Richiedere dati sulla sostenibilità dei fornitori senza questionari inutilizzabili

Cos'è una richiesta di dati sulla sostenibilità dei fornitori?

Dal punto di vista di questa guida, una richiesta di dati sulla sostenibilità del fornitore è uno strumento di approvvigionamento simile a una richiesta di informazioni o a un questionario di qualificazione, dotato di uno scopo, di un elenco di destinatari, di una serie di campi e di una regola su quale evidenza sia considerata valida. Copre tutto ciò che l'acquirente ha bisogno di sapere sulle prestazioni ambientali, sociali e di governance di un fornitore: emissioni, certificazioni, politiche, risultati degli audit e i documenti a supporto. Trattarlo in questo modo impone tre decisioni prima di inviare qualsiasi cosa, ovvero per cosa verrà utilizzata ciascuna risposta, quali fornitori debbano compilarla e come verrà verificata una risposta.

Perché i questionari sulla sostenibilità dei fornitori rimangono senza risposta?

I fornitori di solito rispondono a molti clienti contemporaneamente. Uno studio sottoposto a revisione paritaria sugli standard di audit della sostenibilità dei fornitori rileva, citando ricerche precedenti, che la molteplicità di standard e valutazioni a cui sono sottoposte le fabbriche dei fornitori può portare a un affaticamento da audit. Gli standard di audit condivisi del settore sono stati creati inizialmente affinché i fornitori non dovessero più rispondere allo stesso tipo di valutazione da parte di acquirenti concorrenti. Confrontandone otto, tra cui SMETA, amfori BSCI e RBA, gli autori hanno riscontrato grandi differenze nelle domande poste su argomenti specifici, un ostacolo al mutuo riconoscimento.

La risposta risulta incompleta anche quando un acquirente mantiene il questionario breve. Un college dell'Ontario ha ridotto un questionario di settore da 80 a 40 domande e lo ha inviato a 422 fornitori; l'istituto ha registrato 133 risposte complete e il 26.3% dei fornitori ha inviato risposte con dati mancanti. Gli autori suggeriscono motivazioni quali il fatto che i fornitori non considerino l'istituto un cliente importante o che la richiesta arrivi alla persona sbagliata, e indicano il supporto della leadership esecutiva come elemento chiave per ottenere risposte.

Questa è la base di fornitori di un college pubblico, non un benchmark. Nessuna fonte esaminata per questa guida fornisce un tasso di completamento che gli acquirenti aziendali possano aspettarsi.

Come dovresti modulare la profondità del questionario in base al fornitore?

La guida alla contabilizzazione delle emissioni consente già un approccio graduale. La guida all'ambito 3 del GHG Protocol afferma che le aziende dovrebbero raccogliere dati primari di alta qualità per le attività ad alta priorità e coinvolgere prima i fornitori di livello 1 pertinenti. Raccomanda dati secondari per individuare i punti critici e dare priorità alla raccolta dei dati primari; secondo questa guida, ciò consente di effettuare una schermatura basata sulla spesa prima di interpellare qualsiasi fornitore. Consente a ciascuna azienda di definire una propria politica sui fornitori da prendere di mira, ad esempio in base al contributo alla spesa totale, e richiede di riportare la quota di emissioni calcolata dai dati dei fornitori.

Il lavoro di ricerca del college ha operato un taglio simile escludendo dal proprio panel di indagine i fornitori con una spesa inferiore a $25,000 per mantenere il campione gestibile.

Dal punto di vista di questa guida, stabilite tre livelli di profondità per le richieste ai vostri fornitori esistenti. Alla maggior parte viene inviata una breve richiesta di base che copre identità, certificazioni e report esistenti, un contatto e qualsiasi dato richiesto da leggi, contratti o obblighi di due diligence per ciascun fornitore rientrante nell'ambito di applicazione. I fornitori di categorie con rischi ambientali o di lavoro noti, o al di sopra di una soglia di spesa definita, ricevono un modulo di categoria con le domande rilevanti per ciò che vendono. I pochi che concentrano la maggior parte delle vostre emissioni o della vostra esposizione reputazionale ricevono la richiesta completa, con i dati sulle emissioni più specifici possibili e i documenti a supporto di ogni risposta.

Quali report e audit esistenti possono sostituire le vostre domande?

Prima di formulare una domanda, verifica se un fornitore vi abbia già risposto in un luogo su cui puoi fare affidamento. Per i piccoli fornitori europei, Lo standard volontario dell'EFRAG per le PMI non quotate è stato progettato per sostituire molteplici questionari non coordinati e richieste di dati ESG con un insieme standardizzato di informazioni. L'EFRAG prevede che i suoi moduli Base e Completo coprano gran parte di ciò che banche, investitori e grandi clienti richiedono, sebbene possano rimanere alcune richieste specifiche di settore.

Per i dati ambientali, Il programma per la catena di fornitura di CDP consente ai membri di richiedere la divulgazione ai fornitori prescelti, i quali possono rispondere alle domande sulla catena di fornitura pertinenti per quel cliente in aggiunta al questionario principale del CDP. Il CDP afferma che i membri utilizzano quindi tali dati primari nella propria contabilizzazione dello scope 3.

Gli audit sociali condivisi funzionano allo stesso modo, ma lo studio degli standard di audit di settore è un promemoria del fatto che due audit con le stesse intestazioni possono comunque porre domande diverse. Secondo questa guida, mappa una volta un report o un audit accettato sui tuoi campi, annota quali campi lascia aperti e chiedi solo di quelli. Registra il periodo e l'ambito, e se è stato verificato in modo indipendente, da chi e a quale livello; considera un report non verificato come auto-dichiarato e accetta un certificato solo per ciò che certifica.

Quali dati sulle emissioni dovreste richiedere ai fornitori?

Richiedete dati quanto più possibile vicini a ciò che acquistate. Lo standard Scope 3, citato nell'aggiornamento della bozza di revisione del Protocollo GHG di marzo 2026, afferma che le aziende dovrebbero cercare dati sui fornitori che siano il più possibile specifici per il prodotto acquistato, ripiegando su livelli di processo, di stabilimento e più ampi quando questi non sono disponibili. Aggiunge che i dati granulari sono particolarmente importanti nel caso di fornitori diversificati che realizzano un'ampia varietà di prodotti.

La stessa bozza, che secondo il GHG Protocol non costituisce uno standard e potrebbe subire modifiche, propone di limitare l'assegnazione dei dati sulle emissioni a livello aziendale di un fornitore a fornitori le cui attività sono omogenee. Raccomanda inoltre che le aziende stabiliscano obiettivi per la specificità dei dati e traguardi per il miglioramento della qualità dei dati.

Secondo questa guida, chiedi a un fornitore prioritario diversificato, indipendentemente dalle sue dimensioni, i dati a livello di singolo prodotto, di linea o di sito. Chiedi il totale aziendale del fornitore, insieme alla base di calcolo per la tua quota della sua produzione, solo laddove la sua produzione sia omogenea, come nel caso di una famiglia di prodotti realizzata con un unico processo. In entrambi i casi, specifica il perimetro di cui hai bisogno: emissioni di ambito 1 e di ambito 2, il metodo per l'ambito 2, l'anno di riferimento, i siti inclusi e se il dato copre anche le emissioni provenienti dai fornitori dei fornitori stessi.

Laddove un fornitore non possa ancora fornire i dati, etichettate la vostra stima come dato secondario, come le linee guida del GHG Protocol prevedono, e concordate una data affinché il fornitore fornisca i propri dati.

In che modo i dati sulla sostenibilità dovrebbero alimentare le scorecard e i criteri di assegnazione?

Dal punto di vista di questa guida, un punteggio che non influisce mai su un'aggiudicazione offre ai fornitori pochi motivi per rispondere. Lo studio universitario raccomanda un peso minimo e coerente per i criteri ESG negli eventi di procurement, che fissa a 10% ove praticabile, e rileva la limitata disponibilità di dati dei fornitori per la rendicontazione delle emissioni di gas serra.

Secondo questa guida, stabilisci il peso e il criterio di punteggio prima della gara, conferma con l'ufficio legale come il peso possa essere applicato e pubblica entrambi per ogni offerente nella gara. In qualsiasi evento di sourcing, poni a ogni offerente le stesse domande con punteggio, alla stessa profondità e secondo le stesse regole di prova; i livelli di approfondimento servono per la pianificazione delle richieste ai fornitori esistenti, non per la valutazione delle offerte. Mantieni i requisiti minimi di qualificazione, valutati con esito idoneo o non idoneo, separati dai criteri di assegnazione ponderati, accetta prove equivalenti e assegna un punteggio più alto a una risposta supportata da un audit, un certificato o un report aggiornato e verificato in modo indipendente rispetto alla stessa risposta auto-dichiarata.

Nel record del fornitore, mantieni una risposta mancante come non fornita, mai come zero emissioni o come un risultato scarso, e colma le lacune relative alle emissioni con una stima secondaria etichettata. In un'aggiudicazione, la regola di punteggio pubblicata deve specificare il punteggio assegnato a una risposta mancante, applicarla allo stesso modo a ogni offerente e non permettere mai che una risposta mancante ottenga un punteggio superiore a una risposta divulgata. Se desideri premiare i fornitori che non hanno ancora effettuato misurazioni, valuta un piano datato per la misurazione come criterio specifico.

Cosa deve registrare un registro delle richieste di dati sulla sostenibilità dei fornitori?

Il registro sottostante trasforma queste decisioni in campi che un team di categoria può compilare per ogni richiesta che prevede di inviare. Si tratta di un ausilio di pianificazione redatto e non di uno standard; stabilisci la profondità delle richieste, i pesi e le regole di evidenza con i tuoi referenti per la sostenibilità, legali e di categoria.

Le risposte sulla sostenibilità sono uno degli elementi per la valutazione del rischio dei fornitori. Inserisci le risposte alla richiesta completa in una valutazione del rischio dei fornitori a più livelli, e riportate la regola di punteggio in un flusso di lavoro RFQ strutturato affinché i fornitori vedano la ponderazione e le regole di prova al momento dell'offerta.

In che modo gli agenti di AI modificano le richieste di dati sulla sostenibilità dei fornitori?