Acheter des services de maintenance et d'arrêt d'usine sans compromettre l'examen de sécurité

Qu'implique le sourcing de services pour arrêts de maintenance ?

Selon ce guide, un arrêt d'usine, une révision majeure ou une mise hors service programmée concentre la maintenance planifiée sur une période fixe, ce qui entraîne quatre décisions d'achat : quels prestataires peuvent soumissionner, comment la main-d'œuvre est tarifée, comment les ressources à long délai d'approvisionnement sont sécurisées et comment les retards et l'achèvement anticipé sont rémunérés. Les achats pilotent le processus et définissent les conditions commerciales, tandis que la fonction sécurité du site détermine quels prestataires sont autorisés à intervenir.

Pour les usines couvertes par la norme de gestion de la sécurité des procédés de l'OSHA, vérifiez comment ses règles applicables aux sous-traitants s'appliquent aux travaux d'arrêt. Les directives de conformité, désormais une instruction archivée de l'OSHA, demandent si le programme de l'employeur hôte relatif aux entreprises extérieures couvre les entrepreneurs effectuant des travaux de maintenance, de réparation, d'arrêt, de rénovation majeure ou de travaux spécialisés sur ou à proximité des procédés concernés, et précisent qu'un employeur qui sélectionne un prestataire doit évaluer ses performances et ses programmes en matière de sécurité.

La pression sur le planning se manifeste sous forme d'exceptions. Le plan de site pour les prestataires d'une raffinerie comprend une procédure d'exception temporaire pour les prestataires requis qui ne satisfont pas à ses critères de préqualification, ainsi qu'une procédure permettant de déroger à une exigence de dépistage de drogues lors de grands arrêts de maintenance ou d'arrêts imprévus, une fois que le responsable ES&S de la raffinerie a donné son accord. Du point de vue de ce guide, traitez chaque exception accordée pendant un arrêt de cette manière : désignez la personne habilitée à l'approuver, veillez à ce que cet approbateur soit indépendant du calendrier d'arrêt et consignez chaque décision.

Pourquoi le taux TRIR est-il un filtre peu pertinent pour évaluer les prestataires d'arrêts de maintenance ?

Les stratégies de préqualification dépendent souvent des taux de blessures tels que le taux total d'incidents enregistrables (TRIR). À partir de données sur les incidents couvrant plus de 3 billions d'heures de travail, Hallowell et ses collègues ont estimé que les blessures enregistrables étaient presque entièrement aléatoires, que le taux TRIR était statistiquement non valide pour comparer des entreprises ou des projets dans la quasi-totalité des cas pratiques, et que les tendances du TRIR n'étaient pas statistiquement associées aux décès. Ils ont également constaté que la prédiction du TRIR nécessitait au moins 100 mois de données.

Les directives de l'industrie des pipelines tirent la même conclusion pour la sélection des prestataires : la Fondation INGAA considère qu'il est extrêmement problématique de s'appuyer principalement sur le taux total d'incidents enregistrés (TRIR) et d'autres indicateurs rétrospectifs pour évaluer la compétence d'un entrepreneur en matière de sécurité. Selon ce guide, il convient d'utiliser le TRIR et le taux de modification de l'expérience (EMR) comme points de départ pour poser des questions sur les antécédents d'un soumissionnaire, et non comme un seuil éliminatoire ou un classement en soi.

Que doit plutôt vérifier la préqualification de sécurité des prestataires ?

D'après les données de 28 organisations de construction, de 74 projets et de 698 équipes, une étude évaluée par des pairs menée par Oguz Erkal et ses collègues a constaté que les meilleurs indicateurs prédictifs de l'exposition aux blessures graves comprenaient l'expérience de collaboration de l'équipe, l'expérience du superviseur avec cette équipe, le nombre de travailleurs sous la responsabilité de chaque superviseur et le développement du leadership pour les superviseurs de première ligne. Les auteurs préviennent qu'un échantillon de 28 entreprises ne peut pas être généralisé à une population plus vaste, et ils encouragent les acheteurs à élargir la pré-qualification au-delà des seuls taux d'accidents pour s'intéresser à la manière dont un entrepreneur organise son travail.

Les indicateurs avancés donnent une structure à ces questions. La Fondation INGAA recommande un indice standardisé d'indicateurs de sécurité prévisionnels pour la préqualification, le suivi en cours de chantier et l'évaluation post-projet, et propose un exemple de pondération : si le TRIR et l'EMR représentent chacun 5% d'un score de préqualification, l'indice d'indicateurs prévisionnels représente 20%.

Selon les recommandations de ce guide, demandez à chaque soumissionnaire de désigner les superviseurs et les équipes clés qu'il mobilisera, d'indiquer depuis combien de temps ils travaillent ensemble et de préciser le ratio prévu de travailleurs par superviseur pour chaque équipe. Communiquez les risques industriels connus du site pour les unités concernées, puis demandez au soumissionnaire comment il maîtrisera chaque risque à haute énergie lors de ses interventions. Vérifiez les références par téléphone, interviewez le responsable du site et non seulement le responsable commercial, et contrôlez les registres de formation à la sécurité des procédés des personnes désignées lors de la mobilisation.

Définissez à l'avance les règles applicables aux cas complexes. Le même plan de raffinerie fait appel à une entreprise d'évaluation tierce, définit les critères que les entrepreneurs doivent satisfaire avant l'attribution des travaux, n'engage les entrepreneurs que pour les services pour lesquels ils sont préqualifiés et évalue les nouveaux entrepreneurs ne disposant pas de trois ans de données sur la base des données disponibles. Appliquez le même filtrage à chaque sous-traitant qui interviendra sur le site.

Comment les grilles tarifaires de la main-d'œuvre de renfort doivent-elles traiter les heures supplémentaires et la mise en attente ?

Les heures supplémentaires sont le moment où les coûts des arrêts d'exploitation et la fatigue se rejoignent. Pour les travailleurs occupant des postes sensibles pour la sécurité des procédés sur les sites de raffinage et de pétrochimie, la pratique de gestion des risques liés à la fatigue de l'API plafonne le nombre total d'heures pendant les arrêts, y compris les transferts, les prolongations et les heures supplémentaires, à 14 heures par poste et 182 heures par cycle de travail, comptabilise chaque appel d'astreinte et établit une procédure d'exception en cas de dépassement des limites. Elle attend des prestataires présents sur site pour ces rôles qu'ils déploient des systèmes de gestion de la fatigue équivalents.

Selon ce guide, élaborez la grille tarifaire en fonction du régime de travail réellement autorisé par le site, en tenant compte des heures maximales par équipe et par cycle de travail ainsi que du repos minimal entre deux postes. Vérifiez les règles d'heures supplémentaires et de majoration fixées par la législation du travail ou une convention collective, et négociez ce que vous contrôlez : le régime de travail et la marge. Pour les travaux en régie (temps et matériaux), appliquez la marge uniquement sur le tarif de base, et non sur la majoration pour heures supplémentaires, ou optez pour un forfait, afin que la marge du prestataire n'augmente pas avec les primes d'heures supplémentaires.

Tarifez la mise en attente séparément de l'exécution active, de même que la mobilisation, la démobilisation, les indemnités journalières et la location de matériel. Définissez précisément les événements de mise en attente : une équipe qui attend un permis, un récipient encore trop chaud pour y pénétrer ou une pièce que l'usine devait fournir, et indiquez qui prend en charge la mise en attente lorsque l'entrepreneur est responsable de l'attente. Désignez la personne du côté de l'usine habilitée à placer une équipe en attente et la méthode d'enregistrement, afin de pouvoir vérifier les frais de mise en attente par rapport aux registres de permis et de postes.

Comment sécuriser l'outillage à long délai d'obtention et les sous-traitants spécialisés ?

Partez du principe que les équipes spécialisées, les équipements de levage lourd et l'outillage spécifique sont également réservés pour les arrêts d'autres usines. Répertoriez-les à partir de la liste des travaux préliminaires, avant le gel définitif du périmètre, réservez-les avec des engagements datés et convenez du coût d'une réservation en cas de déplacement de la fenêtre d'intervention. Soumettez les appels d'offres spécialisés à un flux de travail structuré RFQ afin que le périmètre, les tarifs et la disponibilité soient présentés sous une forme comparable.

Préqualifiez les sous-traitants spécialisés avant que leur créneau ne soit réservé, et non à leur arrivée sur le site. Demandez à chaque entreprise générale quels travaux elle compte sous-traiter et à qui, et refusez les substitutions tardives à moins que le substitut ne réussisse le même contrôle de sécurité.

Comment structurer les incitations liées aux jalons et les dommages et intérêts forfaitaires ?

Les marchés publics de voirie fédérale américaine constituent un modèle public. Dans le cadre de ses règles, un département des transports de l'État fixe des taux de dommages et intérêts moratoires qui couvrent au moins son coût d'ingénierie journalier estimé en cas de retard et réexamine ces taux au moins tous les 2 ans, et tout incitatif ou pénalité en cas d'achèvement anticipé doit être indiqué séparément des montants des dommages et intérêts moratoires.

Selon ce guide, déterminez d'abord si chaque lot est à forfait, à prix unitaire ou remboursable ; les indemnités de retard conviennent mieux aux travaux à prix fixe, car sur les travaux remboursables, l'usine pilote le périmètre et prend en charge les coûts de redressement. Estimez ensuite ce qu'un jour de retard sur le redémarrage vous coûte, en tenant compte de la perte de production, des locations prolongées et de la supervision supplémentaire, et maintenez les indemnités journalières à un niveau inférieur ou égal à cette estimation, assorties d'un plafond global ; le seuil minimal de la règle routière ne couvre que le coût d'ingénierie journalier estimé du maître d'ouvrage. Maintenez toute prime d'achèvement anticipé en tant que clause distincte et demandez à un conseiller juridique de confirmer son caractère exécutoire en vertu du droit applicable au contrat.

Ne liez jamais une prime à un faible nombre d'accidents, car cela récompense la sous-déclaration. Conditionnez les paiements d'étapes aux critères de sécurité vérifiés par l'usine, tels que la clôture des permis, la confirmation des consignations et l'absence de non-conformités ouvertes liées à des risques à haute énergie (ces signalements devant provenir de l'équipe de sécurité de l'usine elle-même), et ne versez une prime pour achèvement anticipé que pour les travaux réalisés dans le respect des limites horaires. Convenez à l'avance de la tarification des travaux imprévus découverts lors de l'ouverture des équipements, ainsi que de l'impact des travaux imprévus et des attentes imputables à l'usine sur le calendrier des étapes.

Que doit consigner un registre des décisions relatives aux prestataires d'arrêt ?

Le registre ci-dessous traduit ces décisions en champs qu'une équipe de catégorie peut remplir pour chaque lot d'arrêt. Il s'agit d'une aide à la planification rédigée et non d'une norme ; définissez chaque seuil et chaque taux en concertation avec les services des opérations, de la maintenance et de la sécurité de votre site.

Les prestataires d'arrêts de maintenance constituent un risque fournisseur parmi d'autres. Examinez les plus critiques avec une évaluation des risques fournisseurs par niveau, de sorte que l'évaluation de la sécurité s'ajoute aux risques financiers, de capacité et de qualité.

Comment les agents AI modifient-ils le sourcing des prestataires d'arrêts de maintenance ?