在正确的关卡收集供应商保险证明

为什么保险审核不应成为供应商入驻的阻碍？

在本指南看来，供应商保险所涵盖的风险敞口大多始于供应商的人员、车辆、系统访问权限或工作到达现场之时，而非供应商受邀投标之时。要求每一位受邀投标的供应商都提供完整的证书和背书，会增加需要有人进行审核和更新的文件量，而这些供应商最终可能根本无法中标。在加州大学欧文分校的一次 2025 内部审计中， 校园风险管理办公室 其指出人手不足，无法跟上定期到期的证书，并且它只能看到采购部门提交给它的合同。

更轻松的准入检查无需承担这部分负担，从而保持决策的公正。在 结构化的 RFQ 工作流中，请在邀请函中说明承保层级，要求各供应商确认能够达到该层级，对于高风险层级，则需提供由经纪人出具的、确认具备承保能力的函件。在竞标者报价之前明确该层级，确保要求不会在价格达成一致后发生更改。向您拟定授予合同的供应商直接收集相关证明文件。

应要求供应商购买什么额度的保险？

没有单一的最低限额适用于每一项采购，因此应将限额与工作的风险和价值相挂钩。对于紧急建设合同， 加州交通局指令 对于 $1,000,000 及以下的投标，将伞形责任险或超额责任险设为 $5,000,000；对于超过 $25,000,000 的投标，则设为 $25,000,000。对于一般的供应商，加州州立大学圣贝纳迪诺分校要求每次事故的普通责任险保额为 $2,000,000，累计总额为 $4,000,000，根据 其供应商保险要求.

应将已公布的限额视为单个买方对其自身风险的看法，而非市场标准。同时，险种也应与品类相匹配：要求持有贵方数据或运行贵方系统的供应商购买网络安全责任险，并要求专业服务公司购买职业责任险。与贵方的风险负责人和保险顾问共同商定等级，并在合同范围或价值发生变化时重新核查该等级。

有什么证据表明供应商的保险符合合同要求？

索取能够为买方提供保障的文件，而不仅仅是摘要。对于未经保险资格预审的承包商， 加州交通局指令 要求提供证书、主要一般责任保险和伞形责任保险的完整保单副本，以及针对在建和已完工业务的附加被保险人批单。在同一清单中， 该指令的其余条款 包括主要的非分摊背书、劳工赔偿代位求偿权放弃以及逐项目总额背书。如果难以获取完整的保单副本，可获取背书和说明页，并附带查阅保单的合同权利。

附加被保险人身份与代位求偿权豁免承担不同的职责，因此请核对合同所要求的每一项。根据 马克·贝尔（Mark Bell）撰写的 IRMI 评论，附加被保险人可以要求具名被保险人的保险公司进行抗辩，而代位求偿权放弃则阻止保险公司起诉造成损失的方以追回其支付的赔偿金。在同一评论中， 作者 解释了有效的放弃权利声明需要两项协议：一份是在各方当事人之间，另一份是在被保险人与其保险公司之间。

应在何时要求提供保险证明：授标时、开工时还是付款时？

数家公共采购商将硬性截止时间设在工作开始时。根据 FAR 52.228-5在政府设施作业的承包商必须在开工前以书面形式通知合同官员，证明已获得所需的保险。在休斯敦大学市中心分校， 豁免指导方针 要求在开工前提供具有所需承保范围的证书。在加州州立大学圣贝纳迪诺分校， 供应商保险程序 将证书附加到采购订单申请中，在订单下达之前不得开始任何工作。

付款是第二个杠杆。根据其2024年的指令， 加州交通局（Caltrans） 在未获全套保险文件完全批准前，不得向应急承包商付款；对于极少数工作无法等待审批的情况，文件必须在下一个工作日之前提交。即便如此，也应在工作开始前手头备好凭证或暂保单，仅允许审核延期。扣款是催交文件的筹码；对于在缺少保险保障期间发生的损失，付款无济于事。

团队应如何处理供应商保险豁免？

将豁免视作一份有记录的风险决策，而非为了便利。在加州州立大学圣贝纳迪诺分校， 例外规则 仅在有基于风险的书面正当理由时才考虑豁免，绝不纯粹为了成本、便利性或供应商的竞争优势。在休斯敦大学市中心分校， 豁免申请 来自承包商，询问其员工是否会进入大学财产并需要给出正当理由，并且该部门可能不得不承担本应由承包商保险覆盖而大学自身保险未覆盖的费用。

在更大规模上，在其 2025 审计之后 加州大学尔湾分校的风险办公室 表示将针对低风险供应商正式接受合规证明缺失或不合规的风险，而不再追溯追索合规性，但对于所有高风险合同续签，则强制要求提供合规证明。无论规模大小，都应为每个例外情况设定明确的截止日期、补偿性管控措施以及不由申请人担任的具名审批人。

采购团队如何在授标后保持供应商保险单的有效性？

证书可能会在合同履行期间过期，且这种失效很容易被忽视。在对 17 个铣削和罩面合同进行的审计中， 里士满市审计员 发现其中 13 的证书在工作完成之前就已过期。在加州大学欧文分校， 2025 审计 发现跟踪系统中记录的 4,784 份保单中有 4,725 已过期，同时该系统并不完整，因此该数字可能既反映了陈旧的记录，也反映了失效的保险范围。为了保持清单的实用性，请持续催促续保，并在合同结束时关闭记录。

合同条款可以使保险失效更快显现。根据 FAR 52.228-5，针对政府设施作业的保单必须附带背书，规定在发出书面通知后 30 天内（或在州法律规定更长的情况下更长时间内）延迟任何取消或不利变更，并且承包商必须保留其分包商的保险证明副本。私人买方可能无法获得该保单措辞，因此还应通过合同要求供应商报告任何取消、不续签或重大变更，并将您自己的到期日跟踪作为主要控制手段。

保险证明能否表明供应商可以在现场安全作业？

将现场访问审批作为单独的检查项，因为保险证明显示的是损失如何赔偿，而不是作业人员是否安全施工。根据 一项关于施工安全资格预审的 2020 研究，此类筛查中长期使用的经验修正率（Experience Modification Rate）是衡量雇主过往工伤赔偿索赔及未来风险的保险指标。根据 同一研究，此类滞后指标假定每起伤害都得到了报告，而在较小的建筑公司中，漏报现象很常见。

在该研究中， 领先安全指标调查，向 24 个施工现场的 43 家分包商开展，结果显示，在工作现场层面，较高的平均得分与较好的安全氛围以及较少的需离岗休养的工伤事件相关，但在分包公司内部并无这种关联。对于现场准入，请检查现场计划、入场安全培训和作业监督，并将 EMR 和可记录伤害率作为参考背景。

供应商保险准入登记表应包含哪些内容？

使用下方的登记表，逐关卡商定索取哪些证明、这些证明无法证明什么以及在送达前暂扣什么。与您的风险和法务负责人共同设定级别，确保各项要求与工作量相称，并将覆盖级别纳入 分层供应商风险评估 而不是将其作为单独的轨道运行。

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