Demander des données de durabilité aux fournisseurs sans questionnaires inutilisables

Qu'est-ce qu'une demande de données de durabilité des fournisseurs ?

Selon ce guide, une demande de données de durabilité des fournisseurs est un instrument d'achat comparable à une demande d'information ou à un questionnaire de qualification, doté d'un objectif, d'une liste de destinataires, d'un ensemble de champs et d'une règle régissant la recevabilité des preuves. Elle couvre tout ce que l'acheteur doit savoir sur la performance environnementale, sociale et de gouvernance d'un fournisseur : émissions, certifications, politiques, résultats d'audit et documents justificatifs. Aborder la question sous cet angle impose de prendre trois décisions avant tout envoi, à savoir l'utilisation prévue de chaque réponse, les fournisseurs tenus d'y répondre et la méthode de vérification des réponses.

Pourquoi les questionnaires sur le développement durable des fournisseurs restent-ils sans réponse ?

Les fournisseurs répondent généralement à de nombreux clients à la fois. Une étude évaluée par des pairs sur les normes d'audit de durabilité des fournisseurs note, en citant des recherches antérieures, que la multiplicité des normes et des évaluations auxquelles font face les usines fournisseurs peut entraîner une fatigue liée aux audits. Des normes d'audit sectorielles partagées ont été créées à l'origine pour éviter aux fournisseurs d'avoir à répondre aux mêmes types d'évaluations de la part d'acheteurs concurrents. En en comparant huit, dont SMETA, amfori BSCI et RBA, les auteurs ont constaté de grandes différences dans les questions posées sur des sujets spécifiques, ce qui constitue un obstacle à la reconnaissance mutuelle.

La réponse reste incomplète même lorsqu'un acheteur maintient le questionnaire concis. Un collège de l'Ontario a réduit un questionnaire sectoriel de 80 à 40 questions et l'a envoyé à 422 fournisseurs ; l'établissement a fait état de 133 réponses complètes, et 26.3% des fournisseurs ont soumis des réponses comportant des données manquantes. Ses auteurs évoquent des raisons telles que le fait que les fournisseurs ne considèrent pas l'établissement comme un client important ou que la demande parvient à la mauvaise personne, et ils désignent le soutien de la direction générale comme un facteur clé de réponse.

Il s'agit de la base de fournisseurs d'un seul établissement d'enseignement supérieur public, et non d'un point de référence. Aucune source examinée pour ce guide ne fournit un taux d'achèvement auquel les acheteurs d'entreprise peuvent s'attendre.

Comment hiérarchiser la profondeur des questionnaires par fournisseur ?

Les orientations en matière de comptabilisation des émissions autorisent déjà une approche par paliers. Les directives du protocole GES pour le périmètre 3 indiquent que les entreprises devraient collecter des données primaires de haute qualité pour les activités à haute priorité et engager en premier les fournisseurs de rang 1 concernés. Elles recommandent des données secondaires pour identifier les points chauds et hiérarchiser les zones de collecte des données primaires ; selon ce guide, cela permet d'effectuer un filtrage basé sur les dépenses avant d'interroger le moindre fournisseur. Elles permettent à chaque entreprise de définir sa propre politique quant aux fournisseurs à cibler, par exemple selon leur contribution aux dépenses totales, et exigent qu'elle déclare la part des émissions calculée à partir des données fournisseurs.

Le rapport de l'établissement décrit une sélection similaire : les fournisseurs représentant moins de $25,000 de dépenses d'achat ont été exclus du panel d'enquête afin de maintenir une taille d'échantillon gérable.

Selon ce guide, définissez trois niveaux de demande pour vos fournisseurs existants. La plupart reçoivent une demande de base succincte couvrant l'identité, les certifications et rapports existants, un contact et toute donnée exigée par la loi, un contrat ou une obligation de diligence raisonnable pour chaque fournisseur concerné. Les fournisseurs appartenant à des catégories présentant des risques environnementaux ou sociaux connus, ou dépassant un seuil de dépenses que vous avez fixé, reçoivent un module de catégorie contenant les questions pertinentes pour ce qu'ils vendent. Le petit nombre de fournisseurs qui concentrent l'essentiel de vos émissions ou de votre exposition réputationnelle reçoit la demande complète, assortie des données d'émissions les plus précises possible et des documents justificatifs pour chaque réponse.

Quels rapports et audits existants peuvent remplacer vos questions ?

Avant de formuler une question, vérifiez si un fournisseur n'y a pas déjà répondu dans une source fiable dont vous disposez. Pour les petits fournisseurs européens, La norme volontaire de l'EFRAG pour les PME non cotées a été conçue pour remplacer de multiples questionnaires non coordonnés et demandes de données ESG par un ensemble d'informations standardisé. L'EFRAG s'attend à ce que ses modules de base et complets couvrent une part substantielle des exigences des banques, des investisseurs et des grands clients, bien que certaines demandes sectorielles puissent subsister.

Pour les données environnementales, Le programme de chaîne d'approvisionnement du CDP permet aux membres de demander des informations aux fournisseurs de leur choix, lesquels peuvent répondre à des questions sur la chaîne d'approvisionnement pertinentes pour ce client en plus du questionnaire principal du CDP. Le CDP indique que les membres utilisent ensuite ces données primaires dans leur propre comptabilité de scope 3.

Les audits sociaux partagés fonctionnent de la même manière, mais l'étude des normes d'audit sectorielles rappelle que deux audits portant sur les mêmes intitulés peuvent tout de même poser des questions différentes. Selon ce guide, mappez une fois un rapport ou un audit accepté à vos propres champs, notez les champs qu'il laisse ouverts et ne posez des questions que sur ceux-ci. Enregistrez sa période et son périmètre, ainsi que s'il a fait l'objet d'une assurance indépendante, par qui et à quel niveau ; traitez un rapport non assuré comme un rapport auto-déclaré, et n'acceptez un certificat que pour ce qu'il certifie.

Quelles données sur les émissions devez-vous demander aux fournisseurs ?

Demandez des données aussi proches que possible de ce que vous achetez. La norme Scope 3, citée dans la mise à jour du projet de révision du protocole GES de mars 2026, indique que les entreprises devraient rechercher des données fournisseurs aussi spécifiques que possible au produit acheté, en se repliant sur les niveaux des processus, des installations et sur des niveaux plus larges lorsque cela n'est pas disponible. Il ajoute que les données granulaires importent le plus pour les fournisseurs diversifiés qui fabriquent une grande variété de produits.

Le même projet, que le GHG Protocol qualifie de non-normatif et susceptible d'évoluer, propose de restreindre la répartition des données d'émissions au niveau de l'entreprise d'un fournisseur aux fournisseurs dont les opérations sont homogènes. Il recommande également aux entreprises de fixer des objectifs en matière de spécificité des données et des cibles pour améliorer leur qualité.

Selon ce guide, demandez à un fournisseur prioritaire diversifié, quelle que soit sa taille, des chiffres au niveau du produit, de la ligne ou du site. Ne demandez le total de l'entreprise du fournisseur, ainsi que la base de calcul pour votre part de sa production, que lorsque sa production est homogène, par exemple une seule famille de produits fabriquée selon un seul procédé. Dans les deux cas, précisez le périmètre dont vous avez besoin : les émissions du scope 1 et du scope 2, la méthode du scope 2, l'année de reporting, les sites inclus et si le chiffre couvre les émissions des propres fournisseurs du fournisseur.

Lorsqu'un fournisseur ne peut pas encore fournir de données, étiquetez votre estimation comme des données secondaires, comme les recommandations du GHG Protocol le prévoient, et convenez d'une date pour que le fournisseur fournisse ses propres chiffres.

Comment les données de durabilité doivent-elles alimenter les tableaux de bord et les critères d'attribution ?

Selon ce guide, un score qui n'influe jamais sur l'attribution d'un marché donne peu de raisons aux fournisseurs de répondre. L'étude universitaire recommande une pondération minimale et cohérente pour les critères ESG lors des processus d'achat, qu'elle fixe à 10% lorsque cela est pratique, et relève la limite des données disponibles pour les fournisseurs concernant la déclaration des émissions de gaz à effet de serre.

Selon ce guide, fixez la pondération et la règle de notation avant l'appel d'offres, confirmez avec le service juridique la manière dont la pondération peut être appliquée, et publiez ces deux éléments pour chaque soumissionnaire lors de l'événement. Pour tout événement d'achat, posez à chaque soumissionnaire les mêmes questions notées, avec la même profondeur et selon les mêmes règles de preuve ; les niveaux de profondeur concernent la planification des demandes adressées aux fournisseurs existants, et non la notation des offres. Dissociez les seuils minimaux d'élimination ou de qualification des critères d'attribution pondérés, acceptez des preuves équivalentes et attribuez une meilleure note à une réponse étayée par un audit, un certificat ou un rapport d'assurance récent qu'à la même réponse auto-déclarée.

Dans le dossier du fournisseur, conservez une réponse manquante comme non fournie, jamais comme des émissions nulles ou un mauvais résultat, et comblez les lacunes en matière d'émissions par une estimation secondaire étiquetée. Lors d'une attribution, la règle de notation publiée doit indiquer la note attribuée à une réponse manquante, l'appliquer de la même manière à tous les soumissionnaires et ne jamais permettre qu'une réponse manquante obtienne une note supérieure à une réponse communiquée. Si vous souhaitez valoriser les fournisseurs qui n'ont pas encore mesuré leurs émissions, notez un plan de mesure daté en tant que critère à part entière.

Que doit consigner un registre des demandes de données de durabilité des fournisseurs ?

Le registre ci-dessous traduit ces décisions en champs qu'une équipe catégorie peut remplir pour chaque demande qu'elle prévoit d'envoyer. C'est une aide à la planification conçue par des rédacteurs, et non une norme ; définissez les niveaux de profondeur, les pondérations et les règles de preuve des demandes avec vos responsables du développement durable, juridiques et de catégorie.

Les réponses en matière de durabilité constituent un élément d'évaluation du risque fournisseurs. Intégrez ces réponses détaillées dans une évaluation des risques fournisseurs par niveau, et intégrez la règle de notation dans un flux de travail structuré RFQ afin que les fournisseurs voient la pondération et les règles de preuve lorsqu'ils soumettent leur offre.

Comment les agents AI modifient-ils les demandes de données sur la durabilité des fournisseurs ?