechazo o como la clasificación en sí.

¿Qué debe verificar en su lugar la precalificación de seguridad del contratista?

Según los datos de 28 organizaciones de construcción, 74 proyectos y 698 cuadrillas, un estudio revisado por pares realizado por Oguz Erkal y colegas descubrió que entre los principales predictores de la exposición a lesiones graves se encontraban la experiencia de la cuadrilla trabajando en conjunto, la experiencia del supervisor con dicha cuadrilla, la cantidad de trabajadores a cargo de cada supervisor y el desarrollo de liderazgo para los supervisores de primera línea. Los autores advierten que una muestra de 28 empresas no puede generalizarse a una población mayor y alientan a los compradores a ampliar la precalificación más allá de las tasas de lesiones para incluir la forma en que un contratista organiza su trabajo.

Los indicadores adelantados dan estructura a esas preguntas. La Fundación INGAA recomienda un índice estandarizado de indicadores adelantados de seguridad para la precalificación, el seguimiento durante el trabajo y la evaluación posterior al proyecto, y ofrece un ejemplo de ponderación: si el TRIR y el EMR representan cada uno 5% de la puntuación de precalificación, el índice de indicadores adelantados representa 20%.

Desde la perspectiva de esta guía, solicite a cada licitante que nombre a los supervisores y las cuadrillas principales que desplegará, indique cuánto tiempo llevan trabajando juntos y proporcione la proporción planificada de trabajadores por supervisor en cada turno. Comparta los peligros de proceso conocidos de la planta para las unidades dentro del alcance, y luego pregunte cómo el licitante controlará cada peligro de alta energía en su trabajo. Verifique las referencias por teléfono, entreviste al líder del sitio, no solo al líder de ventas, y revise los registros de capacitación en seguridad de procesos del personal nombrado al momento de la movilización.

Establezca las reglas para los casos complejos de antemano. El mismo plan de la refinería utiliza una firma externa de evaluación, establece criterios que los contratistas deben cumplir antes de la adjudicación del trabajo, contrata a contratistas únicamente para los servicios para los que están precalificados y evalúa a los nuevos contratistas sin tres años de datos basándose en la información disponible. Aplique el mismo filtro a todos los subcontratistas que trabajarán en el sitio.

¿Cómo deben gestionar las tarifas de mano de obra por incremento de demanda las horas extras y la disponibilidad?

Las horas extra son el punto donde convergen los precios de las paradas de planta y la fatiga. Para los trabajadores en puestos sensibles para la seguridad de los procesos en plantas de refinación y petroquímicas, la práctica de gestión de riesgos por fatiga de API establece un límite para las horas totales durante las interrupciones, incluidas las entregas de turno, las extensiones y las horas extraordinarias, de 14 horas por turno y 182 horas por ciclo de trabajo, cuenta cada llamada de emergencia y define un proceso de excepción para superar los límites. Se espera que los contratistas en el sitio que desempeñen esos roles operen sistemas equivalentes de gestión de la fatiga.

Según el criterio de esta guía, establezca la tarifa en función del esquema de turnos que la planta realmente permita, con las horas máximas por turno y por período de trabajo, y el descanso mínimo entre turnos. Verifique qué normas sobre horas extras y primas ya fija la legislación laboral o un convenio colectivo, y negocie lo que sí controla: el esquema de turnos y el margen de ganancia. En los trabajos por administración (tiempo y materiales), aplique el margen únicamente a la paga correspondiente a la jornada ordinaria, no a la prima por horas extras, o bien utilice una tarifa fija para que el margen del contratista no aumente con dichas primas.

Cotice la disponibilidad por separado de la ejecución activa, junto con la movilización, la desmovilización, los viáticos y el alquiler de equipos. Defina los eventos de disponibilidad con precisión: una cuadrilla esperando un permiso, un recipiente todavía demasiado caliente para entrar o una pieza que la planta debía suministrar, e indique quién asume la disponibilidad cuando el contratista causa la espera. Especifique qué persona de la planta puede poner a una cuadrilla en disponibilidad y cómo se registra, de modo que los cargos por disponibilidad puedan comprobarse con los registros de permisos y turnos.

¿Cómo asegura herramientas de largo plazo de entrega y subcontratistas especializados?

Asuma que las cuadrillas especializadas, los equipos de izaje pesado y las herramientas especializadas también se están reservando para las paradas de otras plantas. Enumérelos a partir de la lista de trabajo preliminar, antes de la congelación final del alcance, resérvelos con compromisos fechados y acuerde cuánto cuesta una reserva si la ventana de tiempo se modifica. Gestione las ofertas de especialidades a través de un flujo de trabajo RFQ estructurado para que el alcance, las tarifas y la disponibilidad lleguen de forma comparable.

Precalifique a los subcontratistas especializados antes de reservar su espacio, no cuando lleguen a la puerta. Pregunte a cada contratista principal qué trabajo subcontractará y a quién, y rechace las sustituciones tardías a menos que el sustituto supere el mismo filtro de seguridad.

¿Cómo se deben estructurar los incentivos por hitos y los daños y perjuicios liquidados?

La contratación de carreteras con fondos federales de EE. UU. ofrece un modelo público. Bajo sus reglas, un departamento de transporte estatal establece tarifas de daños y perjuicios estimados (liquidated damages) que al menos cubren su costo estimado de ingeniería diario por una demora y revisa dichas tarifas al menos cada 2 años, y cualquier incentivo o desincentivo por finalización anticipada debe mostrarse por separado de los montos por daños y perjuicios.

Desde la perspectiva de esta guía, decida primero si cada paquete es a suma alzada, por tarifa unitaria o reembolsable; los daños por retraso se ajustan mejor al trabajo a precio fijo, porque en el trabajo reembolsable la planta dirige el alcance y paga por la recuperación. Luego, estime cuánto le cuesta un día de retraso en el reinicio, debido a la producción perdida, alquileres extendidos y supervisión adicional, y mantenga los daños diarios en o por debajo de esa estimación, con un límite general; el límite mínimo de la regla de carreteras cubre únicamente el costo de ingeniería diario estimado por el propietario. Conserve cualquier bono por finalización anticipada como un término separado y haga que su asesor legal confirme la exigibilidad bajo la ley aplicable del contrato.

Nunca vincule una bonificación a un bajo recuento de lesiones, porque eso premia la subnotificación de lesiones. Subordine los pagos por hitos a las condiciones de seguridad que la planta verifique, tales como permisos cerrados, aislamientos confirmados y ausencia de hallazgos abiertos de peligros de alta energía —siendo dichos hallazgos planteados por el propio personal de seguridad de la planta—, y pague la finalización anticipada únicamente por el trabajo realizado dentro de los límites de horas. Acuerde por anticipado cómo se fija el precio del trabajo emergente encontrado tras abrir los equipos, y cómo el trabajo emergente y las esperas causadas por la planta desplazan las fechas de los hitos.

¿Qué debe registrar un registro de decisiones de contratistas de paradas?

El registro a continuación convierte estas decisiones en campos que un equipo de categoría puede completar para cada paquete de parada. Es una herramienta de planificación redactada, no una norma; establezca cada umbral y tarifa junto con operaciones, mantenimiento y seguridad para su planta.

Los contratistas de paradas de planta representan un riesgo de proveedor entre varios. Revise los críticos con una evaluación de riesgos de proveedores por niveles, por lo que la evaluación de seguridad se ubica junto al riesgo financiero, de capacidad y de calidad.

¿Cómo cambian los agentes de AI la contratación de contratistas para paradas programadas?