Wartungs- und Stillstandsdienste beschaffen, ohne die Sicherheitsprüfung zu verkürzen

Was umfasst die Beschaffung von Wartungs- und Stillstandsdienstleistungen?

Nach Auffassung dieses Leitfadens bündelt ein Stillstand, eine Revision oder ein Ausfall (Shutdown, Turnaround oder Outage) die geplante Instandhaltung in einem festen Zeitfenster, woraufhin vier Beschaffungsentscheidungen folgen: welche Auftragnehmer anbieten dürfen, wie die Arbeitsleistung bepreist wird, wie Ressourcen mit langer Vorlaufzeit gesichert werden und wie Verzögerungen sowie eine verfrühte Fertigstellung vergütet werden. Der Einkauf steuert den Prozess und verantwortet die kommerziellen Bedingungen, während die Sicherheitsabteilung des Standorts entscheidet, welche Auftragnehmer für die Arbeiten akzeptabel sind.

Überprüfen Sie für Werke, die unter den Prozesssicherheits-Managementstandard von OSHA fallen, wie dessen Auftragnehmerregeln auf Stillstandsarbeiten angewendet werden. Die Compliance-Richtlinienvon OSHA, mittlerweile eine archivierte Anweisung, fragen, ob das Auftragnehmerprogramm des Betreibers Auftragnehmer umfasst, die Wartungs- oder Reparaturarbeiten, Generalüberholungen (Turnarounds), größere Renovierungen oder Spezialarbeiten an oder in der Nähe von erfassten Prozessen durchführen, und halten fest, dass ein Arbeitgeber, der einen Auftragnehmer auswählt, dessen Sicherheitsleistung und -programme bewerten muss.

Termindruck zeigt sich in Form von Ausnahmen. Der Standortplan für Auftragnehmer einer Raffinerie beinhaltet einen temporären Ausnahmeprozess für erforderliche Auftragnehmer, die die Präqualifikationskriterien nicht erfüllen, sowie ein Verfahren zum Verzicht auf eine Drogentest-Anforderung bei großen Revisionen oder unerwarteten Stillständen, sobald der/die ES&S-Manager der Raffinerie zustimmt. Nach Ansicht dieses Leitfadens sollte jede Stillstandsausnahme auf diese Weise behandelt werden: Benennen Sie die genehmigungsberechtigte Person, halten Sie diese Person unabhängig vom Stillstandszeitplan und dokumentieren Sie jede Entscheidung.

Warum ist die TRIR ein unzureichender Filter für Stillstandsdienstleister?

Präqualifikationsstrategien hängen oft von Unfallraten ab wie der Total Recordable Incident Rate (TRIR). Anhand von Unfalldaten aus mehr als 3 Billionen Arbeitsstunden stellten Hallowell und Kollegen fest, dass meldepflichtige Unfälle nahezu völlig zufällig auftreten, dass die TRIR in fast allen praktischen Fällen statistisch ungültig für den Vergleich von Unternehmen oder Projekten ist und dass Trends bei der TRIR statistisch nicht mit Todesfällen zusammenhängen. Sie fanden zudem heraus, dass die Vorhersage der TRIR mindestens 100 Monate an Daten erfordert.

Leitlinien der Pipeline-Industrie ziehen dieselbe Schlussfolgerung für die Auftragnehmerauswahl: die INGAA Foundation bezeichnet es als äußerst problematisch, sich zur Beurteilung der Sicherheitskompetenz von Auftragnehmern primär auf die TRIR und andere nachlaufende Indikatoren zu stützen. Nach Ansicht dieses Leitfadens sollten Sie die TRIR und die Experience Modification Rate (EMR) als Anstöße für Fragen zur Leistungsbilanz eines Bieters nutzen, nicht als Bestanden/Nicht-Bestanden-Grenze oder als Ranking an sich.

Worauf sollte die Sicherheitspräqualifikation von Auftragnehmern stattdessen prüfen?

Auf Basis von Daten aus 28 Bauorganisationen, 74 Projekten und 698 Teams kam eine von Fachleuten begutachtete Studie von Oguz Erkal und Kollegen zu dem Ergebnis, dass zu den stärksten Prädiktoren für die Exposition gegenüber schweren Verletzungen die gemeinsame Arbeitserfahrung der Crew, die Erfahrung des Vorarbeiters mit der Crew, die Anzahl der Arbeiter unter jedem Vorarbeiter sowie die Führungskräfteentwicklung für Vorgesetzte an vorderster Front gehören. Die Autoren weisen darauf hin, dass sich eine Stichprobe von 28 Unternehmen nicht auf eine größere Grundgesamtheit verallgemeinern lässt, und ermutigen Einkäufer, die Präqualifikation über Unfallraten hinaus auf die Art und Weise auszudehnen, wie ein Auftragnehmer seine Arbeit organisiert.

Frühindikatoren verleihen diesen Fragen eine Struktur. Die INGAA Foundation empfiehlt einen standardisierten Index von Frühindikatoren für die Sicherheit bei der Präqualifikation, der Überwachung während der Arbeit und der Evaluierung nach Projektende und bietet ein Beispiel für eine Gewichtung: Wenn TRIR und EMR jeweils 5% einer Präqualifikationspunktzahl ausmachen, entfallen auf den Frühindikatoren-Index 20%.

Dieser Leitfaden empfiehlt, jeden Bieter zu bitten, die Aufseher und Kernmannschaften zu benennen, die er einsetzen wird, anzugeben, wie lange sie bereits zusammenarbeiten, und das geplante Verhältnis von Arbeitskräften zu Aufsehern für jede Schicht zu nennen. Teilen Sie dem Bieter die bekannten Prozessgefahren des Werks für die betroffenen Einheiten mit und fragen Sie dann, wie er jede hochenergetische Gefahr bei seiner Arbeit kontrollieren wird. Überprüfen Sie Referenzen telefonisch, interviewen Sie den Standortleiter und nicht nur den Vertriebsleiter und prüfen Sie die Schulungsnachweise der genannten Personen zur Prozesssicherheit bei der Mobilisierung.

Regeln Sie die Bedingungen für Härtefälle im Voraus. Derselbe Raffinerieplan nutzt ein externes Prüfungsunternehmen, legt Kriterien fest, die Auftragnehmer vor der Vergabe erfüllen müssen, beauftragt Auftragnehmer nur für Dienstleistungen, für die sie präqualifiziert sind, und bewertet neue Auftragnehmer ohne dreijährige Datenbasis anhand der verfügbaren Daten. Wenden Sie dasselbe Prüfungsverfahren auf jeden Nachunternehmer an, der vor Ort tätig wird.

Wie sollten Stundensatzlisten für Spitzenkapazitäten (Surge Labor) Überstunden und Bereitschaft regeln?

Überstunden sind der Punkt, an dem Stillstandskalkulationen und Ermüdung aufeinandertreffen. Für Arbeitnehmer in prozesssicherheitsrelevanten Funktionen an Raffinerie- und petrochemischen Standorten gilt: Die Praxis des API zum Risikomanagement bei Ermüdung begrenzt die Gesamtstunden während Stillständen, einschließlich Übergaben, Schichtverlängerungen und Überstunden, auf 14 Stunden pro Schicht und 182 Stunden pro Schichtblock, erfasst jeden Noteinsatz und legt einen Ausnahmeprozess für das Überschreiten der Grenzen fest. Sie erwartet, dass Vor-Ort-Dienstleister in diesen Rollen vergleichbare Managementsysteme zur Ermüdungsprävention betreiben.

Nach Ansicht dieses Leitfadens sollte die Vergütungstabelle auf dem Schichtmuster basieren, das vor Ort tatsächlich zulässig ist, unter Berücksichtigung der maximalen Stunden pro Schicht und pro Schichtblock sowie der minimalen Ruhezeit zwischen den Schichten. Prüfen Sie, welche Überstunden- und Zuschlagsregeln bereits durch Arbeitsgesetze oder Tarifverträge festgelegt sind, und verhandeln Sie das, was Sie kontrollieren können: das Schichtmuster und den Aufschlag. Wenden Sie bei Arbeiten auf Nachweisbasis (Time and Materials) den Aufschlag nur auf den Grundlohn an, nicht auf den Überstundenzuschlag, oder verwenden Sie eine feste Pauschale, damit die Marge des Auftragnehmers nicht mit den Überstundenzuschlägen wächst.

Bepreisen Sie die Bereitschaft separat von der aktiven Ausführung, zusammen mit Mobilisierung, Demobilisierung, Verpflegungspauschale und Gerätemiete. Definieren Sie Bereitschaftsereignisse präzise: eine Kolonne, die auf eine Genehmigung wartet, ein Behälter, der noch zu heiß zum Betreten ist, oder ein Teil, das das Werk liefern sollte, und legen Sie fest, wer die Bereitschaftskosten trägt, wenn der Auftragnehmer das Warten verursacht. Benennen Sie, wer auf Werksseite eine Kolonne in Bereitschaft versetzen kann und wie dies protokolliert wird, damit Bereitschaftskosten anhand von Genehmigungs- und Schichtaufzeichnungen überprüft werden können.

Wie sichern Sie sich Werkzeuge mit langer Vorlaufzeit und spezialisierte Subunternehmer?

Gehen Sie davon aus, dass Spezialteams, Schwertransportausrüstung und Spezialwerkzeuge auch für Stillstände in anderen Werken gebucht werden. Erfassen Sie diese anhand der vorläufigen Arbeitsliste vor dem finalen Leistungsumfang-Freeze, reservieren Sie sie mit datierten Zusagen und vereinbaren Sie die Kosten einer Reservierung, falls sich das Zeitfenster verschiebt. Führen Sie die Ausschreibungen für die Spezialleistungen so durch, wie es ein strukturierter RFQ-Workflow vorsieht, damit Umfang, Sätze und Verfügbarkeit in vergleichbarer Form vorliegen.

Präqualifizieren Sie Spezialsubunternehmer, bevor ihr Zeitfenster reserviert wird, und nicht erst, wenn sie am Tor eintreffen. Fragen Sie jeden Generalunternehmer, welche Arbeiten er an wen vergeben wird, und lehnen Sie späte Ersetzungen ab, es sei denn, der Ersatz besteht dieselbe Sicherheitsprüfung.

Wie sollten Meilensteinanreize und Vertragsstrafen strukturiert sein?

Die US-Bundeshilfe für den Autobahnbau bietet ein öffentliches Modell. Unter deren Regelnlegt die Verkehrsbehörde eines Bundesstaates pauschalierte Schadenersatzsätze fest, die mindestens die geschätzten täglichen Ingenieurskosten einer Verzögerung decken, überprüft diese Sätze mindestens alle 2 Jahre, und jegliche Anreize oder Abschläge für eine frühe Fertigstellung müssen getrennt von den pauschalierten Schadenersatzbeträgen ausgewiesen werden.

Nach Ansicht dieses Leitfadens sollten Sie zunächst entscheiden, ob jedes Paket als Pauschalpreis, Einheitspreis oder auf Selbstkostenbasis vergeben wird; Verzögerungsschäden eignen sich am besten für Festpreisarbeiten, da bei Arbeiten auf Selbstkostenbasis das Werk den Umfang bestimmt und für die Wiederherstellung aufkommt. Schätzen Sie dann die Kosten eines Verzögerungstages für den Neustart ab, ausgehend von Produktionsausfällen, verlängerten Mietzeiten und zusätzlicher Überwachung, und halten Sie den täglichen Schadensersatz auf oder unter dieser Schätzung, versehen mit einer Gesamtobergrenze; die Untergrenze der Autobahnregelung deckt nur die geschätzten täglichen Engineering-Kosten des Betreibers ab. Behalten Sie einen etwaigen Bonus für vorzeitige Fertigstellung als separate Klausel bei und lassen Sie die Durchsetzbarkeit von der Rechtsabteilung nach dem auf den Vertrag anwendbaren Recht bestätigen.

Knüpfen Sie Boni niemals an eine niedrige Unfallquote, da dies die Untererfassung von Unfällen belohnt. Machen Sie Meilensteinzahlungen von vom Werk verifizierten Sicherheitsbedingungen abhängig – wie etwa abgeschlossene Erlaubnisscheine, bestätigte Freischaltungen und keine offenen Hochenergie-Gefährdungsbefunde, wobei diese Befunde vom werkseigenen Sicherheitspersonal vorgebracht werden müssen –, und zahlen Sie vorzeitige Fertigstellungen nur für Arbeiten aus, die innerhalb der Stundengrenzen erbracht wurden. Vereinbaren Sie im Voraus, wie nach dem Öffnen von Anlagen entdeckte unvorhergesehene Arbeiten bepreist werden und wie unvorhergesehene Arbeiten sowie vom Werk verursachte Wartezeiten die Meilensteintermine verschieben.

Was sollte ein Entscheidungsregister für Stillstandskontraktoren erfassen?

Das folgende Register übersetzt diese Entscheidungen in Felder, die ein Warengruppenteam für jedes Stillstandspaket ausfüllen kann. Es handelt sich um eine erstellte Planungshilfe und keinen Standard; legen Sie jeden Schwellenwert und jede Rate für Ihren Standort in Abstimmung mit Betrieb, Instandhaltung und Sicherheit fest.

Stillstandsdienstleister sind nur ein Lieferantenrisiko unter mehreren. Überprüfen Sie die kritischen Lieferanten mit einer gestaffelten Lieferantenrisikobeurteilung, sodass die Sicherheitsüberprüfung neben finanziellen, Kapazitäts- und Qualitätsrisiken steht.

Wie verändern AI-Agenten die Beschaffung von Stillstandsauftragnehmern?