Menghemat lebih dari 12% di seluruh 28 RFPs terbaru
Zinit Solusi Penawaran Kompetitif
Penawaran Kompetitif Terstruktur
Penawaran kompetitif dengan penawaran harga yang dapat dibandingkan baris demi baris oleh tim Anda
Platform pengadaan berbasis AI dari Zinit mendukung penawaran kompetitif dan lelang terbalik elektronik bersama pemasok yang dipilih tim Anda. Penawaran yang tidak terstruktur menghasilkan hasil yang tidak dapat dibandingkan serta membatasi penghematan. Zinit menstandardisasi perbandingan pemasok—memungkinkan persaingan harga yang sesungguhnya dan memberikan penghematan 10–25% di seluruh kategori pengadaan tidak langsung.
- Basis data pemasok dan perusahaan 103M+
- RFP pertama dalam waktu kurang dari satu jam
- Penyusunan RFP 10x lebih cepat
- SOC 2
Tabel perbandingan penawaranContoh600 laptop milik pembeli fiktif.
Pemasok APDFPemasok BSpreadsheetPemasok CEmail
Harga penawaran per laptop$1,180$1,045penawaran harga terendah$1,120
Laptop, garansi di lokasi 3 tahun$708,000$689,400$672,000
Pemasangan image perangkat lunak dan label asettermasuk$13,200$3,600
Pengiriman ke empat kantortermasuk$12,000$7,200
Daur ulang laptop lama$10,800$8,400tidak diberi harga penawaran$8,400
Total yang dinormalisasi ke lingkup yang sama$718,800$723,000$691,200dinormalisasi ke lingkup yang sama terendah
Per laptop$1,198$1,205$1,152
Persaingan hanya berfungsi pada penawaran yang dapat dibandingkan
Ketika setiap pemasok menetapkan harga berdasarkan pemahaman lingkupnya masing-masing, rekonsiliasi memakan waktu berjam-jam dan ketidakjelasan justru menguntungkan pemasok petahana.
Mengapa tabel perbandingan penawaran yang biasa sering tidak efektif
Masing-masing tercantum pada contoh di atas.
Format penawaran yang tidak konsisten
Setiap pemasok memilih satuan dan cakupannya masing-masing.
ContohA mengirimkan PDF, B mengirimkan item baris, C mengirimkan harga per lot.
Beban rekonsiliasi manual
Proses normalisasi menyita waktu yang dibutuhkan untuk proses pengadaan berikutnya.
ContohSeseorang memisahkan rincian A, menjumlahkan B, dan membagi harga paket lot C.
Keuntungan petahana akibat ambiguitas
Lingkup pengadaan yang tidak jelas menguntungkan pemasok petahana, sehingga pemasok baru menahan diri.
ContohHanya pemasok petahana yang memberikan harga untuk keempat kantor.
Kelemahan alat lembar kerja
Templat rentan mengalami pergeseran akibat perbedaan versi, kesalahan rumus, dan kolom yang diedit.
ContohLembar kerja B menambahkan ongkos kirim dan meniadakan daur ulang.
Pembaruan laptop, baris demi baris
Pembeli fiktif; setiap angka berasal dari baris di atasnya.
Langkah 1
Apa yang diminta RFP
- 600 laptop, satu spesifikasi
- Garansi di lokasi hari kerja berikutnya selama 3 tahun
- Pemasangan image standar perusahaan dan label aset
- Pengiriman ke empat kantor
- Pengumpulan, penghapusan data secara aman, dan daur ulang laptop lama
Langkah 2
Hasil yang diperoleh
Pemasok Areseller petahanaPDF
$1,180 per laptop, all-in: garansi, pemasangan image sistem, label aset, dan pengiriman sudah termasuk. Daur ulang $18 per laptop.
Pemasok Bbaru diundangSpreadsheet
$1,045 per laptop dengan garansi depot 1 tahun. Peningkatan ke layanan di lokasi 3 tahun $104, instalasi image dan penandaan aset $22, pengiriman $12,000. Daur ulang tidak disebutkan.
Pemasok Cbaru dalam daftar AndaEmail
$672,000 untuk 600 dengan garansi di lokasi selama 3 tahun dan instalasi image OS/aplikasi standar, ke kantor pusat. Kantor lainnya masing-masing $2,400, label aset $6, daur ulang masing-masing $14.
Ini menanggapi RFP yang dikirim via email; di Zinit, setiap pemasok memasukkan penawaran harga ke baris rincian yang sama.
Langkah 3
Dinormalisasi ke satu lingkup yang sama
Dasar perhitungan di bawah setiap angka. Item Pemasok A Pemasok B Pemasok C Laptop, garansi di lokasi 3 tahun $708,000600 × $1,180, serba-inklusif $689,400600 × ($1,045 + $104) $672,000harga paket, termasuk instalasi image sistem Pemasangan image perangkat lunak dan label aset —termasuk dalam harga per laptop $13,200600 × $22 $3,600pemasangan image sistem termasuk dalam harga paket (lot); label aset, 600 × $6 Pengiriman ke empat kantor —termasuk dalam harga per laptop $12,000ongkos kirim, tetap $7,2003 kantor lainnya × $2,400 Daur ulang laptop lama $10,800600 × $18 $8,400tidak diberi harga penawaran; dihitung berdasarkan tarif terendah yang ditawarkan: 600 × $14 $8,400600 × $14 Total yang dinormalisasi ke lingkup yang sama $718,800 $723,000 $691,200 Per laptop $1,198$718,800 ÷ 600 $1,205$723,000 ÷ 600 $1,152$691,200 ÷ 600 B diminta menetapkan harga daur ulang sebelum penetapan pemenang.
Langkah 4
Dinilai di luar faktor harga
Poin penilaian harga adalah 60 × total ternormalisasi terendah ÷ total ternormalisasi masing-masing penawaran.
Pemasok A Pemasok B Pemasok C Harga (60) 57.760 × $691,200 ÷ $718,800 57.460 × $691,200 ÷ $723,000 60.060 × $691,200 ÷ $691,200 Rencana implementasi (25) 21 18 20 Referensi Pelanggan (15) 13 12 12 Total (100) 91.7 87.4 92.0 C mengungguli A sebesar 0.3 poin; memilih pemasok petahana akan memakan biaya $27,600.
Langkah 5
Penetapan pemenang
Tim Anda menetapkan Pemasok C sebagai pemenang pada $691,200, yaitu $27,600 di bawah petahana (3.8%) dan $31,800 di bawah penawaran dengan kuotasi harga terendah.
Lelang berdasarkan angka yang dinormalisasi ke lingkup yang sama
Berdasarkan penawaran harga saja, B akan memimpin, itulah sebabnya direktif UE mengadakan lelang elektronik hanya setelah evaluasi awal yang menyeluruh terhadap penawaran tender. Zinit mendukung lelang terbalik elektronik untuk kategori dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan persaingan pemasok yang kuat.
Urutan pembukaan lelang
Berdasarkan penawaran harga
- 1Pemasok B$1,045
- 2Pemasok C$1,120
- 3Pemasok A$1,180
Berdasarkan total yang dinormalisasi ke lingkup yang sama
- 1Pemasok C$691,200
- 2Pemasok A$718,800
- 3Pemasok B$723,000
Lelang terbalik tepat digunakan ketika
- spesifikasinya presisi
- kebutuhannya stabil, relatif sederhana, dan berharga tetap
- beberapa pemasok yang memenuhi syarat saling bersaing
Tetap menjadi RFP yang dinilai ketika
- lingkup pengadaan memerlukan penafsiran, seperti pada pekerjaan konsultasi atau kreatif
- hanya satu atau dua pemasok yang memenuhi syarat
Hal yang ditunjukkan oleh lelang terbalik pemerintah federal
- 27 persen dari lelang terbalik federal yang ditinjau GAO untuk tahun anggaran 2012 hanya melibatkan satu vendor, dan 8 persen lainnya memiliki beberapa vendor yang masing-masing hanya mengajukan penawaran satu kali (GAO-14-108, December 2013).
- Empat lembaga dalam tinjauan tersebut melaporkan penghematan sekitar 12% atas pembelian tahun anggaran 2012 senilai lebih dari $800 million, dibandingkan dengan estimasi biaya mereka sendiri (OFPP, June 2015).
Pencarian Pemasok menemukan lebih banyak peserta lelang di luar daftar vendor Anda.
Cara Zinit memecahkan masalah penawaran kompetitif
Di balik tabel perbandingan penawaran.
Templat standar
Zinit menghasilkan templat RFP kategori yang menetapkan komponen penetapan harga, unit, inklusi dan eksklusi lingkup kerja, serta format respons, dan pemasok merespons di dalamnya.
Normalisasi penawaran otomatis
Zinit secara otomatis menormalisasi penawaran yang dikirimkan melalui antarmuka terstrukturnya di seluruh komponen penetapan harga, tanpa rekonsiliasi manual, serta menghitung total biaya yang telah disesuaikan dengan syarat dan ketentuan.
Kemampuan lelang terbalik
Zinit mendukung lelang terbalik elektronik untuk kategori dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan persaingan pemasok yang kuat, mempersingkat siklus pengadaan (sourcing) melalui tekanan harga secara real-time.
Penilaian evaluasi terstruktur
Kerangka evaluasi Zinit menyusun penilaian kriteria kualitatif seperti kapabilitas, referensi pelanggan, dan pendekatan implementasi di samping harga, sehingga penetapan pemenang mencerminkan nilai total.
Fitur utama
- Templat RFP yang Dihasilkan AIPenetapan harga dan lingkup standar per kategori
- Pengumpulan Penawaran TerstrukturSetiap pemasok merespons dalam templat
- Normalisasi OtomatisBerdampingan, tanpa rekonsiliasi manual atau lembar kerja
- Platform Lelang TerbalikReal-time, untuk kategori yang ditentukan secara jelas
- Evaluasi Multi-KriteriaFaktor kualitatif yang dinilai di luar harga
- Perhitungan Total BiayaMenyesuaikan dengan syarat, ketentuan, dan struktur penetapan harga
Manfaat yang Anda dapatkan dari penawaran yang dapat dibandingkan
angka yang dinyatakan Zinit.
Pengurangan biaya 10–25% dibandingkan pengadaan sumber tunggal atau informal
Penawaran yang dapat diperbandingkan mendorong pemasok bersaing dalam hal harga sejak awal.
Pengurangan waktu rekonsiliasi dan analisis penawaran sebesar 50–90%
Normalisasi otomatis meniadakan rekonsiliasi manual selama berjam-jam, sehingga tim dapat menjalankan lebih banyak proses pengadaan.
Partisipasi pemasok 2x per aktivitas pengadaan vs. standar industri
Templat dan lingkup kerja yang jelas membantu pemasok baru bersaing dalam penawaran melawan pemasok petahana.
Siklus RFP 10x lebih cepat
Perbandingan penawaran secara real-time dan evaluasi otomatis mempercepat pengambilan keputusan dari hitungan minggu menjadi beberapa hari.
Implementasi di hari yang sama dengan nol sumber daya IT
Berbasis cloud native, tanpa instalasi, integrasi, atau dukungan IT, sehingga aktivitas pengadaan dapat langsung dimulai.
Siapa yang memutuskan apa
Tim Anda mengarahkan dan menyetujui.
Procurement lead atau manajer kategori
Memutuskan lingkup, peserta penawaran, dan lelang apa pun
Melihat setiap penawaran pada item baris yang sama
Pemilik anggaran
Memutuskan penetapan pemenang
Melihat total yang dinormalisasi ke lingkup yang sama
Keuangan
Memutuskan angka yang dianggarkan
Melihat total yang disusun dari penawaran harga
Penanggung jawab teknis
Memutuskan spesifikasi dan setiap produk pengganti
Melihat kemampuan dinilai terpisah dari harga
Hukum
Memutuskan kontrak tersebut
Melihat lingkup pengadaan yang diberi harga oleh pemenang
Pendukung pemasok petahana
Memutuskan alasan untuk bertahan
Melihat pemasok petahana yang dinormalisasi ke lingkup yang sama seperti penawar lainnya
Kondisi ketika penawaran jarang masuk dalam format yang dapat dibandingkan
Hal yang bervariasi menurut pemasok.
Batas akhir peran penawaran kompetitif
Hal yang tidak dilakukan Zinit
- Ini tidak menetapkan pemenang pengadaan.
- Ini tidak menandatangani kontrak Anda.
- Solusi ini tidak menggantikan ERP atau sistem purchase-to-pay Anda.
- Sistem ini tidak memilihkan lelang atau RFP untuk Anda.
Hasil yang diperoleh dari proses pengadaan pelanggan
Pelanggan yang dianonimkan, dan perusahaan tempat RFPs dipublikasikan.
Penghematan 30%+ pada belanja konstruksi, 10%+ pada kategori lainnya
Penghematan 23% di seluruh kategori pengadaan
RFPs diterbitkan dari
Seperti yang ditampilkan di beranda.
Pertanyaan sebelum proses penawaran
Apa itu normalisasi penawaran ke lingkup yang sama?
Menyelaraskan setiap penawaran ke dalam cakupan, satuan, dan komponen harga yang sama sebelum membandingkannya, sehingga nilai total mengukur pekerjaan yang setara. Celah yang ditinggalkan pemasok dihitung harganya berdasarkan basis yang telah ditentukan dan ditampilkan secara transparan.
Kapan sebaiknya kita mengadakan lelang terbalik alih-alih RFP tertutup?
Jika spesifikasi dapat disusun secara presisi, kebutuhannya stabil dan relatif sederhana, serta terdapat beberapa pemasok terkualifikasi yang menginginkan kontrak tersebut. Pekerjaan konsultasi atau kreatif, yang harus diinterpretasikan oleh pemasok, lebih baik dinilai dalam RFP.
Bagaimana jika pemasok menolak memberikan penawaran sesuai struktur yang ditentukan?
Strukturnya telah ditetapkan di dalam RFP, sehingga setiap pemasok yang diundang melihat item baris, satuan, dan cakupan yang sama persis sebelum menetapkan harga, dan tim kesuksesan pemasok Zinit siap membantu pemasok yang diundang untuk berpartisipasi. Keputusan apakah penawaran harga dalam format lain tetap diperhitungkan berada di tangan tim Anda, dan tabel perbandingan penawaran menampilkan item baris mana saja yang dibiarkan kosong.
Apakah harga terendah selalu menang?
Tidak. Tim Anda menilai kapabilitas, referensi, dan implementasi di samping harga, dengan bobotnya masing-masing, dan tabel perbandingan penawaran yang dinormalisasi ke lingkup yang sama memperlihatkan besaran biaya dari pilihan yang lebih mahal.
Siapa yang mengambil keputusan?
Tim Anda yang mengarahkan dan menyetujui. Tim Anda menetapkan lingkup dan struktur, menentukan perlu tidaknya mengadakan lelang terbalik, memberi skor pada kriteria, dan melakukan penetapan pemenang.
Berapa biayanya?
Zinit didanai oleh pemasok dan gratis bagi pembeli: hanya pemasok yang dipilih tim Anda sebagai pemenang yang membayar komisi, peserta tender yang kalah tidak membayar apa pun, dan tidak ada biaya yang harus dibayar sampai Anda melakukan penetapan pemenang. Tarif komisi dipublikasikan secara terbuka di situs kami, dan karena biaya tersebut terikat pada penetapan pemenang yang dilakukan tim Anda dan bukan pada siapa yang berkompetisi, Zinit memperoleh jumlah yang sama terlepas dari pemasok terkualifikasi mana pun yang Anda pilih.
Seberapa cepat aktivitas pengadaan pertama dapat dimulai?
RFP pertama dalam waktu kurang dari satu jam, yang mencakup pengaturan aktivitas pengadaan. Berapa lama penawaran tetap dibuka bergantung pada tenggat waktu yang ditetapkan tim Anda.
Apakah kami harus mengganti ERP atau rangkaian pengadaan kami?
Tidak. Zinit menjalankan proses sourcing, dan penetapan pemenang akan masuk ke dalam sistem yang sudah digunakan tim Anda.
Bawa penawaran terakhir yang tidak dapat dibandingkan oleh tim Anda
Bawa penawaran harga dari satu proses pengadaan, dan kami akan membantu Anda menormalisasikannya ke lingkup yang sama.
Sumber
Dokumen tertaut dan judul kutipan disajikan dalam bahasa aslinya (Inggris).
- [1] FAR 15.404-1(b)(2)(i), Proposal analysis techniques (Acquisition.gov)Perbandingan harga dicantumkan pertama; persaingan harga yang memadai biasanya menghasilkan harga yang wajar dan masuk akal
- [2] FAR 15.308, Source selection decision (Acquisition.gov)Mendokumentasikan alasan pertukaran pertimbangan, termasuk manfaat yang terkait dengan biaya tambahan
- [3] Directive 2014/24/EU, Article 35, Electronic auctions (EUR-Lex, February 26, 2014)Lelang terbalik dilakukan setelah evaluasi awal menyeluruh, saat spesifikasi dapat ditetapkan dengan tepat; bukan untuk pekerjaan berbasis keahlian intelektual yang tidak dapat diperingkatkan secara otomatis
- [4] OMB Office of Federal Procurement Policy, Effective Use of Reverse Auctions (June 1, 2015)Paling efektif dalam pasar yang sangat kompetitif dengan persyaratan yang stabil, relatif sederhana, dan penetapan pemenang berbasis harga tetap; empat instansi melaporkan penghematan sekitar 12% dari total lebih dari $800 million pada tahun anggaran 2012, dibandingkan dengan perkiraan mereka sendiri (arsip Internet Archive)
- [5] GAO-14-108, Reverse Auctions: Guidance Is Needed to Maximize Competition and Achieve Cost Savings (December 2013)Dari lelang terbalik tahun anggaran 2012 di empat instansi, 27% hanya melibatkan satu vendor dan 8% lainnya memiliki beberapa vendor yang masing-masing menawar sekali (tangkapan Internet Archive)